QUẢN TRỊ DỮ LIỆU TRONG OFFICE 365

Trong bài viết này, TSG-Soft 365 sẽ giới thiệu đến quý bạn đọc những lợi ích thiết thực nhất của quản trị dữ liệu, các tính năng cốt lõi của nó, kích hoạt sử dụng và áp dụng như thế nào trong Office 365.

1. Quản trị dữ liệu là gì?

Microsoft Office 365 đóng vai trò là phần mềm cốt lõi cho hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp, tổ chức trên toàn thế giới. Vậy nên, việc tìm kiếm các biện pháp quản trị dữ liệu tổi ưu trong Office 365 là vô cùng cần thiết cho sự thành công của mọi doanh nghiệp.

Nhiều người vẫn coi quản trị dữ liệu là “data management” – quản lý dữ liệu và “data security” – bảo mật dữ liệu – cả hai đều rất thực tế, có liên quan. Trên thực tế, cách hiểu này có phần đúng, tuy nhiên chưa thể hiện được quy mô ảnh hưởng thực sự của tính năng quản trị dữ liệu. Quản trị dữ liệu hoạt động trên toàn bộ vòng đời của dữ liệu doanh nghiệp, tổ chức. Không chỉ dừng ở hai khả năng bảo mật hoặc quản lý, quản trị dữ liệu còn bao gồm sự kết hợp hiệu quả của các chiến lược, quy trình và công nghệ.

Có thể hiểu, quản trị dữ liệu là khả năng quản lý thông tin ở tất cả các khía cạnh:
– Tính khả dụng
– Khả năng sử dụng
– Tính nhất quán
– Toàn vẹn dữ liệu
– Bảo mật dữ liệu

2. Quản trị dữ liệu trên Office 365

2.1. Tính khả dụng

Trước đây, để xem và xử lý dữ liệu, doanh nghiệp cần truy cập vào hệ thống lưu trữ dữ liệu tĩnh thủ công. Điều này gây khó khăn cho việc phân phối thông tin liên tục trong doanh nghiệp tổ chức. Vậy nên, khả năng truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi là điều mà doanh nghiệp luôn tìm kiếm để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình, nhất là trong các lĩnh vực bán hàng, tiếp thị, pháp lý, tài chính,….

Tính khả dụng của thông tin là tính sẵn sàng của thông tin cho các nhu cầu truy xuất hợp lệ. Với Microsoft Office 365, khách hàng được đảm bảo tính khả dụng thông tin, dữ liệu. Thay vì phải qua rất nhiều bước liên hệ trong các phòng ban doanh nghiệp như trước đây, các công cụ trên Office 365 sẽ ngay lập tức cung cấp khả năng truy cập dữ liệu kịp thời. Tính khả dụng của khả năng quản trị dữ liệu Office 365 giúp toàn bộ hệ thống làm việc trôi chảy và hiệu quả, phục hồi dữ liệu nhanh chóng khi sự cố xảy ra. SharePoint và OneDrive là hai công cụ trợ giúp về tính khả dụng trên Microsoft Office 365.

– SharePoint : SharePoint không chỉ giúp sắp xếp, phân loại các tài liệu kinh doanh sao cho khoa học và hợp lý, mà còn trao cho quản trị viên quyền cài đặt điều khiển truy cập thông tin, giám sát truy cập người dùng và thiết lập các mạng cộng tác tinh vi trên dữ liệu đó. SharePoint là một giải pháp CNTT cực kỳ năng động. Nó có khả năng khám phá và tìm kiếm mạnh mẽ, có thể xử lý các quy trình công việc phức tạp và quan trọng nhất là có thể hoạt động trơn tru giữa các thiết bị.
– OneDrive : Mặc dù nhiều người trong chúng ta nghĩ về OneDrive như một giải pháp lưu trữ riêng lẻ được đưa vào Office 365, nhưng nó cũng có một số khả năng cộng tác mạnh mẽ. Ngoài ra, vì hầu hết dữ liệu của nhân viên trong doanh nghiệp, tổ chức được lưu trữ tập trung trên OneDrive, nên quản trị viên có thể chạy phân tích và đưa ra các điều chỉnh thích hợp nhất nhắm để gia tăng năng suất hợp tác dự liệu trên OneDrive hiệu quả.

