Để đáp ứng nhu cầu làm việc linh hoạt từ mọi nơi và cải thiện khả năng cộng tác, trao đổi công việc giữa các thành viên, các tổ chức đang chuyển sang Microsoft Office 365 và các dịch vụ cộng tác đám mây khác. Microsoft Office 365 là một trong những bộ ứng dụng năng suất phổ biến nhất dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và thuộc nhiều ngành khác nhau. Đi kèm với tính năng suất và tiện lợi này, thì việc hiểu chiến lược bảo mật hợp lý dành riêng cho Microsoft 365 và thiết lập đúng là vô cùng cần thiết và đặc biệt quan trọng để bảo vệ tổ chức khỏi các mối đe dọa trên internet.
Người dùng Microsoft 365 có thể yên tâm rằng, Microsoft đã nghiên cứu và xây dựng các gói với các tính năng bảo mật của Microsoft 365 và triển khai những biện pháp bảo vệ cần thiết cho dữ liệu của người dùng. Điều mà bạn cần thực hiện là thiết lập đúng các công cụ bảo mật này để ngăn chặn các mối đe dọa bên trong và bên ngoài.
Bài viết sau đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu 10 phương pháp hàng đầu để bảo mật tốt hơn tài khoản Microsoft Office 365 của tổ chức bạn.
1. Kích hoạt xác thực đa yếu tố
Xác thực đa yếu tố (MFA), còn được gọi là xác minh 2 bước, cung cấp lớp bảo mật bổ sung bằng cách yêu cầu người dùng nhập mã nhận được vào điện thoại của họ để đăng nhập vào ứng dụng Microsoft 365.
Trong Microsoft 365, MFA là một phần của khung xác thực hiện đại
nhằm đảm bảo quyền truy cập an toàn vào tài nguyên của Microsoft.
MFA được coi là một trong những cách đơn giản nhưng hiệu quả nhất để cải thiện bảo mật trong toàn tổ chức của bạn. Tin tặc không thể truy cập vào tài khoản của bạn ngay cả khi chúng biết tên người dùng và mật khẩu.
Đối với các đăng ký gần đây cho gói Microsoft 365, MFA sẽ được bật tự động. Bạn có thể chọn một trong hai phương pháp xác minh có sẵn:
♦ Ứng dụng Microsoft Authenticator:
Tải xuống Microsoft Authenticator miễn phí trên thiết bị di động và thêm tài khoản của bạn. Mỗi khi người dùng đăng nhập, họ sẽ nhận được thông báo và họ sẽ phản hồi để xác thực quá trình đăng nhập.
♦ Tin nhắn SMS:
Microsoft gửi SMS chứa mã xác minh gồm 6 chữ số mà người dùng cần nhập cùng với thông tin xác thực để xác minh danh tính của họ.
2. Đào tạo nhân viên trong tổ chức của bạn
Lỗi của con người là nguyên nhân nổi bật nhất dẫn đến vi phạm dữ liệu trong một tổ chức. Người dùng không thông thạo các phương pháp thiết yếu về an ninh mạng sẽ dễ dàng bị lừa mở các email lừa đảo, nhấp vào liên kết lừa đảo hoặc tải xuống các tệp đính kèm độc hại.
Các doanh nghiệp được khuyến khích tạo ra một nền văn hóa nhận thức bảo mật mạnh mẽ bằng cách cung cấp cho nhân viên của mình thông tin đầy đủ về các mối đe dọa và lỗ hổng phổ biến. Để làm được điều đó, bạn cần áp dụng các biện pháp sau:
♦ Tiến hành đào tạo nâng cao nhận thức:
Giáo dục nhân viên mới được tuyển dụng về hậu quả bất lợi của các âm mưu lừa đảo qua mạng và các cuộc tấn công lừa đảo. Người dùng nên tìm hiểu cách tạo mật khẩu mạnh và hiểu các khía cạnh khác nhau của bảo mật email Microsoft 365.
♦ Luôn cập nhật cho nhân viên:
Các mối đe dọa trên mạng liên tục phát triển với mức độ tinh vi, đó là lý do tại sao bạn phải liên tục nhắc nhở người dùng luôn cảnh giác và báo cáo các hoạt động đáng ngờ. Cách tốt nhất để làm điều này là thường xuyên gửi email về các phương pháp hay nhất về an ninh mạng và thực hiện các buổi đào tạo thường xuyên.
3. Quản lý tài khoản người dùng và quyền
Khi nói đến kiểm soát quyền, cần phải tuân thủ nguyên tắc đặc quyền tối thiểu. Điều này có nghĩa là người dùng chỉ được cấp quyền truy cập vào dữ liệu họ cần để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Quản trị viên cũng có thể sử dụng các biện pháp kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò (RBAC) trong Microsoft 365 và thiết lập đồng bộ hóa với Azure Active Directory (AD) để quản lý người dùng, chỉ định các vai trò cụ thể và cấp quyền truy cập vào một số ứng dụng nhất định.
