TÍNH NĂNG PHÊ DUYỆT MỚI TRONG MICROSOFT TEAMS

Nhận được sự chấp thuận cho các hạng mục công việc của bạn là một phần thiết yếu của hầu hết mọi quy trình làm việc. Sự chấp thuận có thể là văn bản xác nhận từ người quản lý của bạn, ủy quyền chính thức từ một nhóm các bên liên quan đa dạng hoặc chữ ký chính thức từ khách hàng. Bất kể loại phê duyệt cần thiết là gì, có thể khó theo dõi và quản lý các yêu cầu khi có nhiều hệ thống và con người tham gia và thường dẫn đến sự chậm trễ không cần thiết.

Tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams cho phép tất cả mọi người dễ dàng tạo, quản lý và chia sẻ các phê duyệt trực tiếp từ Teams.

Tạo yêu cầu phê duyệt bằng chữ ký điện tử

Đôi khi bạn cần chứng thực chính thức hơn và yêu cầu chữ ký của người phê duyệt. Giờ đây, các đối tác chính như Adobe Sign, DocuSign và các nhà cung cấp bên thứ 3 khác cho phép bạn tạo phê duyệt chữ ký điện tử ngay trong ứng dụng Phê duyệt. Với tính năng mới này, người phê duyệt có thể thêm chữ ký của họ mà không cần rời khỏi Nhóm, cho phép quy trình phê duyệt hiệu quả và nhanh hơn. Khi quá trình phê duyệt hoàn tất, thông tin được lưu trữ trong Nhóm và bạn có thể dễ dàng truy cập vào hồ sơ phê duyệt và xem các Hình dạng điện tử.

Để yêu cầu Chữ ký điện tử của người phê duyệt, hãy chọn eSign làm loại yêu cầu của bạn. Sau đó, chọn nhà cung cấp chữ ký điện tử của bạn, chọn tệp cần được ký và bao gồm các chi tiết bổ sung cần thiết. Sau khi gửi, những người ký nội bộ sẽ được gửi thông báo qua Nhóm và email yêu cầu chữ ký của họ. Nếu người ký là bên ngoài tổ chức, họ sẽ được thông báo bằng email, trong đó họ có thể dễ dàng xem lại các chi tiết và ký. Phê duyệt sẽ theo dõi toàn bộ quá trình đánh giá ngay trong ngữ cảnh của các Nhóm, vì vậy bạn có thể theo dõi ai đã ký phê duyệt và khi nào phê duyệt được ký.

Tạo mẫu phê duyệt

Để hợp lý hóa quy trình làm việc, các mẫu mới ra khỏi hộp cung cấp cấu trúc có thể lặp lại cho các phê duyệt phổ biến như điền vào báo cáo chi phí hoặc yêu cầu làm thêm giờ. Quản trị viên và chủ sở hữu nhóm có thể sử dụng các mẫu này nguyên trạng, tùy chỉnh hoặc tạo các mẫu mới cho tổ chức và nhóm của họ.

Quản trị viên nhóm và chủ sở hữu nhóm cũng có thể tạo mẫu phê duyệt bằng cách nhấp vào quản lý mẫu trong menu mục bổ sung và làm theo hướng dẫn. Nhập tên mẫu của bạn, chọn người phê duyệt, thêm vào các trường biểu mẫu cần thiết và cài đặt quy trình làm việc. Khi hoàn tất, hãy nhấn xuất bản.

Sau khi bạn tạo mẫu tổ chức đầu tiên của mình, mẫu này sẽ tạo một nhóm quản trị mới. Từ đó, bạn có thể thêm các quản trị viên bổ sung có thể quản lý các mẫu tổ chức, ngay từ Ứng dụng phê duyệt.

Tạo yêu cầu phê duyệt với các mẫu

Tận dụng các mẫu mà quản trị viên hoặc chủ sở hữu nhóm của bạn đã bật cho bạn và giúp tính năng phê duyệt tạo yêu cầu dễ dàng hơn. Sử dụng biểu mẫu có cấu trúc để nhập tất cả thông tin cần thiết và loại bỏ qua lại các dữ liệu bị thiếu để phê duyệt nhanh hơn.

Khả năng đính kèm mới

Trung tâm phê duyệt cho phép bạn đính kèm tệp trực tiếp từ OneDrive và SharePoint bản quyền, cũng như đính kèm liên kết chung cho nội dung được lưu trữ bên ngoài Microsoft 365. Điều này sẽ đảm bảo phê duyệt của bạn được kết nối với phiên bản mới nhất của tệp, phản ánh bất kỳ những thay đổi. Tính năng này hiện có sẵn.

Hỗ trợ Markdown

Chúng tôi cũng đang bổ sung hỗ trợ Markdown đầy đủ trong cả thẻ thích ứng và chế độ xem chi tiết, vì vậy bạn có thể đảm bảo tất cả các phê duyệt của mình được định dạng chính xác cho tất cả các quy trình phê duyệt của bạn.

Phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu phê duyệt nội tuyến

Thẻ thích ứng dựa trên vai trò Phê duyệt cho phép bạn nhanh chóng phản hồi yêu cầu phê duyệt ngay từ trong cuộc trò chuyện hoặc kênh mà không cần phải xem chi tiết. Nếu bạn không có quyền phản hồi yêu cầu, bạn sẽ không thấy các nút “Phê duyệt” hoặc “Từ chối” trên thẻ.