Power BI là dịch vụ phân tích kinh doanh hàng đầu của Microsoft được thiết kế để cho phép truy cập vào các hình ảnh trực quan tương tác và khả năng thông minh kinh doanh.
Điều khiến Power BI trở nên khác biệt so với vô số các dịch vụ khác là sự đơn giản của giao diện người dùng để những người bình thường dễ dàng điều hướng xung quanh và sử dụng để tạo báo cáo và trang tổng quan của họ.
Trong số các dịch vụ và tiện ích khác mà Power BI cung cấp là các chức năng lưu trữ dữ liệu như chuẩn bị dữ liệu, khám phá dữ liệu và bảng điều khiển tương tác.
Power BI hoạt động bằng cách cấp quyền cho người dùng cho phép họ truy cập ứng dụng. Bên trong chúng, có nhiều quyền khác nhau cho các báo cáo không gian làm việc quản lý các điểm vào và quyền truy cập vào chính không gian làm việc.
Các quyền này không hiển thị hoặc rõ ràng ngay lập tức vì nhiều người dùng tương tác với báo cáo thông qua ứng dụng hoặc trực tiếp qua không gian làm việc.
Trước khi hiểu quyền được cấp và cách truy cập chúng như thế nào, cần phải hiểu rõ Power BI cung cấp các danh mục người dùng và vai trò nào.
1. Vai trò Power BI
Bạn có thể thêm bất kỳ người dùng nào vào không gian làm việc Power BI bằng cách nhập tên của họ và sau đó gán họ từ bốn vai trò được xác định trước để cấp các đặc quyền và quyền hạn khác nhau.
1.1. Người xem
Như được giải thích bằng tiêu đề, những loại người dùng này có thể xem và tương tác với các báo cáo và trang tổng quan mà không thay đổi nội dung của chúng. Họ có mức độ kiểm soát thấp nhất đối với dữ liệu và báo cáo.
1.2. Người đóng góp
Ngoài việc có thể xem và tương tác với các báo cáo và trang tổng quan, kiểu người dùng này còn tiến xa hơn khi có thể tạo, chỉnh sửa, sao chép và xóa các mục trong không gian làm việc, xuất bản báo cáo, lập lịch làm mới và sửa đổi các cổng.
1.3. Thành viên
Như với kiểu người dùng đóng góp ở trên, kiểu người dùng này có thể làm tất cả những gì mà kiểu người dùng trước đó có thể làm. Ngoài ra, kiểu người dùng thành viên cũng có thể làm nổi bật các trang tổng quan trên dịch vụ, chia sẻ các mục, cho phép người khác chia sẻ lại các mục và xuất bản hoặc tái xuất bản. Vai trò này cũng có thể thêm những người dùng khác vào vai trò người xem hoặc người đóng góp.
1.4. Quản trị viên
Kiểu người dùng này có thể thực hiện tất cả các chức năng của kiểu người dùng trước đó cũng như thêm và xóa người dùng bao gồm các quản trị viên khác.
2. Quản lý quyền cho không gian làm việc Power BI
Giờ đây, các kiểu người dùng khác nhau và những gì họ có thể làm đã không còn khả thi, bạn phải biết cách quản lý quyền cho không gian làm việc Power BI. Có một số cách để bạn có thể cấp quyền cho người dùng.
2.1. Lộ trình 1 – Truy cập trực tiếp từ quyền quản lý
Bước 1 – Chia sẻ Báo cáo với Quyền truy cập Trực tiếp
Đi tới không gian làm việc chứa báo cáo hoặc trang tổng quan mà bạn muốn cấp quyền truy cập cho người dùng, sau đó nhấp vào tùy chọn chia sẻ của báo cáo / trang tổng quan.
Bước 2 – Quản lý quyền
Sau khi nhấp vào tùy chọn Chia sẻ, bạn sẽ nhận được hộp thoại bên dưới. Nhấp vào Tùy chọn khác (…) ở phía trên bên phải của hộp thoại chia sẻ, sau đó nhấp vào Quản lý quyền.
Bạn sẽ nhận được ngăn ‘Quản lý quyền’ như hình dưới đây. Bạn có thể xem danh sách những người có quyền truy cập vào báo cáo này và bạn có thể thêm người dùng mới để có quyền truy cập. Để thêm người dùng mới, hãy nhấp vào biểu tượng +.
Bước 3 – Cung cấp cho người dùng và Cấp quyền truy cập
Cung cấp tên người dùng hoặc địa chỉ email và nhấp vào Cấp quyền truy cập. Tại đây, bạn có thể thêm nhiều người dùng và chia sẻ báo cáo. Bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn tùy chọn chia sẻ và xây dựng báo cáo có sẵn trên hộp thoại theo nhu cầu của mình.
