Theo thông báo của Microsoft, việc triển khai nhãn độ nhạy cho lời mời họp và cuộc hẹn trong Outlook sẽ được hoàn tất trong tháng 2 năm 2023. Như đã biết Microsoft cho phép người dùng áp dụng các nhãn độ nhạy của Microsoft 365 cho các tệp và thư email để đảm bảo tuân thủ các chính sách bảo vệ thông tin của tổ chức. Đến nay, việc áp dụng các nhãn độ nhạy cũng được mở rộng cho lời mời hợp trong Outlook và nó có thể bảo vệ các thông tin quan trọng được thảo luận trong các cuộc họp trong Microsoft Teams.
Tại sao nên gắn nhãn độ nhạy cho các lời mời tham dự online meeting?
Nhãn độ nhạy của Microsoft 365 trong các lời mời tham dự online meeting giúp người dùng phân loại được mức độ quan trọng/nhạy cảm của thông tin sẽ được thảo luận trong cuộc họp. Tính năng này giúp các tổ chức đảm bảo rằng thông tin chỉ được chia sẻ với những cá nhân phù hợp và tất cả các thành viên trong nhóm đều biết về tính quan trọng đang được thảo luận. Điều này có thể giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và đảm bảo tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu.
Điều kiện để áp dụng Nhãn độ nhạy cho lời mời tham dự meeting online
Để áp dụng nhãn độ nhạy cho lời mời họp trong Outlook, hãy đảm bảo rằng bạn có các yêu cầu sau:
- Giấy phép Teams bản quyền riêng lẻ hoặc giấy phép Microsoft 365 Business bản quyền được tích hợp sẵn Microsoft Teams.
- Giấy phép Microsoft 365 E5
- Outlook trên web, Outlook win 32, Outlook cho Mac được hỗ trợ.
- Microsoft Information Protection (MIP) trong cổng tuân thủ Microsoft Pureview phải được đăng nhập để dử dụng nhãn độ nhạy trong Outlook.
- Bạn phải tạo nhãn độ nhạy với sự cho phép cần thiết để áp dụng chúng trong tổ chức của mình.
- Cần công bố nhãn độ nhạy cho người tổ chức và người tham dự cuộc họp
- Trong khi tạo nhãn độ nhạy, bạn có thể bật các cài đặt sau để tăng cường bảo mật.
– Đánh dấu vào hộp kiểm Include Meetings trong khi các định phạm vi của nhãn. Bạn không thể áp dụng nhãn nhạy cảm cho các cuộc họp nếu bạn không bao gồm các tùy chọn cuộc hợp khi tạo lời mời.
– Trên hộp Choose protection settings for labeled items, bạn có thể đánh dấu 3 tùy chọn sau để bảo vệ tốt hơn.
√ Apply or remove encrytion – Tùy chọn này sẽ mã hóa lời mời họp và phản hồi được gắn nhãn độ nhạy, thêm một lớp bảo mật bổ sung cho thông tin quan trọng.
√ Apply content marking – Tùy chọn này sẽ thêm header, footer và watermark vào lời mời và phản hồi cuộc họp được gắn nhãn, cho phép người dùng nhanh chóng xác định nội dung nhạy cảm.
√ Protect Teams meetings and chats – Tùy chọn này sẽ thực thi các cài đặt dành riêng cho Teams cho bất kỳ cuộ chọp nào được gắn nhãn độ nhạy (yêu cầu giấy phép cao cấp), đối với người dùng không có giấy phép cao cấp tùy chọn này sẽ hiển thị màu xám.
Cách cài đặt mã hóa cho nhãn độ nhạy hoạt động trên lời mời họp
Bằng cách sử dụng cài đặt mã hóa trên nhãn độ nhạy, Microsoft có thể hạn chế quyền truy cập vào nội dụng quan trọng cần được bảo mật.
- Khi một lời mời được mã hóa, người nhận sẽ cần giải mã nó để truy cập vào liên kết cuộc họp.
- Lời mời họp cho bất kỳ dự án bí mật nào chỉ có thể được mở bởi những người tham gia và không thể chuyển tiếp cho người khác.
- Lời mời họp vẫn được mã hóa cả trong thời gian nghỉ cũng như chuyển tiếp.
Trên phần Encryption setting, bạn sẽ được phép định cấu hình các cài đặt sau:
- Bạn có thể định cấu hinhd cài đặt mã hóa cần thiết hoặc xóa mã hóa khỏi tệp đã được mã hóa.
