TỔNG QUAN VỀ NỀN TẢNG HỢP TÁC NHÓM TRÊN MICROSOFT 365

Nền tảng cộng tác của Microsoft tích hợp một số hệ thống phần mềm cốt lõi: SharePoint, Office 365, Yammer, Microsoft Teams, Office 365 và Outlook cùng với nhau. Vì nền tảng này vô cùng đa dạng và phức tạp, các công cụ Microsoft 365 rất lý tưởng để quản lý nhiều nhân viên trên và ngoại tuyến trên toàn thế giới. Bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng khám phá những tính năng cơ bản của Microsoft 365, các phần mềm liên quan và phương thức tăng cường hợp tác trong doanh nghiệp, tổ chức như thế nào.

1. Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams sử dụng đồng thời Office 365 Groups và Azure Active Directory (AD) để quản lý công nghệ nhận dạng và bảo mật. Các nhóm được thiết kế để đáp ứng cam kết của Microsoft với việc trao quyền cho mọi người và mọi tổ chức trên thế giới. Microsoft Teams được thiết kế để trở thành giao diện khách hàng trên các dịch vụ khác cung cấp khả năng giao tiếp và cộng tác nhanh chóng, thời gian thực cho các nhóm.

Microsoft Teams sẽ thay thế Skype for Business sau khi Microsoft đã hoàn thiện quá trình hiện đại hóa các dịch vụ phần mềm trong ngành công nghiệp điện toán đám mây toàn cầu. Các nhóm cung cấp không gian trực tuyến để hỗ trợ giao tiếp, chia sẻ tệp và thông tin được tạo trong phần mềm khác của Microsoft, ứng dụng của bên thứ 3 và bot AI.

2. SharePoint Sites

SharePoint cung cấp môi trường để quản lý nội dung, kiến ​​thức và ứng dụng. Thiết lập môi trường SharePoint cho Microsoft 365 cung cấp trang web để quản lý các công cụ và ứng dụng cộng tác của bạn. SharePoint hiện có các mẫu cho hai loại trang web , Communication (truyền thông) và Teams (nhóm). SharePoint dành cho truyền thông được thiết kế để phục vụ cho hoạt động một số lượng nhỏ người tạo nội dung xuất bản nội dung cho toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức. Còn SharePoint dành cho nhóm được thiết kế để cộng tác đầy đủ trong toàn doanh nghiệp, tổ chức.

Mỗi trang nhóm SharePoint được kết nối với một nhóm được quản lý bởi Microsoft Teams và quản lý tài liệu được cung cấp bởi Office 365 trong khi trao đổi email được Outlook quản lý. Để được tư vấn đầy đủ về bộ giải pháp Microsoft Office 365 và cách triển khai hiệu quả nhất trong doanh nghiệp, quý vị hãy tham khảo thêm dịch vụ triển khai Office 365 tại TSG Soft 365.

3. OneDrive cho doanh nghiệp

OneDrive for Business là một công cụ hiện đại quan trọng để quản lý dữ liệu. Sao lưu, lưu trữ đám mây và khả năng truy cập tài liệu từ mọi nơi là tất cả các phần thiết yếu của việc xây dựng các nhóm hợp tác. Bất cứ ai làm việc trên các tài liệu 15 năm trước đều nhớ các chuỗi email vô tận của các chỉnh sửa tài liệu nhỏ. Thường thì tài liệu cuối cùng được xuất bản không phải là sản phẩm cuối cùng, nhưng một số tài liệu ở giữa với tất cả các lỗi chính tả và thiết kế vẫn còn trong đó.

OneDrive for Business loại bỏ loại vấn đề này. Cộng tác thời gian thực, lưu trữ tệp duy nhất với quyền truy cập được kiểm soát, lịch sử sửa đổi tài liệu và sao lưu tất cả làm cho OneDrive trở thành một nền tảng lưu trữ tệp thiết yếu. Hợp tác mà không có quản lý tài liệu và tập tin thời gian thực là gần như không thể và vô cùng khó khăn.

