CÁC TÍNH NĂNG CAO CẤP CỦA MICROSOFT TEAMS ĐỂ CỘNG TÁC MẠNH MẼ

Mới đây, Microsoft đã cho ra mắt Microsoft Teams Premium hiện đang ở chế độ xem trước. Gói tính năng nâng cao này bắt đầu triển khai bản xem trước vào tháng 12 à sẽ tiếp tục cho đến hết tháng 1. Dự kiến Microsoft Teams Premium sẽ ra mắt rộng rãi vào tháng 2 năm 2023. Giá dự kiến cho Teams Premium sẽ là $10/month/user. Với Teams Premium người dùng sẽ được trải nghiệm những tính năng như cài đặt nâng cao, bảo mật và tuân thủ nâng cao, tích hợp các ứng dụng mở rộng…

Bản phát hành sắp tới của Microsoft Teams Premium mang đến những thay đổi quan trọng mà quản trị viên cần lưu ý. Với bản phát hành chung của Teams Premium, một số tính năng hiện tại của Teams sẽ chuyển từ giấy phép Microsoft Teams thực tế sang giấy phép Teams Premium. Để người dùng của bạn tiếp tục sử dụng các tính năng này, bạn sẽ cần mua và chỉ định giấy phép Teams Premium.

Các tính năng đang chuyển sang Teams Premium bao gồm:

  • Chú thích được dịch trực tiếp.
  • Đánh dấu dòng thời gian trong bản ghi cuộc họp Teams. 
  • Tổ chức tùy chỉnh Cảnh chế độ cùng nhau.
  • Nhận thông báo SMS dưới dạng lời nhắc cho Cuộc hẹn ảo. 
  • Phân tích tổ chức của Cuộc hẹn ảo trong trung tâm quản trị Teams.  
  • Chế độ xem hàng đợi đã lên lịch trong Cuộc hẹn ảo. 

Các cải tiến chính trong Microsoft Teams Premium

Microsoft Teams Premium là giấy phép bổ sung giúp nâng cao trải nghiệm Teams cho các tổ chức có đăng ký Microsoft 365. Nó được thiết kế để cung cấp các chức năng họp nâng cao và giúp quản trị viên đưa văn hóa họp của họ lên một tầm cao mới. Nó phù hợp cho nhiều loại cuộc họp, bao gồm cuộc họp trực tiếp, cuộc họp lớn, cuộc hẹn ảo và hội thảo trên web.

Mặc dù Teams Premium hiện đang ở dạng xem trước nhưng không phải tất cả các tính năng cao cấp đều khả dụng. Nhiều tính năng sẽ được phát hành trong suốt thời gian xem trước. Bây giờ, hãy xem tổng quan về những gì bạn có thể làm với các tính năng cao cấp của Teams.

  • Cài đặt cuộc họp được cá nhân hóa
  • Cài đặt cuộc họp do AI cung cấp
  • Cài đặt cuộc họp bảo mật nâng cao
  • Trải nghiệm hội thảo trên web chất lượng cao
  • Trải nghiệm cuộc hẹn ảo nâng cao

Cài đặt cuộc họp được cá nhân hóa

Xây dựng thương hiệu cho tổ chức của bạn và mở rộng văn hóa công ty qua các cuộc họp

  • Với Microsoft Teams Premium, các tổ chức có thể mở rộng thương hiệu và văn hóa công ty của họ trong các cuộc họp bằng cách sử dụng nền tùy chỉnh và bố cục tùy chỉnh. 
  • Việc thêm thương hiệu tùy chỉnh vào Microsoft Teams cho phép người dùng tùy chỉnh trải nghiệm với thương hiệu của công ty họ. Điều này cho phép họ tải lên biểu trưng của tổ chức để tạo ra một môi trường cá nhân hóa và chuyên nghiệp, nuôi dưỡng cảm giác thống nhất trong nhóm và với các đối tác bên ngoài.

Các mẫu cuộc họp tiêu chuẩn sẵn có để lên lịch nhanh

  • Với hướng dẫn cuộc họp hoàn toàn mới trong Teams Premium, các tùy chọn cuộc họp sẽ được đặt tự động , dựa trên loại cuộc họp như cuộc gọi khách hàng, cuộc họp động não hoặc cuộc gọi bộ phận trợ giúp. Tính năng này cải thiện trải nghiệm Teams bằng cách tiết kiệm nhiều thời gian trong việc thiết lập các tùy chọn cuộc họp, đây là nhiệm vụ trước đây chỉ quản trị viên CNTT mới có thể thực hiện được. 
  • Điều này giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ nhu cầu cấu hình thủ công. Các hướng dẫn có thể được tùy chỉnh và quản lý bởi quản trị viên CNTT để đảm bảo rằng các cuộc họp tuân thủ các chính sách và thông lệ tốt nhất của công ty. 

