HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT TEAMS ĐỂ THAM GIA TRỰC TIẾP CUỘC HỌP TRÊN ZOOM

Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Teams và muốn tham gia vào cuộc họp trên Zoom. Bạn có thể sử dụng tính năng tham gia với vai trò khách từ Microsoft Teams trực tiếp vào Zoom.

Tính năng này cho phép người dùng Microsoft Teams có thể tham dự vào Zoom Meetings chỉ với một cú nhấp chuột. Nếu bạn không chọn phần thiết lập tham gia với vai trò khách từ Microsoft Teams, bạn sẽ chỉ có thể tham gia và nghe cuộc họp từ Zoom Meetings, không thể trò chuyện hay tương tác được với người thuyết trình.

Sử dụng Microsoft Teams Rooms để tham gia các cuộc họp Zoom

Thiết bị Microsoft Teams Rooms hỗ trợ trải nghiệm một chạm để tham gia các cuộc họp trực tuyến của bên thứ ba, còn được gọi là Tham gia trực tiếp với tư cách khách. Khi được bật, bạn có thể sử dụng Teams Rooms để tham gia các cuộc họp được tổ chức trên Cisco Webex và Zoom dễ dàng như bạn có thể tham gia các cuộc họp được lưu trữ trong Microsoft Teams.

Các thiết bị và dịch vụ được hỗ trợ:

• Microsoft Teams Rooms trên Windows, tất cả các kiểu máy được chứng nhận – Zoom, Cisco Webex
• Microsoft Teams Rooms trên các mẫu được chứng nhận Android, Poly, Yealink và Logitech – Zoom

Trước khi có thể tham gia các cuộc họp của bên thứ ba từ Teams Rooms, bạn cần thực hiện những việc sau:

• Định cấu hình hộp thư Exchange Online của Teams Rooms để xử lý lời mời tham gia các cuộc họp của bên thứ ba.
• Đảm bảo rằng tổ chức của bạn không có bất kỳ chính sách nào ngăn bạn kết nối với các dịch vụ họp của bên thứ ba.
• Định cấu hình Teams Rooms để cho phép các cuộc họp của bên thứ ba.

Bước 1: Cho phép xử lý lời mời trên lịch cho các cuộc họp của bên thứ ba

Điều đầu tiên bạn cần làm để kích hoạt trải nghiệm tham gia một chạm từ Teams Rooms là đặt quy tắc xử lý lịch cho hộp thư phòng Exchange Online của thiết bị. Hộp thư trong phòng cần cho phép các cuộc họp bên ngoài và giữ nội dung và chủ đề thư để nó có thể thấy URL cần thiết để tham gia cuộc họp của bên thứ ba. Để đặt các tùy chọn hộp thư phòng này bằng cách sử dụng lệnh ghép ngắn Set-CalendarProcessing , hãy làm như sau:

1. Kết nối với Exchange Online PowerShell. Để biết thêm thông tin, hãy xem Kết nối với Exchange Online PowerShell với xác thực cơ bản hoặc Kết nối với Exchange Online PowerShell bằng xác thực đa yếu tố , tùy thuộc vào phương pháp xác thực của bạn.
2. Lấy Tên chính của Người dùng (UPN) của hộp thư phòng nếu bạn không biết bằng cách chạy lệnh sau:
   

   Get-Mailbox | Where {$_.RoomMailboxAccountEnabled -eq $True} | Format-Table Name, UserPrincipalName

3. Tìm tên của hộp thư phòng được liên kết với thiết bị Teams Rooms của bạn và ghi lại UPN của hộp thư đó.
4. Sau khi bạn tìm thấy UPN của hộp thư phòng, hãy chạy lệnh sau. Thay thế <UserPrincipalName>bằng UPN của hộp thư phòng:
   

   Set-CalendarProcessing <UserPrincipalName> -ProcessExternalMeetingMessages $True -DeleteComments $False -DeleteSubject $False

Bước 2: Định cấu hình Office 365 Threat Protection và ghi lại liên kết

Để kích hoạt trải nghiệm tham gia một lần chạm, thông tin liên kết tham gia cuộc họp từ cuộc họp của bên thứ ba cần phải xuất hiện và có thể đọc được trong lời mời họp. Nếu tổ chức của bạn sử dụng tính năng liên kết an toàn của Microsoft Defender for Office 365 hoặc nếu bạn sử dụng giải pháp của bên thứ ba để quét tất cả các URL đến và đi để tìm các mối đe dọa, nó có thể thay đổi URL tham gia cuộc họp và làm cho cuộc họp không thể nhận ra bởi thiết bị Teams Rooms.

Nếu bạn sử dụng giải pháp của bên thứ ba, hãy tham khảo hướng dẫn cho giải pháp đó để thêm URL vào danh sách ngoại lệ ghi lại URL của nó.

Dưới đây là một số mục nhập ví dụ mà bạn có thể cần thêm vào danh sách cho Microsoft Defender for Office 365 Safe Links hoặc danh sách ngoại lệ ghi lại URL của bên thứ ba:

• Cisco Webex *.webex.com/*
• Zoom *.zoom.us/*, *.zoom.com/*, *.zoomgov.com/*

Bước 3: Bật cuộc họp của bên thứ ba trên Teams Room trên Windows

Bước cuối cùng bạn cần làm là cho phép Teams Rooms tham gia các cuộc họp của bên thứ ba. Các cuộc họp của bên thứ ba yêu cầu tên người dùng và địa chỉ email để tham gia với họ. Nếu tên người dùng và địa chỉ email mà bạn cần sử dụng khác với hộp thư trong phòng của thiết bị, bạn cần thêm chúng vào thiết bị của mình. Bạn có thể thực hiện việc này trong cài đặt Teams Rooms hoặc trong tệp cấu hình XML. Bạn có thể thực hiện việc này trong cài đặt Teams Rooms trên bất kỳ bản nào có khả năng hoặc trong tệp cấu hình XML cho Teams Rooms trên Windows.

Sử dụng thiết bị cài đặt:

1. Trên bảng điều khiển của Microsoft Teams Rooms, chọn More.
2. Chọn Settings, sau đó nhập tên người dùng và mật khẩu của quản trị viên thiết bị.
3. Tới tab Meetings, chọn các đơn vị bên thứ 3 bạn muốn  (ví dụ Zoom, Cisco Webex…)
4. Nếu bạn muốn tham gia các cuộc họp bằng tên người dùng và địa chỉ email được liên kết với hộp thư, chọn Join with room info.
5. Nếu bạn muốn tham gia cuộc họp bằng tên người dùng và địa chỉ email thay thế, hãy chọn Join with custom info và nhập thông tin bạn muốn.
6. Chọn Save and exit. Sau đó khởi động lại thiết bị.