LÀM VIỆC HIỆU QUẢ VỚI CÁC TỆP PDF TRONG MICROSOFT TEAMS VỚI ADOBE ACROBAT

Hiện nay, PDF là định dạng tài liệu kinh doanh phổ biến nhất trên thế giới. Hàng nghìn tỷ tệp PDF được chia sẻ qua email, đám mây và web mỗi ngày. Thông qua PDF, các doanh nghiệp đã xây dựng quy trình tài liệu kỹ thuật số – cốt lõi cho tương lai của công việc.

Các tệp PDF thường cần được xem xét nhiều lần với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác. Người dùng thưởng gửi các tệp PDF qua e-mail để yêu cầu xem xét và sửa đổi, theo dõi xem ai là người giữ bản sao mới nhất và đối chiếu phản hồi từ nhiều tệp đính kèm. Nhiều lần đăng nhập, chuyển đổi giữa các ứng dụng và giao diện người dùng thường làm công việc chậm lại và giảm năng suất. Adobe Acrobat tập trung vào việc làm cho trải nghiệm này mượt mà nhất có thể.

Xây dựng trải nghiệm liền mạch

Đầu năm nay, Adobe đã công bố những tiến bộ mới cho Adobe Acrobat dành cho Microsoft Teams để nâng cao năng suất năng suất của các tệp PDF được chia sẻ trêm Teams. Ứng dụng Acrobat trong Teams cho phép xem, chỉnh sửa, xuất, sắp xếp, kết hợp, chuyển đổi, nén, bảo vệ, truy cập các tệp PDF từ Teams chats, channels, OneDrive hoặc SharePoint. Bạn có thể sử dụng Acrobat cho Microsoft Teams dưới dạng Personal Tab, Bot, Tab, Message Action (tin nhắn hành động) hoặc Message Extension (Tiện ích tin nhắn mở rộng). Adobe cũng đã thêm tính năng Đăng nhập một lần (SSO) và giới thiệu tab cá nhân — một trang chủ để quản lý tất cả các tài liệu, công cụ và hoạt động cộng tác gần đây của người dùng vào một chế độ xem. Như vậy, Microsoft Teams không chỉ là không gian trò chuyện, trao đổi với đồng nghiệp, mà nó còn cung cấp khả năng chỉnh sửa file PDF được chia sẻ ngay trong đó. Bạn cũng có thể nhận được thông báo khi nhận xét được thêm trực tiếp vào tệp PDF trong Teams. Tất cả nhận xét được ghi lại trên một phiên bản duy nhất của tệp PDF được lưu trữ trong SharePoint hoặc OneDrive (theo mặc định).

Các cải tiến khác và tích hợp sâu hơn để giúp các tổ chức xây dựng cộng đồng làm việc từ xa với năng suất tối ưu nhất. Nếu trước đây, bạn phải chọn Acrobat làm lựa chọn ứng dụng để mở tệp PDF. Thì giờ đây khi bạn bấm vào một tệp PDF đã được chia sẻ trong Microsoft Teams, bạn có thể mở tệp đó trực tiếp bằng trình xem Acrobat và đặt nó làm mặc định. Như vậy, bạn có thể cộng tác trong thời gian thực với nhiều bên liên quan đồng thời xem, nhận xét và chú thích trên Acrobat PDF. Các khả năng cộng tác nâng cao này hợp lý hóa nhiều quy trình công việc tài liệu và giúp việc kết hợp phản hồi dễ dàng và hiệu quả hơn.

Bảo mật là ưu tiên hàng đầu

Adobe hiểu rằng bảo mật kỹ thuật số là ưu tiên hàng đầu của các tổ chức. Các tệp PDF được chia sẻ hoặc cộng tác sẽ được gửi đến máy chủ Adobe Document Cloud trong khu vực mà người dùng đang ở để xử lý tạm thời và sau đó bị xóa trong vòng 24 giờ. Các tài liệu vẫn được mã hóa cả khi chuyển tiếp và khi ở trạng thái nghỉ trong quá trình này. Sau đó, các tài liệu đã sửa đổi cùng với nhận xét sẽ được lưu trữ trong SharePoint hoặc OneDrive gốc.

Làm thế nào để bắt đầu

Để bắt đầu, quản trị viên Microsoft Teams cần định cấu hình Adobe Acrobat để người dùng có thể truy cập các tính năng miễn phí như thêm nhận xét, ghi chú dán, phần tô sáng và bản vẽ tay tự do. Ngoài ra, bằng cách đăng nhập vào tài khoản Acrobat Standard hoặc Pro, người dùng có thể truy cập các tính năng cao cấp như kết hợp, bảo vệ, xuất, sắp xếp và bảo vệ các tệp PDF trong Teams.

a. Thiết lập ứng dụng Adobe Acrobat để hoạt động trong đối tượng thuê

Bước 1: Đăng nhập vào trung tâm quản trị Teams. Trong bảng điều khiển bên trái, đi tới ứng dụng MS Teams > Manage apps (Quản lý ứng dụng).
Bước 2: Tìm kiếm ứng dụng Adobe Acrobat. Trong kết quả tìm kiếm, chọn Adobe Acrobat rồi chuyển đến trang chi tiết ứng dụng.

Lưu ý: Cho phép ứng dụng Adobe Acrobat tiếp tục nếu cài đặt quản trị viên, chính sách quyền của ứng dụng hoặc cài đặt toàn tổ chức chặn ứng dụng.

Bước 3: Trên tab Permissions, hãy chọn Review permission.

Bước 4: Nhấp vào Accept để đồng ý.

b. Cài đặt Adobe Acrobat cho tất cả người dùng

Bước 1: Trong trung tâm quản trị Microsoft Teams , đi tới Teams apps > Setup policies (Thiết lập chính sách) trong ngăn bên trái.

Bước 2: Trong phần Manage Policies (Quản lý chính sách), hãy chọn Global (Org-wide default) – Toàn cầu (Mặc định trên toàn tổ chức) rồi chọn Edit.

Bước 3: Trong phần Ứng dụng đã cài đặt, nhấp vào Add apps.

Bước 4: Tìm kiếm Adobe Acrobat, chọn Add bên cạnh tên ứng dụng rồi chọn Add.

Bước 4: Nhấp vào Save.

SOFT365 hiện là đối tác Vàng trong cung cấp Adobe bản quyền và Microsoft 365 tại Việt Nam. Với chứng nhận này, chúng tôi tự tin cung cấp giải pháp phần mềm bản quyền đến khách hàng với giá thành cạnh tranh nhất thị trường.

SOFT365 liên tục nhận được chính sách giá ưu đãi, đội ngũ kỹ thật đạt tiêu chuẩn và chứng nhận năng lực từ hãng. Vì vậy, khi mua hàng tại SOFT365, Quý khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm về chất lượng sản phẩm, hỗ trợ kỹ thuật kịp thời, với mức giá tối ưu nhất. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.