Mẫu cuộc họp trong Teams Premium Preview

Cài đặt cuộc họp do AI cung cấp

AI mạnh mẽ để tạo bản dịch trực tiếp trong các cuộc họp

  • Như chúng ta đã biết, các cuộc họp Teams có phụ đề trực tiếp do AI tạo ra có thể giúp đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều có thể hiểu những gì đang được nói, bất kể ngôn ngữ hoặc khả năng nghe của họ. 
  • Với Teams Premium, người tổ chức cuộc họp có thể bật phụ đề được dịch trực tiếp cho tất cả những người tham dự, đảm bảo rằng mọi người đều có thể thưởng thức và hiểu cuộc trò chuyện bất kể rào cản ngôn ngữ. 
  • Việc bổ sung tính năng dịch phụ đề theo thời gian thực sang 40 ngôn ngữ nói khác nhau có thể giúp các cuộc họp trở nên hòa nhập hơn đối với những người tham gia nói các ngôn ngữ khác nhau

Tóm tắt thông minh về các cuộc họp để tăng năng suất

  • Tóm tắt thông minh trong Teams Premium là một tính năng sử dụng công nghệ AI để cải thiện năng suất và hiệu quả của các cuộc họp. Nó sử dụng AI để đề xuất các mục hành động và chỉ định chủ sở hữu cho các nhiệm vụ tiếp theo , điều này có thể giúp đảm bảo rằng các hành động quan trọng không bị bỏ lỡ. 
  • Ví dụ: giả sử bạn có một cuộc họp nhóm hàng tuần, nơi các chủ đề khác nhau được thảo luận và các quyết định được đưa ra. Với Bản tóm tắt thông minh, AI có thể phân tích và có thể đề xuất kiểm tra các tệp cụ thể và thậm chí chỉ định chủ sở hữu cho các tác vụ tiếp theo. Điều này có thể giúp đảm bảo mọi người đều thống nhất về những việc cần làm. 
  • Ngoài ra, Bản tóm tắt thông minh tạo ra các bản ghi cuộc họp thông minh hơn bằng cách tự động tạo các chương. Nó cũng làm nổi bật những khoảnh khắc quan trọng như khi tên của một người cụ thể được đề cập hoặc khi màn hình được chia sẻ, giúp người dùng dễ dàng xem lại và nắm bắt nội dung của cuộc họp. 

Bản tóm tắt thông minh trong Teams Premium Preview

Tìm kiếm bản ghi thông minh hơn được AI hỗ trợ

  • Là một phần của Bản tóm tắt thông minh, còn có một tính năng tìm kiếm được cải tiến, nơi bạn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin chính trong bản ghi cuộc họp bao gồm các đề xuất được cá nhân hóa cho người nói.  
  • Những đề xuất này dựa trên những người bạn làm việc chặt chẽ, điều này có thể giúp bạn tìm kiếm thông tin qua biên bản cuộc họp hiệu quả hơn để biết thông tin có thể đặc biệt liên quan đến bạn và công việc của bạn.

Cài đặt cuộc họp bảo mật nâng cao

Làm mờ cho các cuộc họp chứa nội dung nhạy cảm cần bảo mật

  • Bằng cách có Teams Premium, giờ đây có thể bảo vệ tính bảo mật của các cuộc họp nhạy cảm trong Teams bằng hình mờ tùy chỉnh . Các cuộc họp nhóm có thể hiển thị hình nền mờ trên cả nội dung được chia sẻ trên màn hình và video của người dự. 
  • Điều này giúp bảo vệ tính bảo mật của nội dung được chia sẻ bằng cách ngăn chặn các ảnh chụp màn hình trái phép và cũng giúp xác định nguồn thông tin bị rò rỉ dễ dàng hơn. 

Mã hóa đầu cuối để tăng cường bảo mật cho các cuộc họp

  • Khi các cuộc họp trong Teams được mã hóa hai đầu, chỉ những người tham gia cuộc họp mới có thể nghe nội dung liên lạc và không bên nào khác, kể cả Microsoft, có quyền truy cập vào cuộc hội thoại đã được giải mã. 
  • Mã hóa đầu cuối được hỗ trợ cho các cuộc họp giữa hai bên khi họ đang sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng khách Teams trên máy tính cho Windows hoặc Mac hoặc thiết bị di động có bản cập nhật mới nhất cho iOS và Android. Tuy nhiên, các cuộc họp được tham dự qua trình duyệt hiện không hỗ trợ mã hóa đầu cuối. 
  • Khi bạn bật tùy chọn E2EE cho cuộc gọi hoặc cuộc họp 1:1, tùy chọn này có thể giới hạn một số tính năng và khiến bộ phận CNTT khó quản lý cuộc họp hơn. Các tính năng như ghi âm, phụ đề trực tiếp và chuyển cuộc gọi sẽ không khả dụng với E2EE. Điều này có nghĩa là E2EE chỉ nên được sử dụng cho các tình huống cụ thể và được nhắm mục tiêu để duy trì tính bảo mật và tuân thủ.