2.2. Khả năng sử dụng

Sau khi đảm bảo rằng dữ liệu trên hệ thống luôn sẵn sàng, quản trị viên doanh nghiệp, tổ chức cần chắc chắn về khả năng sử dụng của chúng. Khả năng sử dụng dữ liệu cần đáp ứng 5 tiêu chí:
– Độ chính xác : Để dữ liệu có thể sử dụng được, nó phải chính xác. Những thứ như dữ liệu cũ, dữ liệu không đầy đủ và các lỗi đơn giản có thể làm giảm quyền truy cập dữ liệu.
– Kết nối : Dữ liệu cần lưu chuyển giữa các nguồn. Nếu hai nguồn dữ liệu không thể kết nối và xác định chính xác lẫn nhau, khả năng sử dụng sẽ bị ảnh hưởng trên cả hai nguồn này.
– Tiêu chuẩn hóa : Phát triển một ngôn ngữ và định dạng dữ liệu chung.
– Siêu dữ liệu : Vì siêu dữ liệu là một công cụ cực kỳ quan trọng, cung cấp cho mục đích sử dụng và cấu trúc dữ liệu.
– Phân bố hợp lý : Đảm bảo rằng dữ liệu được phân loại và sắp xếp tại vị trí hợp lý, dễ tìm kiếm.

Dưới đây là ba công cụ Microsoft Office 365 phục vụ cho từng mục đích sử dụng.
– PowerBI : Công cụ phân tích và báo cáo dữ liệu chi tiết, trực quan trong toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp. Kết nối với hàng trăm nguồn dữ liệu, đơn giản hóa việc chuẩn bị dữ liệu và phân tích quảng cáo đặc biệt. Tạo báo cáo, sau đó xuất bản báo cáo cho tổ chức của bạn để sử dụng trên web và trên các thiết bị di động. Mọi người đều có thể tạo trang tổng quan được cá nhân hóa với chế độ xem 360 độ độc đáo về doanh nghiệp của họ. Và quy mô trên toàn doanh nghiệp, với quản trị và bảo mật được tích hợp sẵn.
– SharePoint : SharePoint là một sản phẩm web-based mà Microsoft phát triển để phục vụ cho nhiều mục đích và nhu cầu sử dụng khác nhau.Đặc biệt, SharePoint cung cấp một số khả năng quản lý siêu dữ liệu đáng kinh ngạc ở mọi cấp độ trên toàn doanh nghiệp, tổ chức – giúp tăng khả năng sử dụng
– OneNote : OneNote giúp sắp xếp và phân loại dữ liệu bằng văn bản, phi cấu trúc. Ví dụ, nếu một thành viên trong nhóm bán hàng cần quyền truy cập vào các ghi chú về một khách hàng cụ thể, họ có thể dễ dàng kéo chúng lên và chia sẻ chúng giữa các nhóm.

2.3. Tính nhất quán

Tính nhất quán của dữ liệu thể hiện qua độ chính xác, sự đồng nhất và kịp thời trên hệ thống cơ sở dữ liệu ngay cả khi có nhiều người dùng đồng thời truy cập vào CSDL hay thậm chí ngay cả khi xảy ra sự cố (phần cứng hay phần mềm).

Đây là một vấn đề rất lớn trong môi trường kinh doanh hiện đại. Giả sử trong công ty, nhóm bán hàng sử dụng Salesforce, nhóm tiếp thị sử dụng HubSpot và cấp độ C sử dụng Office 365 đều cần lấy dữ liệu về một khách hàngcụ thể, thì thông tin họ nhận được từ hệ thống phải đều giống nhau.Hoặc, ngay cả khi tất cả mọi người đang hoạt động trong cùng một môi trường, tất cả các tài liệu của họ phải luôn được cập nhật. Nếu một nhân viên đang tạo các bản sao tài liệu cục bộ mà thiếu các cập nhật tài liệu hệ thống, thì người dùng khác sẽ xử lý các thông tin khác nhau. Microsoft Office 365 giải quyết vấn đề nhất quán dữ liệu với 2 công cụ PowerBI và Azure Data Factory.

– PowerBI : Khi sử dụng các khả năng phân tích và hiển thị dữ liệu của PowerBI và kết hợp chúng với SQL SBI cho dữ liệu tại cơ sở và Dịch vụ phân tích Azure cho dữ liệu đám mây, người dùng doanh nghiệp sẽ được đảm bảo tính nhất quán dữ liệu mạnh mẽ. Dữ liệu luôn được cập nhật một cách liền mạch, sắp xếp và phân phối đầy đủ khi cần thiết.
– Azure Data Factory : Quá trình ETL / ELT đòi hỏi nhiều quy trình thiết lập phức tạp và rắc rối. Azure Data Factory có thể xử lý điều đó trong vài giây. Điều này có nghĩa là tất cả dữ liệu của bạn, trên tất cả các nguồn dữ liệu của bạn, có thể được tích hợp và phân phối ngay lập tức. Đây là tính nhất quán dữ liệu 2.0. Azure Data Factory có quy môảnh hưởng cực kỳ tốt và tích hợp kèm theo các tính năng bảo mật hiệu quả.

