CÁCH “SENSITIVE LABEL” BẢO VỆ DỮ LIỆU TRONG MICROSOFT 365

Trong công việc hàng ngày, nhân viên thường xuyên phải trao đổi, giao tiếp và chia sẻ nội dung trong và ngoài tổ chức. Trong trường hợp đó, khả năng vi phạm bảo mật hoặc nội dung tiếp cận những người không mong muốn hoặc trái phép là rất cao. Những gì mà tổ chức, doanh nghiệp cần quan tâm là thiết lập một chính sách tuân thủ và kinh doanh mạnh mẽ cho tổ chức của mình và đảm bảo rằng chính sách đó được tuân thủ và bắt buộc trong mọi điều kiện. Tính năng Sensitive Label trong Microsoft 365 bản quyền  giúp người dùng chia sẻ tài liệu và cộng tác mà không gây ra sự cố bảo mật nào. Đặc điểm của các nhãn nhạy cảm này là cho phép mọi người chi sẻ và cộng tác trên tài liệu mà không làm mất đi sự thoải mái khi cộng tác, đồng thời không hạn chế về bảo mật.

Để bắt đầu sử dụng các nhãn ưu tiên này, người dùng phải sử dụng Microsoft 365 bản quyền. Hãy để SOFT365 giải thích cách nhãn độ nhạy – ‘sensitive label’ bảo vệ dữ liệu của bạn trong Microsoft 365 và khả năng của chúng.

Sensitive Label trong Microsoft 365 là gì?

Mỗi tổ chức sẽ có nhiều loại nội dung, tài liệu khác nhau với mức độ nhạy cảm khác nhau. Với Sensitive Label, tổ chức có thể dễ dàng cho người người dùng nội bộ biết được mức độ nhạy cảm của một nội dung cụ thể và bảo vệ nội dung đố một cách thận trọng cần thiết. Nếu tổ chức đã có phân loại phân nhãn Microsoft 365 được xác định cho từng mức độ nhạy cảm, thì người dùng tổ chức có thể đặt tên cho các nhãn ưu tiên dựa trên phân loại đó. Đồng thời, người dùng có thể sự dụng các thuật ngữ đơn giản như riêng tư, công khai, nhạy cảm, rất nhạy cảm… Ưu điểm của việc sử dụng các thuật ngữ đơn giản này là người dùng có thể hiểu loại nội dung nhạy cảm đi kèm.

Lợi ích của Sensitive Label với bảo mật dữ liệu?

Để có thể sử dụng tính năng Sensitive Label một cách hiệu quả, người dùng cần hiểu rõ cách thức hoạt động của chúng.

• Sensitive Label cung cấp một mức độ bảo vệ nhất định cho nội dung của người dùng. Đánh dấu nội dung và mã hóa dữ liệu là một phần của các cài đặt bảo vệ. Các cài đặt này có thể xác định những gì người dùng được ủy quyền có thể làm với những nội dung này.
• Sensitive Label có thể bảo mật nội dung trong Office App trên nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau. Nó được hỗ trợ trong cả phiên bản máy tính để bàn và web của Word, Excel, Outlook và PowerPoint.
• Với sự trợ giúp của Microsoft Cloud App Security, người dùng có thể sản xuất nội dung của mình trong các ứng dụng của bên thứ ba bao gồm Dropbox và SalesForce ngay cả khi bất kỳ ứng dụng nào như vậy không hỗ hỗ trợ tính năng Priority Label.
• Người dùng có thể sử dụng Sensitive Label để bảo vệ nội dung của mình trong các cùng chứa như Teams, SharePoint và Microsoft 365 Groups.
• Bằng cách bật tùy chọn Sensitive Label cho Power BI, người dùng có thể xem, áp dụng và sử dụng các nhãn này để bảo vệ dữ liệu khi dữ liệu được lưu bên ngoài dịch vụ.
• Một tính năng mới cũng đang trong giai đạn xem trước cho phép người dùng mở rộng tính năng nhãn ưu tiên sang Azure Purview.
• Các nhãn này cung cấp khả năng mở rộng của chúng cho các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba.
• Tận dụng các nhãn ưu tiên để phân loại nội dung trong tổ chức. Điều này sẽ giúp người dùng tạo báo cáo/phân tích dựa trên cách truy cập từng nội dung nhãn nhạy cảm và hoạt động của chúng. Người dùng có thể chỉ định cài đặt bảo vệ cho các nhãn này bất kỳ lúc nào trong tương lai, ngay cả khi họ không thực hiện việc này trong giai đoạn đầu.

Phạm vi nhãn của Sensitive Label

Phạm vi nhãn là một yếu tố quan trọng trong Sensitive Label. Nó xác định cài đặt nhãn có thể được định cấu hình và nơi nhãn có thể được hiển thị. Cấu hình phạm vi đảm bảo rằng các nhãn nhất định chỉ có thể được gán cho tài liệu và email chứ không phải cho vùng chứa. Khi được định cấu hình đúng, các tính năng Bảo vệ thông tin của Microsoft sẽ được hoạt động tốt.

Nhãn ưu tiên và Nhãn phụ

Người dùng sẽ tạo các nhãn này trong trung tâm quản trị của mình. Trên trang Labels, người dùng có thể xem các nhãn trên tab độ nhạy. Các nhãn trong danh sách sẽ được hiển thị theo thứ tự. Các nhãn có mức độ ưu tiên thấp nhất sẽ xuất hiện trước và các nhãn có mức độ ưu tiên cai sẽ xuất hiện dưới cùng.

Bằng cách sử dụng nhãn phu, người dùng có thể gán một hoặc nhiều nhãn bên dưới nhãn gốc. Điều này giúp người dùng thự hiện phân loại nhãn Office 365 chính xác trong số các tài liệu thuộc một danh mục nhật định. Nhãn con chỉ giúp người dùng hiển thị nhãn trong các nhóm hợp lý dễ dàng hơn. Nhiều yếu tố khác có thể được đặt cấu hình và cập nhật để làm cho Sensitive Label trong Microsoft 365 trở nên hiệu quả hơn.