Mã hóa đầu cuối trong các cuộc họp nhóm

Bảo vệ cuộc họp tự động bằng cách sử dụng nhãn độ nhạy

  • Microsoft mở rộng ghi nhãn độ nhạy cho lời mời họp cho các cuộc họp nhóm được bảo vệ. Tính năng này giúp các tổ chức đảm bảo thông tin nhạy cảm chỉ được chia sẻ với cá nhân phù hợp và tất cả các thành viên trong nhóm đều biết về tính nhạy cảm được thảo luận
  • Quản trị viên tuân thủ phải có ít nhất đăng ký E5 và giấy phép Teams Premium trong tổ chức để sử dụng nhãn nhạy cảm trong các cuộc họp Teams. Trong trường hợp là người dùng cuối, bạn phải có cả hai.
    Với nhãn nhạy cảm, quản trị viên có thể kiểm soát nhiều hơn đối với cài đặt cuộc họp, bao gồm: ai được phép bỏ qua phòng chờ, ai có thể trình bày, ai có thể ghi âm, mã hóa video và âm thanh cuộc họp, ghi âm tự động, đánh dấu video để chia sẻ màn hình và luồng camera và bật hoặc tắt trò chuyện cũng như sao chép trò chuyện vào khay nhớ tạm. Lưu ý rằng một số tùy chọn bảo vệ cuộc họp sẽ chỉ có hiệu lực cho phiên bản tiếp theo của cuộc họp, sau khi tất cả những người tham gia đã rời khỏi và tham gia lại.

Trải nghiệm hội thảo trên web chất lượng cao

Danh sách chờ đăng ký và phê duyệt thủ công

  • Microsoft Teams Premium bao gồm các khả năng hội thảo trên web nâng cao, chẳng hạn như danh sách chờ đăng ký và tính năng phê duyệt thủ công. Danh sách chờ đăng ký cho phép thêm người đăng ký hội thảo trên web ngay cả khi sự kiện đã hết chỗ. Những người đăng ký này sẽ được thêm vào danh sách chờ và sẽ tự động được chuyển sang trạng thái đang chờ phê duyệt khi các điểm mở ra. 
  • Tính năng phê duyệt thủ công cho phép người tổ chức xem lại thông tin đăng ký của những người trong danh sách chờ và quyết định phê duyệt hay từ chối từng người đăng ký. Tính năng này cung cấp cho người tổ chức nhiều quyền kiểm soát hơn đối với những người có thể tham dự hội thảo trên web và giúp đảm bảo rằng chỉ những người tham dự đủ điều kiện mới tham gia. 

Danh sách chờ đăng ký và Phê duyệt thủ công trong các cuộc hẹn ảo

Tùy chỉnh thời gian bắt đầu và kết thúc đăng ký

  • Khi sử dụng các khả năng hội thảo trên web nâng cao trong Microsoft Teams Premium, bạn cũng có thể tùy chỉnh thời gian bắt đầu và kết thúc đăng ký cho sự kiện của mình. Tính năng này cho phép bạn chỉ định thời điểm bắt đầu và kết thúc đăng ký, giúp bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với quy trình lập kế hoạch sự kiện. 
  • Kiểm soát khung thời gian đăng ký sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn số lượng người tham dự mà bạn mong đợi và cũng để lên kế hoạch cho sự kiện của bạn cho phù hợp. 

Email nhắc nhở tự động cho hội thảo trên web

  • Để thu hút người tham dự và tạo hứng thú cho hội thảo trên web, Microsoft Teams Premium cung cấp khả năng gửi email nhắc nhở tự động tới những người đăng ký đã xác nhận vào ngày diễn ra sự kiện. 
  • Những email này có thể được tùy chỉnh bằng tiêu đề có nhãn hiệu tùy chỉnh và bao gồm thông tin chi tiết về hội thảo trên web, chẳng hạn như ngày, giờ và chủ đề. Ngoài ra, những email nhắc nhở này sẽ bao gồm một liên kết để người tham dự tham gia sự kiện trong ngày. 