OneDrive for Business lien kết các nhóm lại với nhau. Do đó, các tập tin được quản lý với sự hợp tác và bảo mật được cải thiện.

4. Nền tảng truyền thông xã hội Yammer

Khi nói đến phương tiện truyền thông xã hội, chính sách của công ty luôn khó thiết lập. Các doanh nghiệp muốn sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để cải thiện sự hợp tác và giao tiếp, nhưng các trang web truyền thông xã hội rất khó quản lý. Đó là lúc Yammer của Microsoft xuất hiện để trở thành một phần quan trọng trong môi trường cộng tác trên toàn doanh nghiệp. Hiện nay, nhiều công ty, tập đoàn lớn sử dụng Yammer như một nền tảng truyền thông xã hội nội bộ. Giới hạn người dùng đối với những người có email tên miền công ty và trả tiền để truy cập vào phần mềm, các doanh nghiệp được trao quyền kiểm soát cả người dùng trên nền tảng và dữ liệu được truyền qua Yammer. Thay vì lo lắng về một nền tảng truyền thông xã hội khai thác nhân khẩu học của người dùng, Yammer mang đến tất cả các khía cạnh tuyệt vời của phương tiện truyền thông xã hội. Ví dụ, Yammer có khả năng truyền thông toàn cầu thời gian thực để các nhóm hợp tác hiệu quả hơn. Hơn nữa, Yammer  là hoàn toàn miễn phí mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu trong doanh nghiệp, tránh được rủi ro của ứng dụng bên thứ 3.

5. Office 365 Groups

Phần cuối cùng của Microsoft 365 là Office 365 bao gồm các  nhóm Office. Teams cung cấp kiến ​​trúc lớp phủ để quản lý các nhóm, SharePoint cung cấp cấu trúc trang web cho mỗi nhóm, Yammer cung cấp giao tiếp tương tác, thời gian thực, OneDrive cho doanh nghiệp quản lý các bản sao lưu và dữ liệu. Tuy nhiên, nếu không có công cụ quản lý tài liệu trên toàn cầu của Office 365, Microsoft 365 sẽ không thể được công nhận là giải pháp hợp tác mạnh mẽ hàng đầu như vậy.

Office 365 Groups là một không gian làm việc chung cho email, cuộc hội thoại, tệp và sự kiện trong đó các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau hoàn thành công việc. Từ khả năng ghi chú đáng kinh ngạc của OneNote đến việc tạo tài liệu mạnh mẽ của Microsoft Word, Office 365 Groups cung cấp cho các thành viên nhóm cụ thể khả năng truy cập thông tin chính mà mỗi người cần để hoàn thành công việc.

Tìm hiểu thêm về khả năng cộng tác trên Microsoft 365

Ngay cả khi không kết nối với CRM, các ghi chú trên OneNote hoặc Excel vẫn có thể truy cập được đối với các thành viên của doanh nghiệp, tổ chức. Vì các sản phẩm Office có thể truy cập được cho các cá nhân và ứng dụng cấp doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp nhỏ sẽ bắt đầu xây dựng các nhóm bằng Office 365. Sau đó, thêm kiến ​​trúc đám mây mạnh mẽ hơn khi cần.

Microsoft 365 hứa hẹn sẽ giúp các tổ chức xây dựng và quản lý các nhóm phức tạp trên toàn cầu. Cho dù doanh nghiệp, tổ chức đang hoạt động trên quy mô nhỏ hay lớn, phần mềm cộng tác của Microsoft đều giúp bạn công tác hiệu quả cùng nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn cần quản lý cộng tác giữa nhiều nhóm, hãy liên hệ với chúng tôi  để nhận tư vấn dịch vụ IT về cách Microsoft 365 có thể được triển khai để đáp ứng nhu cầu của bạn.