5 CÁCH ĐỂ TĂNG CƯỜNG CỘNG TÁC TRONG MICROSOFT TEAMS BẰNG POWER AUTOMATE

Các giải pháp tăng năng suất và dịch vụ của Microsoft được thiết kế tuyệt vời để tăng cường khả năng giao tiếp và cộng tác của bạn. Tuy nhiên, để tối đa hóa các khả năng này, cần kết hơp một số giải pháp phổ biến của Microsoft như SharePoint, Outlook, OneDriveTeams. Một công vụ đáng chú ý cho phép người dùng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian là Power Automate.

Microsoft Power Automate cho phép bạn thiết lập các quy trình để hoàn thành các tác vụ nhàm chán và kém năng suất nhất một cách dễ dàng. Nó giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung các các nhiệm vụ tiềm năng. Với sự trợ giúp của các mẫu tự động hóa nguồn điện đặt trước, bạn có thể thiết lập các quy trình một cách sễ dàng. Trong blog này, SOFT365 sẽ đưa ra 5 cách để tăng cường cộng tác và năng suất trong nền tảng Microsoft Teams bằng cách sử dụng các mẫu Power Automate.

Power Automate là gì?

Power Automate là một dịch vụ của Microsoft cho phép bạn thiết kế quy trình công việc của mình trên các ứng dụng và dịch vụ khác nhau để giúp hoàn thành công việc nhanh hơn. Một số tính năng của Power Automate bao gồm thu thập dữ liệu, nhận thông báo và đồng bộ hóa tệp. Để bắt đầu với Power Automate và quy trình công việc, bạn cần phải có tài khoản Microsoft hợp lệ và đủ quyền.

Dưới đây là 5 cách tăng cường cộng tác trong Microsoft Teams với các mẫu Power Automate.

1. Thông báo cho nhóm khi tệp được thêm vào SharePoint

Với sự trợ giúp của mẫu Power Automate này, bạn có thể đảm bằng rằng một nhóm trong nền tảng Microsoft Teams của bạn sẽ nhận được thông báo khi một tệp mới được thêm vào bất kỳ thư mục SharePoint được chỉ định nào. Để thiết lập quy trình này bạn cần làm theo những bước sau.

  • Truy cập Power Automate từ Trình khởi chạy ứng dụng Microsoft 365 của bạn.
  • Nhấp vào Templates từ thanh bên trái và tìm kiếm mẫu “Notify a team when a file is added to SharePoint”
  • Chọn mẫu và xác minh các kết nối nhóm và SharePoint ở dưới cùng

Kết nối - thông báo khi một tệp được thêm vào SharePoint

  • Nếu cần, hãy nhấp vào nhiều tùy chọn hơn và chọn “Add new connection”

Thêm kết nối - thông báo khi tệp được thêm vào SharePoint

  • Nhấp vào Continue để tiếp tục và chọn các giá trị mong muốn trong các trường được hiển thị trong cửa sổ tiếp theo.

Chi tiết kết nối - thông báo khi tệp được thêm vào SharePoint

  • Nhấp vào Create và quy trình sẽ được thiết lập và bật.

Dòng hiện đã được tạo và bật - thông báo khi có tệp được thêm vào SharePoint

  • Bạn sẽ nhận được tất cả các tùy chọn để tùy chỉnh, phân tích hoặc tắt quy trình từ trang quy trình.
  • Thêm tài liệu và kiểm tra quy trình.

Thông báo nhóm - thông báo khi có tệp được thêm vào SharePoint

2. Lên lịch cuộc họp với người gửi tin nhắn

Với mẫu này trong Power Automate, bạn có thể lên lịch cuộc họp với người gửi tin nhắn ngay từ hộp trò chuyện Nhóm của mình.

  • Truy cập trang chủ Power Automate của bạn và nhấp vào Template từ thanh bên trái.
  • Tìm kiếm mẫu “Schedule a meeting with a messenger sender” và nhấn chọn.

lên lịch cuộc họp với người gửi thư trong nhóm

  • Định cấu hình ID lịch và Múi giờ của Microsoft Teams từ dưới cùng.

chọn lịch và múi giờ

  • Nhấp vào Create, quy trình sẽ được lưu và bật.