2.4. Toàn vẹn dữ liệu

Tính toàn vẹn của dữ liệu đề cập đến khả năng chính xác và được duy trì thông qua các chính sách và quản lý trong toàn bộ vòng đời của nó.

Nói cách khác, tính toàn vẹn dữ liệu là cách doanh nghiệp, tổ chức quản lý dữ liệu tốt (hiểu rõ những tác động của dữ liệu đến hoạt động kinh doanh) và sử dụng dữ liệu đó theo chính sách và quy trình tuân thủ được thiết lập tại chỗ. Như vậy, quản trị viên cần xây dựng các chính sách xử lý dữ liệu phù hợp để có thể duy trì sự tuân thủ và quy định.

Những lợi thế nổi bật của Microsoft Office 365 trong việc thúc đẩy tính toàn vẹn dữ liệu bao gồm.

– Microsoft có khả năng truy cập dựa trên vai trò cực kỳ năng động. Điều này có nghĩa là dữ liệu được duy trì tốt trong hệ thống phân cấp doanh nghiệp, tổ chức.
– Môi trường sản xuất Office 365 giúp tạo các bản sao trực tiếp của mỗi dữ liệu. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu nếu sự cố xảy ra trên tệp dữ liệu gốc, khi đó, các bản sao sẽ giúp khôi phục dữ liệu hiệu quả.
– Office 365 bảo vệ dữ liệu khỏi các lỗi, những thay đổi bất hợp pháp và tránh được nguy cơ người dùng vô tình xóa dữ liệu thông qua GUI.

2.5. Bảo mật dữ liệu

Quản trị dữ liệu trên Office 365 được bảo vệ bằng cách chỉ những người có quyền truy cập mới được xem dữ liệu kinh doanh của bạn. Hai công cụ Microsoft Office 365 tiêu biểu trong hoạt động bảo mật dữ liệu có thể kể đến.

– Cloud App Security (bảo mật ứng dụng đám mây): Cloud App Security giúp bạn duy trì một môi trường an toàn thông tin thông tin dữ liệu trên Office 365, nhưng nó cũng có thể xử lý tất cả các tập tin trên kiến trúc điện toán đám mây của doanh nghiệp, tổ chức (thậm chí không phải của Microsoft). Quản trị viên có thể thiết lập chính sách và nhãn, xem cảnh báo bảo mật và xem nhật ký hoạt động. Nó cung cấp cho bạn khả năng hiển thị rõ ràng về bảo mật đám mây và khả năng hiển thị trên mọi sự cố.
– Azure Information Protection (Bảo vệ thông tin Azure): Azure Information Protection có thể xử lý cả môi trường đám mây và cơ sở hạ tầng tại chỗ của doanh nghiệp, tổ chức. Điều này làm cho nó trở thành một công cụ bảo mật toàn diện đáng kinh ngạc mà bạn có thể ngay lập tức áp dụng, mở rộng quy mô và triển khai trên toàn tổ chức.

Office 365 là giải pháp cung cấp tài nguyên CNTT phục vụ cho cho hoạt động kinh doanh, đáp ứng hầu hết các nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi quy mô; cho phép doanh nghiệp có thể tiếp cận với các hạ tầng và hệ thống hiện đại với mức chi phí hợp lý mà không cần đầu tư cả phần cứng lẫn phần mềm.

Một giải pháp kinh doanh mạnh mẽ như vậy, nhưng sẽ thật khó khăn nếu doanh nghiệp, tổ chức không có đủ nguồn lực công nghệ thông tin chuyên môn để vận hành Office 365. Khi đó, một giải pháp dịch vụ IT chuyên nghiệp đến từ công ty CNTT thứ ba là vô cùng cần thiết cho mỗi doanh nghiệp, tổ chức.

Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật Office 365 tại TSG – Soft 365 đã triển khai đến hơn 100 doanh nghiệp lớn nhỏ và nhận được những phản hồi tốt từ phía khách hàng. Với đội ngũ chuyên gia kinh nghiệm trên nền tảng điện toán đám mây, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp vận hành tối ưu nhất cho mọi nhu cầu của khách hàng, tiết kiệm chi phí đầu tư và công sức, gia tăng sức cạnh tranh, giúp doanh nghiệp vượt lên.