Cho phép người nhận chia sẻ báo cáo này
Nếu bạn chọn tùy chọn này trong khi cấp quyền, thì người dùng sẽ có tùy chọn chia sẻ báo cáo hoặc trang tổng quan này với người dùng khác.
Cho phép người nhận xây dựng nội dung bằng dữ liệu được liên kết với báo cáo này
Tùy chọn này cho phép người dùng tạo báo cáo mới bằng cách sử dụng dữ liệu / tập dữ liệu của báo cáo này hoặc trang tổng quan mà bạn đang chia sẻ. Bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn các tùy chọn này tùy theo mức độ quyền của người dùng hoặc nhu cầu của bạn.
Gửi thông báo qua email
Với lựa chọn tùy chọn Gửi thông báo qua email này, người dùng sẽ nhận được email có liên kết để xem báo cáo hoặc trang tổng quan. Hình ảnh dưới đây hiển thị một thông báo email mẫu.
Bằng cách này, bạn có thể cấp quyền truy cập vào báo cáo cho người dùng.
2.2. Lộ trình 2 – Truy cập Trực tiếp từ Tùy chọn Nâng cao
Mặt khác, bạn có thể chuyển đến tùy chọn Nâng cao và cấp quyền truy cập trực tiếp vào báo cáo. Trong Phương pháp 1: Bước 2, thay vì Truy cập Trực tiếp + hãy nhấp vào tùy chọn Nâng cao như hình minh họa bên dưới.
Ngoài ra, bạn có thể đi tới Quản lý quyền với các tùy chọn nâng cao trực tiếp từ các tùy chọn khác từ không gian làm việc của bạn như được hiển thị bên dưới.
Trên trang quản lý quyền với các tùy chọn nâng cao, bạn có thể thấy Liên kết, Danh sách người dùng truy cập trực tiếp và danh sách đang chờ xử lý. Ngoài ra, bạn có thể xem các nội dung liên quan như Trang tổng quan, Sổ làm việc, Tập dữ liệu và Chế độ xem được chia sẻ như được mô tả trong hình bên dưới.
Bạn có thể thực hiện những việc sau từ trang Quản lý quyền :
- Xem, quản lý và tạo Liên kết.
- Xem và quản lý những người có quyền truy cập Trực tiếp cũng như cấp quyền truy cập trực tiếp cho người dùng.
- Bạn cũng có thể Xem tất cả các yêu cầu truy cập Đang chờ xử lý vào báo cáo, trang tổng quan và lời mời.
- Xem và quản lý Nội dung liên quan.
- Ngoài ra, bạn có thể áp dụng Bộ lọc hoặc Tìm kiếm các liên kết hoặc người cụ thể.
Truy cập trực tiếp
Để truy cập Trực tiếp, bạn có thể chuyển đến tab Truy cập trực tiếp, bạn có thể xem tất cả những người dùng có quyền truy cập trực tiếp vào báo cáo và trang tổng quan này cũng như bạn có thể cấp cho người dùng mới quyền truy cập trực tiếp. Để cung cấp cho người dùng mới quyền truy cập trực tiếp, hãy nhấp vào thêm người dùng như hình dưới đây. Sau đó, người dùng sẽ có quyền truy cập vào báo cáo.
Bạn sẽ nhận được hộp thoại bên dưới. Cung cấp tên người dùng hoặc địa chỉ email, sau đó chọn hoặc bỏ chọn quyền cho người dùng và nhấp vào Cấp quyền truy cập. Ngoài ra, bạn có thể viết một số tin nhắn / ghi chú bổ sung cho người dùng là tùy chọn.
Bạn sẽ nhận được các tùy chọn chia sẻ giống như lộ trình 1. Nếu bạn chọn tùy chọn Gửi thông báo qua email, thì người dùng sẽ nhận được email có liên kết để xem báo cáo.
Xóa quyền truy cập và chia sẻ trực tiếp
Có thể xóa tùy chọn truy cập trực tiếp và chia sẻ cho người dùng hiện tại khỏi quản lý quyền của Dịch vụ Power BI. Nếu bạn muốn xóa quyền truy cập đối với người dùng, bạn có thể nhấp vào… tùy chọn khác và sau đó nhấp vào xóa quyền truy cập.
Chuyển đến các tùy chọn khác của người dùng mà bạn muốn xóa và nhấp vào Xóa quyền truy cập như minh họa.
Để xóa quyền truy cập, hãy nhấp vào Xóa quyền truy cập và bạn sẽ nhận được hộp thoại cửa sổ bên dưới, sau đó nhấp vào Xóa quyền truy cập như được mô tả.