Hãy nhớ rằng tài khoản quản trị viên Microsoft 365 là mục tiêu hàng đầu của tội phạm mạng vì chúng có đặc quyền nâng cao và có thể truy cập dữ liệu có giá trị, do đó khiến toàn bộ người thuê Microsoft 365 gặp rủi ro. Quản trị viên chỉ nên sử dụng tài khoản của mình khi cần thiết và đăng nhập vào một tài khoản riêng để thực hiện các tác vụ không phải quản trị viên thông thường.
4. Cấu hình Microsoft Defender cho Microsoft 365
Bộ bảo vệ Microsoft Defender cung cấp các công nghệ tiên tiến giúp bảo vệ tổ chức của bạn khỏi nhiều mối đe dọa khác nhau do các ứng dụng cộng tác, email và liên kết gây ra. Tất cả đăng ký Microsoft 365 đều bao gồm các chính sách bảo mật Microsoft 365 đặt trước sử dụng các cài đặt được đề xuất để bảo vệ người dùng và khối lượng công việc trong môi trường của bạn.
Bạn cũng có thể định cấu hình thủ công các tính năng quan trọng của Microsoft Defender như:
♦ Bảo vệ chống lừa đảo:
Sửa đổi chính sách chống lừa đảo mặc định trong Microsoft Defender dành cho Microsoft 365 hoặc tạo chính sách mới để ngăn chặn tội phạm mạng thu thập thông tin nhạy cảm thông qua các âm mưu lừa đảo.
Chức năng trí tuệ nhân tạo tích hợp xây dựng cơ sở dữ liệu xung quanh thói quen giao tiếp của người dùng để cải thiện khả năng phát hiện nội dung độc hại và bảo vệ địa chỉ email cũng như miền của tổ chức bạn khỏi bị mạo danh và giả mạo.
♦ Bảo vệ chống phần mềm độc hại:
Microsoft Defender sử dụng tính năng bảo vệ nhiều lớp để tự động phát hiện các loại phần mềm độc hại đến hoặc đi khác nhau, chẳng hạn như phần mềm gián điệp và vi-rút.
Quan trọng hơn, tính năng này cung cấp khả năng bảo vệ ransomware đáng tin cậy và phản hồi theo thời gian thực trong trường hợp phát hiện mối đe dọa.
♦ Tệp đính kèm an toàn:
Công cụ Tệp đính kèm an toàn cung cấp thêm một lớp bảo mật bằng cách kiểm tra các tệp đã được quét bằng tính năng bảo vệ chống phần mềm độc hại.
Các tài liệu được gửi qua email hoặc các ứng dụng cộng tác khác (OneDrive, Teams và SharePoint) đều được kiểm tra trước khi chúng đến đích, nhờ đó giảm nguy cơ lây nhiễm ransomware.
♦ Liên kết An toàn:
Bạn có thể nâng cao khả năng bảo vệ email của Microsoft 365 bằng cách định cấu hình Liên kết An toàn để bật xác minh tại thời điểm nhấp chuột cho tất cả các URL được gửi trong email.
5. Sử dụng Bảo vệ thông tin Microsoft Purview
Đảm bảo quản trị dữ liệu tối ưu là một phần thiết yếu để giữ an toàn cho gói Microsoft 365 của tổ chức bạn.
Trung tâm Bảo vệ Thông tin Purview đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ của Microsoft 365 bằng cách cung cấp nhiều công cụ cho phép bạn khám phá, phân loại và bảo vệ dữ liệu đang hoạt động hoặc đang lưu trữ, bao gồm:
♦ Azure Information Protection:
Dán nhãn và phân loại dữ liệu nhạy cảm để bạn có thể tự động áp dụng các biện pháp bảo vệ cần thiết và đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập dữ liệu đó.
♦ Data Loss Prevention (DLP)
: Khi bật chính sách DLP, bạn sẽ hạn chế mất dữ liệu bằng cách khóa dữ liệu đã được phân loại và ngăn chặn việc lộ thông tin nhạy cảm một cách cố ý hoặc vô tình.
♦ Mã hóa dữ liệu:
Microsoft cung cấp mã hóa khóa kép, có nghĩa là dữ liệu của bạn được bảo vệ khỏi những người dùng trái phép. Chỉ tổ chức của bạn mới có thể giải mã dữ liệu vì nó chứa cả hai khóa mã hóa.
