NHỮNG LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG SHAREPOINT TRONG DOANH NGHIỆP

SharePoint là một nền tảng hoàn toàn có thể tùy chỉnh, bảo mật và có khả năng mở rộng cao, tập trung vào việc công tác và quản lý tài liệu. Nó thường được sử dụng làm kho lưu trữ tài liệu hoặc mạng nội bộ. SharePoint tích hợp với nhiều sản phẩm của bộ giải pháp Microsoft 365 bản quyền từ Outlook đến Microsoft Teams, OneDrive, oneNote… Tất các đều được thiết kế để nhân viên hoặc đối tác có thể truy cập được dù họ làm việc ở bất cứ đâu.

Cho dù công ty của bạn có 200 người hay hơn thế nữa thì SharePoint vẫn là trung tâm tập hợp nội dung và hoạt động cộng tác ở cùng một nơi. Điều này giúp cho công ty hoạt động thuận tiện và nâng cao năng suất làm việc.

Cách SharePoint hoạt động?

SharePoint hoạt động như một nền tảng dựa trên đám mây, nó cho phép công ty quản lý tất cả các nội dung của mình, cộng tác với nhân viên và các phòng ban, theo dõi các quy trình nội bộ và xuất bản tin tức của công ty cũng như các thông tin liên lạc khác. Đó là một hệ thống quản lý nội dung có thể tùy chỉnh tích hợp với các công cụ trong bộ giải pháp Microsoft 365 để đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Các công cụ của Microsoft được tích hợp dưới dạng các phần web hoặc liên kết mà công ty có thể sử dụng làm điểm truy cập vào các tính năng cũng như các chức năng bổ sung mà nhân viên có thể sử dụng để truy cập thông tin và tài liệu.

SharePoint cung cấp vị trí trung tâm để lưu trữ, sắp xếp và quản lý tài liệu. Nó giúp các nhóm truy cập và cộng tác trên nội dung một cách dễ dàng hơn.

Nhìn chung, SharePoint là một nền tảng mạnh mẽ giúp các tổ chức quản lý và chia sẻ nội dung, cộng tác và hợp lý hóa quy trình kinh doanh.

SharePoint có thể được truy cập ngoài doanh nghiệp?

SharePoint chỉ có thể được truy cập từ bên ngoài nếu cài đặt chia sẻ đã được bật. Nó cho phép cộng tác an toàn giữa nhân viên và khách hàng, khách hàng hoặc đối tác bên ngoài tổ chức. Bảo mật là điều tối quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào, vì vậy nếu người dùng nội bộ không muốn chia sẻ tài liệu bí mật, họ chỉ cần đảm bảo tính năng chia sẻ ra bên ngoài bị tắt.

Giống như tất cả các tệp và tài liệu trong Microsoft 365, người dùng có thể xem, chỉnh sửa và tìm kiếm bất kỳ tài liệu nào họ có quyền truy cập. Nếu bạn thêm hoặc xóa người dùng khỏi Teams thì quyền truy cập cũng sẽ được thêm hoặc xóa khỏi SharePoint. Nếu người dùng không có quyền truy cập vào một phần nội dung, họ cũng sẽ không thể thấy nội dung đó khi tìm kiếm.

Việc này giúp doanh nghiệp cộng tác an toàn với khách hàng hoặc các đối tác bên ngoài tổ chức. Điều quan trọng là phải cài đặt chia sẻ bên ngoài để đảm bảo rằng những nội dung cần thiết mới được chia sẻ với những người dùng phù hợp.

Lập phiên bản trong SharePoint

Vì SharePoint là một nền tảng cộng tác nên các tài liệu do một nhóm hoặc bộ phận xử lý có thể được nhóm truy cập và chỉnh sửa trong thời gian thực . SharePoint cũng là nơi lưu trữ các tệp kênh của Microsoft Teams. Tất cả nội dung cộng tác này được lưu trữ trong thư viện SharePoint.  

Việc này rất hữu ích trong trường hợp có nhiều người đang làm việc trên cùng một tài liệu và các thay đổi được thực hiện theo thời gian thực. Lập phiên bản có thể là một tính năng quan trọng đối với các doanh nghiệp cần theo dõi các thay đổi đối với tài liệu theo thời gian và có thể giúp đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bị mất hoặc ghi đè.