Tương tự, để xóa tùy chọn chia sẻ lại cho người dùng, hãy nhấp vào… (tùy chọn khác) và nhấp vào Xóa chia sẻ lại.
3. Nhược điểm của việc sử dụng Power BI
Vì vậy, như bạn đã thấy, Power BI là một công cụ rất linh hoạt và mạnh mẽ để chia sẻ dữ liệu với người dùng trực tuyến và trong không gian làm việc.
Tuy nhiên, có một số nhược điểm và nhược điểm của việc sử dụng Power BI.
3.1. Mối quan hệ bảng
Power BI rất tốt trong việc xử lý các mối quan hệ đơn giản giữa các bảng trong một mô hình dữ liệu. Tuy nhiên, nếu có các mối quan hệ phức tạp giữa các bảng, nghĩa là nếu chúng có nhiều hơn một liên kết giữa các bảng, Power BI có thể không xử lý chúng tốt. Bạn cần tạo một mô hình dữ liệu một cách cẩn thận bằng cách có nhiều trường duy nhất để Power BI không làm rối các mối quan hệ khi nói đến các mối quan hệ phức tạp.
3.2. Cấu hình của Hình ảnh
Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể không cảm thấy cần phải định cấu hình và tối ưu hóa các hình ảnh trực quan trong Power BI. Nhưng ngay cả khi bạn làm vậy, Power BI không cung cấp nhiều tùy chọn để định cấu hình trực quan hóa theo yêu cầu của bạn. Do đó, người dùng có các tùy chọn hạn chế về những gì họ có thể thay đổi trong hình ảnh.
3.3. Giao diện người dùng đông đúc
Giao diện người dùng của Power BI thường bị người dùng thấy là chật chội và cồng kềnh. Có nghĩa là có nhiều biểu tượng tùy chọn chặn chế độ xem của trang tổng quan hoặc báo cáo. Hầu hết người dùng mong muốn rằng giao diện người dùng hoặc khung báo cáo rõ ràng hơn với ít biểu tượng và tùy chọn hơn. Ngoài ra, tạo trang tổng quan cuộn là một tính năng gốc.
3.4. Công thức cứng nhắc
Như chúng ta đã biết, ngôn ngữ biểu thức được sử dụng để xử lý dữ liệu trong Power BI là DAX. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện rất nhiều hành động bằng cách sử dụng công thức DAX trong Power BI, nó vẫn không phải là ngôn ngữ dễ làm việc nhất. Đôi khi các công thức bạn tạo hoạt động tốt trong Power BI, đôi khi chúng không hoạt động. Bạn có thể nối tối đa hai phần tử nhưng việc nối nhiều hơn hai phần tử cần có các câu lệnh lồng nhau.
3.5. Xử lý khối lượng dữ liệu lớn
Power BI có giới hạn nhập dữ liệu tại một thời điểm là khoảng 2 GB dữ liệu. Nếu bạn muốn nhập và sử dụng dữ liệu có dung lượng lớn hơn nữa, bạn cần mở rộng phiên bản miễn phí của mình thành phiên bản Power BI trả phí. Ngoài ra, người dùng đã báo cáo rằng Power BI mất nhiều hơn một chút so với thời gian thông thường hoặc thậm chí bị treo trong khi xử lý hàng triệu hàng và cột dữ liệu.
3.6. Phức tạp để hiểu và thành thạo
Thông thường, Power BI là công cụ BI dễ sử dụng nhất nếu bạn chỉ sử dụng nó để nhập dữ liệu và tạo báo cáo. Nhưng Power BI là một bộ toàn bộ có rất nhiều công cụ khác có liên quan với nhau. Khi mục đích sử dụng của bạn không chỉ là tạo báo cáo trong Power BI Desktop, bạn cần tìm hiểu và thành thạo một số công cụ khác như Gateways, Power BI Report Server, Power BI Services, v.v.
4. Khắc phục nhược điểm của Power BI
Bây giờ chúng ta đã xem xét một số tính năng chính của Power BI về cách nó cấp quyền và truy cập cho người dùng, vai trò của họ và hoạt động chung của một không gian làm việc.
Việc phân tích các vấn đề và thách thức mà nó đưa ra cho thấy mức độ quan trọng của việc duy trì quyền kiểm soát và an ninh tại nơi làm việc Power BI của bạn.
Các công cụ như Microsoft 365 Groups và Yammer có thể giúp bạn đạt được điều đó cùng với việc duy trì môi trường M365 an toàn cho phép bạn sử dụng để tối ưu hóa hoàn toàn và tận dụng các lợi ích của không gian làm việc Power BI.