♦ Quản lý quyền thông tin (IRM)
Bạn có thể ngăn thông tin trên danh sách và thư viện SharePoint được chia sẻ với người dùng bên ngoài bằng cách áp dụng khóa. Dựa trên các chính sách bạn chỉ định, chỉ những người được ủy quyền mới có thể xem và sử dụng các tệp này.
6. Tắt tính năng tự động chuyển tiếp email
Trong trường hợp gói Microsoft 365 của bạn bị xâm phạm, kẻ tấn công có thể có quyền truy cập vào tất cả các ứng dụng của bạn, bao gồm cả môi trường Exchange Online của bạn. Điều này cho phép họ xóa thư, sửa đổi quy tắc email và tự động chuyển tiếp tất cả email của bạn đến một địa chỉ bên ngoài. Vì vậy, bạn cần ngăn chặn sự cố này bằng cách tắt chức năng tự động chuyển tiếp từ trung tâm quản trị Microsoft 365.
7. Bảo vệ tất cả các thiết bị
Tất cả các thiết bị, thậm chí cả thiết bị cá nhân được sử dụng cho mục đích công việc như điện thoại thông minh và máy tính bảng, đều là cửa ngõ tiềm năng cho tội phạm mạng xâm nhập vào tổ chức của bạn. Bạn nên cấu hình chúng đúng cách để đảm bảo chúng được bảo vệ đầy đủ.
Microsoft cung cấp tính di động và bảo mật cơ bản cho phép bạn quản lý và bảo mật thiết bị di động của người dùng. Quản trị viên có thể thực thi các chính sách bảo mật, đặt quyền truy cập hoặc thậm chí xóa toàn bộ bộ nhớ của thiết bị nếu cần.
8. Giám sát và kiểm tra các chính sách bảo mật của bạn
Các mối đe dọa liên tục phát triển, đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải thường xuyên xem xét và cập nhật các chính sách bảo mật của bạn để phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Bạn cũng nên kích hoạt tính năng kiểm tra và báo cáo để theo dõi hoạt động của người dùng trong môi trường của mình.
Ngoài ra, bạn nên kích hoạt thông báo để xác định và giải quyết các mối đe dọa càng nhanh càng tốt. Bảo mật Microsoft 365 cho phép bạn tạo các chính sách cảnh báo giúp bạn luôn được thông báo về các lỗ hổng tiềm ẩn và những thay đổi đột ngột trong hệ thống của mình. Bạn có thể theo dõi và quản lý các cảnh báo được kích hoạt bởi các hoạt động liên quan đến ngăn ngừa mất dữ liệu, luồng thư, quyền, quản lý mối đe dọa hoặc quản trị thông tin.
9. Kiểm tra điểm bảo mật Microsoft của bạn
Microsoft Secure Score (MSS) cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về trạng thái bảo mật của tổ chức bạn. Bạn có thể sử dụng bảng thông tin này để giám sát các số liệu về trạng thái bảo mật trong môi trường của mình và kiểm tra các hành động được đề xuất mà bạn có thể thực hiện để cải thiện điểm số này và giữ an toàn cho dữ liệu đám mây của tổ chức bạn.
Microsoft Secure Score cung cấp các phép đo theo thời gian thực, thay đổi trong trường hợp bạn kích hoạt hoặc hủy kích hoạt cài đặt bảo mật Microsoft 365 hoặc cài đặt các giải pháp bảo vệ dữ liệu của bên thứ ba.
Công cụ này liên tục đánh giá trạng thái của bạn và đưa ra các đề xuất phù hợp. Điểm dưới 30% cho thấy môi trường của bạn rất dễ bị đe dọa. Trong trường hợp này, bạn nên hành động ngay lập tức và áp dụng các biện pháp bảo mật tốt nhất để đạt hoặc vượt qua ngưỡng 80% được đề xuất. Bạn có thể đạt được điểm 100% khi Bộ bảo vệ Microsoft 365 hoạt động hết công suất.
Với tư cách là đối tác được Microsoft chứng nhận – đạt danh hiệu đối tác Vàng, hạng mức cao nhất tại Việt Nam, SOFT365 luôn sẵn sàng trợ giúp doanh nghiệp, luôn đồng hành trong công cuộc chuyển đổi số hiện đại, linh hoạt, nhạy bén với đội ngũ chuyên gia Microsoft 365 Security hàng đầu. Dựa trên những kinh nghiệm tích lũy từ việc triển khai các giải pháp nơi làm việc hiện đại này, dưới sự hỗ trợ của nhóm chúng tôi, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về quy trình di chuyển dữ liệu của mình từ các hệ thống cũ cũ và cung cấp thiết lập cũng như tùy chỉnh cho nhu cầu kinh doanh của bạn.