Thư viện SharePoint cho phép người dùng xem dữ liệu cần thiết như phiên bản mới nhất của tài liệu cộng tác, danh tính của người cuối cùng chỉnh sửa tài liệu đó và thời điểm tài liệu được sửa đổi lần cuối. Việc kiểm soát phiên bản trong SharePoint cũng giữ lại nhiều phiên bản của tài liệu trong một tệp duy nhất. Thư viện tài liệu, danh sách, phân cấp và siêu dữ liệu giúp việc tìm kiếm tài liệu trở nên đơn giản và thân thiện với người dùng.

Viva Connections và SharePoint?

Viva Connections được thiết kế hoạt động trong Microsoft Teams và là một trong những yếu tố trong trải nghiệm của nhân viên. SharePoint được nhiều doanh nghiệp sử dụng làm mạng nội bộ và nhiều yếu tố khác nhau phải phối hợp với nhau để khiến nó trở nên hấp dẫn, dễ truy cập và thân thiện với người dùng.

Viva Connection được xây dựng dựa trên SharePoint và hoạt động cùng với Microsoft Teams, đồng thời có thể được sử dụng để kết hợp để tạo trải nghiệm mạng nội bộ hấp dẫn và thân thiện hơn với người dùng.

SharePoint là cột sống cho mạng nội bộ của công ty. Nó cho phép các thành phần như Teams và Viva Connections hoạt động như một giao diện để nhân viên gắn kết và cộng tác một cách nhất quán, hiệu quả và năng suất.

SharePoint với OneDrive?

Mặc dù SharePoint và OneDrive đều là nền tảng chia sẻ tệp dựa trên đám mây và có thể được truy cập bởi nhiều thiết bị nhưng chúng lại khác nhau. Một trong những khác biệt chính là OneDrive thường dành cho tài liệu cá nhân và SharePoint dành cho nội dung cộng tác được quản lý.

Là một nền tảng cộng tác, SharePoint là một lựa chọn tuyệt vời để lưu trữ thông tin và làm việc chung trên các dự án. Các tập tin có thể được lưu trữ, chỉnh sửa, phân loại, gắn thẻ và chia sẻ dễ dàng giữa các nhóm và phòng ban.

OneDrive chủ yếu được sử dụng để lưu trữ tệp cá nhân – lưu tệp và tài liệu trên đám mây thay vì trên máy tính. Người dùng có thể chia sẻ tệp với bất kỳ ai từ OneDrive nhưng có những hạn chế khi chia sẻ quyền chỉnh sửa.

Cả SharePoint và OneDrive đều có cách tiếp cận tương tự về bảo mật. Cả hai đều mã hóa tệp và cho phép người dùng khôi phục các phiên bản trước của tệp nếu vô tình bị xóa hoặc bị mất. Cả hai đều có khả năng kiểm soát quyền truy cập mạnh mẽ cho người dùng khi chia sẻ.

SharePoint với Teams?

Microsoft Teams bản quyền là một công cụ cộng tác và giao tiếp theo thời gian thực cho phép liên lạc tại nơi làm việc thông qua trò chuyện, bài đăng cũng như video và âm thanh trực tuyến, các cuộc họp kết hợp. Tuy nhiên, SharePoint lại là nơi lưu trữ các tệp kênh của Teams.

Nhân viên có thể dễ dàng truy cập và sửa đổi tệp thông quan nền tảng Teams đồng thời có thể truy cập tài liệu thông qua SharePoint. Sự tích hợp giữa cả hai nền tảng là một sức mạnh cộng tác tuyệt vời.

Mặc dù SharePoint và Microsoft Teams có liên quan và được sử dụng tích hợp cùng nhau nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau. SharePoint chủ yếu được sử dụng để quản lý nội dung và cộng tác dự án, trong khi Microsoft Teams chủ yếu được sử dụng để liên lạc và cộng tác theo thời gian thực.

Để biết thêm thông tin về SharePoint bản quyền hoặc bất kỳ ứng dụng Microsoft nào khác có thể giúp cải thiện năng suất hoạt động trong doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với SOFT365 – đối tác Solutions uy tín của Microsoft trong hơn 10 năm qua. Chúng tôi cung cấp các giải pháp của Microsoft đến doanh nghiệp một cách nhanh chóng, hiệu quả và tối ưu chi phí. Từ đó giúp hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp ổn định và bảo mật hơn.