- Sau khi chọn định cấu hình mã hóa, quản trị viên có thể quyết định chỉ định quyền ngay bây giờ hoặc cho phép người dùng chỉ định quyền khi nhãn đang được áp dụng.
- Quản trị viên có thể chỉ định thời điểm quyền truy cập vào nội dung được gắn nhãn phải hết hạn.
- Để cân bằng các yêu cầu bảo mật, có thể định cấu hình cài đặt cho truy cập ngoại tuyến.
- Quản trị viên có thể cấp quyền cho người dùng hoặc nhóm cụ thể để đảm bảo rằng chỉ những cá nhân đó mới có thể tương tác với nội dung được gán nhãn.
- Để bảo vệ các tài liệu quan trọng của mình, bạn cũng có thể chọn bật mã hóa khóa kép nếu cần
Cài đặt bảo vệ độ nhạy trên các cuộc họp và trò chuyện nhóm
Với nhãn nhạy cảm, bạn có thể áp dụng các cài đặt cuộc họp sau để đảm bảo liên lạc được kiểm soát và an toàn:
- Chỉ định ai có thể bỏ qua sảnh, trình bày và ghi lại.
- Bật mã hóa cho video và âm thanh cuộc họp để bảo vệ thông tin nhạy cảm.
- Bật ghi âm tự động để ghi lại cuộc họp để tham khảo sau này.
- Thêm hình mờ vào chia sẻ màn hình và luồng camera để xác định nguồn nội dung.
- Ngăn chặn hoặc cho phép trò chuyện và ngăn chặn hoặc cho phép sao chép nội dung trò chuyện vào khay nhớ tạm để duy trì quyền riêng tư của dữ liệu.
Định cấu hình cài đặt bảo vệ độ nhạy cho các cuộc họp kênh
Để áp dụng các tùy chọn cuộc họp nhãn cho cài đặt kênh, bạn phải xác định cài đặt bảo vệ cho các nhóm và trang web. Điều quan trọng cần lưu ý là cài đặt liên kết này chỉ khả dụng khi bạn chỉnh sửa nhãn hiện có.
Áp dụng Nhãn độ nhạy cho lời mời họp trong Outlook
Người tổ chức cuộc họp có thể áp dụng nhãn độ nhạy trong khi tạo lời mời họp từ mục Lịch trong Outlook hoặc Teams.
Để áp dụng nhãn độ nhạy cho lời mời họp trong Microsoft Outlook:
- Mở Microsoft Outlook
- Chuyển đến tab Lịch (Calender)
- Nhấp vào New Meeting để tạo lời mời họp
- Trong tab Meeting chọn Sensitivity.
- Chọn nhãn độ nhạy mà bạn muốn áp dụng cho lời mời họp
- Nhập thông tin cần thiết cho lời mời họp, chẳng hạn như chủ đề cuộc họp, địa điểm và người dự.
- Nhấp vào Send để gửi lời mời họp với nhãn độ nhạy đã được áp dụng.
Một số hạn chế của việc sử dụng Nhãn đọ nhày trong lời mời họp
- Phải kiểm soát khả năng sao chép nội dung để bảo vệ thông tin quan trọng trong các cuộc họp. Tuy nhiên, tùy chọn này không được hỗ trợ Teams được mở trên trình duyệt Firefox hoặc Safari
- Tính năng gắn nhãn cuộc họp Teams trên thiết bị iOS và Android chưa được hỗ trợ.
- Nhãn độ nhạy không được hỗ trợ cho lời mời lịch họp nhóm. Người tham gia phải là từng người cụ thể.
- Không hỗ trợ áp dụng và thay đổi nhãn nhạy cảm cho các cuộc họp trong lịch hộp thư dùng chung.
- Nhãn độ nhạy chỉ được hỗ trợ cho hợp thư Exchange Online nhưng không hỗ trợ cho hộp thư tại chỗ.
- Khi thiết lập chuỗi cuộc họp trong Outlook, người tổ chức có tùy chọn áp dụng nhãn nhạy cảm cho toàn bộ chuỗi. Tuy nhiên, hiện không thể áp dụng nhãn nhạy cảm cho các lần xuất hiện riêng lẻ trong chuỗi.
- Nếu bạn nhận được lời mời họp có gắn nhãn độ nhạy và mã hóa trên ứng dụng email di đồng của mình, thư mời sẽ được giải mã nội tuyến nếu ứng dụng khách của bạn hỗ trợ email được mã hóa.
- Không thể áp dụng nhãn độ nhayj cho các sự kiện trực tiếp và hội thảo trên web của Teams.