Dòng hiện được tạo và bật - thông báo khi tệp được thêm vào SharePoint-1

  • Truy cập nền tảng Nhóm của bạn và nhấp vào biểu tượng tùy chọn khác được hiển thị ngay bên cạnh bất kỳ thư nào bạn nhận được.
  • Chuyển đến More actions và chọn Schedule a meeting with the message sender.

lên lịch cuộc họp với người gửi tin nhắn trong nhóm - từ tin nhắn

  • Nhập thông tin chi tiết về cuộc họp và lên lịch cho ngày giờ mong muốn.

lên lịch cuộc họp với người gửi tin nhắn trong Teams - Lên lịch cuộc họp bằng cách nhập chi tiết

  • Nhấp vào gửi để hoàn tất quy trình lên lịch cuộc họp.
  • Xem Lịch nhóm để xác nhận cuộc họp đã được lên lịch.

lên lịch cuộc họp với người gửi thư trong Teams - Xác minh bằng cách đi tới Lịch Teams

3. Theo dõi tin nhắn

Khi bạn bận rộn với nhiều công việc, tin nhắn và cuộc họp, sẽ rất khó để nhắc nhở bản thân về một cuộc trò chuyện cụ thể và theo dõi đúng giờ. Giờ đây, bạn có thể thiết lập một quy trình bằng Power Automate để nhắc bạn sau một khoảng thời gian nhất định để hành động theo thông báo nhạn được. Mẫu Theo dõi tin nhắn trong Power Automate giúp bạn thực hiện điều này.

  • Chuyển đến phần Template trong Trang chủ Power Automate và tìm kiếm ‘ Follow Up on a Message ‘.
  • Chọn mẫu và chọn kết nối Nhóm phù hợp ở dưới cùng.

Theo dõi tin nhắn - mẫu

Nhấn vào Continue và thực hiện các thay đổi cần thiết trên trang tiếp theo.

Theo dõi tin nhắn - thiết lập quy trình

  • Nhấp vào Save sau khi thực hiện tất cả các thay đổi cần thiết.
  • Truy cập nền tảng Microsoft Teams và đi tới biểu tượng tùy chọn khác được hiển thị bên cạnh bất kỳ thư nào bạn nhận được và chọn ‘ ‘Follow up on a message.’

Theo dõi tin nhắn

  • Chọn một khoảng thời gian từ cửa sổ xuất hiện và chọn ‘ Submit ‘.

Theo dõi một tin nhắn - chọn một khoảng thời gian

  • Bạn sẽ thấy một thông báo tương tự như thế này say khung thời gian đã chọn.

Theo dõi tin nhắn - lời nhắc

4. Đăng tin nhắn lên Microsoft Teams khi có email đến trong Microsoft 365 Outlook

Khi làm việc trong nền tảng Teams, bạn có thể không muốn rời khỏi môi trường Teams để kiểm tra email. Giờ đây, bạn có thể đặt thông báo tùy chỉnh khi email có các điều kiện đã xác định gửi đến tài khoản Outlook của bạn.

  • Chuyển đến Templates và chọn ‘Post Message to Microsoft Teams When an Email Arrives in Office 365 Outlook’.

Đăng thông báo trong Teams khi có email đến trong Outlook - Conitnue

  • Thiết lập đúng kết nối Microsoft Teams và Outlook ở dưới cùng.
  • Nhấp vào Continue và định cấu hình các trường như thư mục, điều kiện, ID & Kênh nhóm và định dạng thư.

thiết lập thư mục và điều kiện mong muốn

thiết lập thông số kỹ thuật Teams mong muốn và định dạng tin nhắn

  • Nhấp vào Save khi bạn hoàn tất.
  • Nếu điều kiện phù hợp, bạn sẽ nhận được thông báo như thế này đến kênh mong muốn.

5. Tạo một tác vụ từ một tin nhắn

Giờ đây, bạn có thể tạo tác vụ trong Planner từ bất kỳ thư nào trong Microsoft Teams. Phân công nhiệm vụ cho mọi người một cách nhanh chóng và hoàn thành công việc một cách dễ dàng. Mẫu “Create a task from a message’ trong Power Automate sẽ giúp điều đó trở nên khả thi.

  • Chuyển đến phần Template và chọn Create a task from a message mẫu thư từ danh sách.

chọn kết nối Nhóm và Planner - Tác vụ

  • Chọn các kết nối Teams và Planner phù hợp từ cuối trang và nhấp vào Continue .
  • Quy trình hiện đã được bật. Truy cập Microsoft Teams và chọn thêm tùy chọn bằng cách di chuột qua bất kỳ thư nào.
  • Chọn Create task from a message
  • Nhập tên nhiệm vụ và ngày đến hạn rồi nhấp vào Submit .

tạo tác vụ từ tin nhắn - tùy chọn tin nhắn Teams

  • Giờ đây, bạn sẽ nhận được thông báo tạo nhiệm vụ từ Power Automate trong nền tảng Teams của mình.
  • Bạn sẽ thấy tất cả thông tin nhiệm vụ trên thẻ. Bấm vào View task để đi đến trang nhiệm vụ.

Thông báo đã tạo nhiệm vụ - Nhiệm vụ

Trên đây là những cách đơn giản nhưng rất hiệu quả để nâng cao khả năng cộng tác và năng suất khi làm việc trên nền tảng Microsoft Teams. Hy vọng rằng những hướng dẫn về Power Automate này sẽ giúp bạn sử dụng các dịch vụ tốt hơn.