Phòng xanh ảo

  • Microsoft Teams Premium cung cấp tính năng phòng màu xanh lá cây ảo cho phép người tổ chức và người thuyết trình kết nối cũng như quản lý các hành động hậu trường trước một sự kiện, giống như phòng màu xanh lá cây thực tế. Phòng màu xanh lá cây ảo là không gian dành riêng tách biệt với người tham dự, nơi người tổ chức và người thuyết trình có thể giao tiếp với nhau, theo dõi trò chuyện và hỏi đáp, quản lý cài đặt người tham dự và xem lại nội dung trước khi sự kiện bắt đầu. 
  • Nó cho phép những người thuyết trình chuẩn bị tốt hơn cho sự kiện, xem lại chương trình nghị sự và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Chức năng phòng xanh ảo chưa được hỗ trợ trên điện thoại di động. 

Kiểm soát những gì người tham dự nhìn thấy  

  • Tương tác là một yếu tố quan trọng giúp hội thảo trên web thành công và khả năng quản lý những gì người tham dự nhìn thấy là một tính năng quan trọng giúp giữ chân người tham dự. Với tính năng này, người tổ chức có thể tùy chỉnh chế độ xem người tham dự để người tham dự chỉ nhìn thấy nội dung và người tham gia mà người tổ chức muốn họ xem, tránh những phiền nhiễu có thể xảy ra. 
  • Tính năng này cho phép người tổ chức kiểm soát luồng trình bày, chỉ hiển thị nội dung và người tham gia có liên quan đến chủ đề.

Trải nghiệm cuộc hẹn ảo nâng cao

Các cuộc hẹn ảo được cá nhân hóa

  • Với Microsoft Teams Premium, người tổ chức có thể tạo điều kiện cho người tham dự trải nghiệm mượt mà bằng cách cung cấp cho họ các tùy chọn để tham gia cuộc họp ảo có thương hiệu tùy chỉnh thông qua trình duyệt trên thiết bị di động của họ mà không cần tải xuống ứng dụng Teams. 
  • Nó cũng bao gồm khả năng gửi lời nhắc bằng văn bản tới người tham dự , điều này có thể giúp đảm bảo rằng họ không quên cuộc họp. 

Lên lịch các cuộc hẹn linh hoạt và tối ưu

  • Một trong những khả năng nâng cao mà Teams Premium cung cấp là xếp hàng cuộc hẹn, cho phép người lên lịch quản lý một số lượng lớn cuộc hẹn và người tham dự. Tính năng này có thể tiết kiệm thời gian và công sức của người lên lịch, đồng thời mang lại trải nghiệm tốt hơn cho người tham dự. 
  • Hàng đợi cuộc hẹn cho phép người lên lịch tạo danh sách chờ ảo cho người tham dự và tự động chỉ định thời điểm cuộc hẹn khả dụng tiếp theo cho người tiếp theo trong hàng đợi, điều này có thể giúp đảm bảo rằng tất cả người tham dự đều có thể lên lịch cuộc hẹn kịp thời. 

Thông tin chi tiết và phân tích sử dụng phong phú

  • Một trong những thách thức của các cuộc hẹn ảo là thiếu các số liệu về việc tham dự và tham gia, điều này có thể gây khó khăn cho việc thu thập thông tin chi tiết và hiểu xu hướng để cải thiện trải nghiệm của khách hàng và kết quả kinh doanh. Ngoài báo cáo Mức sử dụng cuộc hẹn ảo của Teams, Microsoft Teams Premium còn cung cấp các phân tích để giúp người lập lịch biểu và người tổ chức xem xu hướng sử dụng và lịch sử của cuộc hẹn ảo . 
  • Điều này bao gồm các số liệu như vắng mặt, thời gian chờ đợi và tỷ lệ tham dự có thể được xem ở các cấp độ khác nhau như nhân viên, bộ phận và tổ chức, qua đó cho phép hiểu dữ liệu toàn diện hơn. 

Với những tính năng nâng cao này Microsoft Teams Premium hứa hẹn sẽ đem đến những trải nghiệm làm việc và cộng tác thông minh cho người dùng. Hiện tại, Teams Premium có phiên bản dùng thử với gói 25 giấy phép và cho phép các tổ chức trải nghiệm trong 30 ngày. Sau khi thời gian dùng thử kết thúc các tài khoản được cấp giấy phép sẽ mất quyền truy cập vào các tính năng cao cấp. Giá dự kiến của giải pháp này là 10$/user/month. Chúng tôi sẽ sớm cập nhật lại giá chính xác khi Microsoft đưa ra bản phát hành chính thức vào tháng 2 tới.