HƯỚNG DẪN MÃ HÓA EMAIL VỚI MICROSOFT 365

Email thường là mục tiêu ưa thích của những kẻ tấn công để nhằm đánh cắp các thông tin quan trọng từ tổ chức của bạn. Đó cũng chính là lý do tại sao chúng ta nên mã hóa email để bảo vệ dữ liệu và thông tin cá nhân.

Bài viết dưới đây, SOFT365 sẽ hưỡng dẫn các bạn cách để thực hiện việc mã hóa email với Microsoft 365.

Mã hóa email trong Microsoft 365 là gì?

Mã hóa là nơi dữ liệu được xáo trộn hoặc mã hóa để không thể truy cập hoặc đọc cho đến khi được giải mã. Mã hóa dữ liệu có thể áp dụng cho các tình huống khác nhau. Tuy nhiên, trong bài viết này này sẽ tập trung vào mã hóa trong việc gửi và nhận email trong Microsoft 365.

Khi bạn gửi một Email, nó giống như gửi một lá thư. Bạn viết nó ra, thêm tên và địa chỉ, sau đó gửi nó trên đường đi. Tuy nhiên, mặc dù bạn là người đăng nó, bạn đang dựa vào những người và hệ thống khác để cung cấp nó cho bạn. Tất cả những gì bạn có thể làm là hy vọng rằng bức thư được kết thúc ở đúng nơi, đúng người và không bị bất kỳ ai khác chặn hoặc đọc trong suốt hành trình của nó.

Nhưng ngày nay, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô dựa vào email để liên lạc trong công ty và với khách hàng cũng như các công ty khác với thông tin bí mật và nhạy cảm.

Nghĩ về nó theo cách này; bạn có thể viết email và gửi nó như bình thường. Nhưng ngay sau khi email đó được gửi đi, nó sẽ được xáo trộn và tạo thành mã để trên đường đến người nhận, nó hoàn toàn vô nghĩa! Điều này có nghĩa là nếu email bị chặn tại bất kỳ thời điểm nào trong hành trình từ người gửi đến người nhận, sẽ không ai có thể hiểu được nội dung của email. Email chỉ được giải mã khi nó đến hộp thư dự kiến.

Các bước thực hiện mã hóa email trong Microsoft 365

Nếu bạn đang sử dụng email Microsoft 365, việc thực hiện mã hóa email này rất dễ dàng và hoàn toàn miễn phí. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bước thực hiện việc mã hóa này.

Ở đây, chúng ta sẽ gửi một email tới một người nhận trong công ty và một email bên ngoài sử dụng gmail. Điều này sẽ giúp chỉ ra sự khác biệt giữa lượt xem email dành cho nhân viên trong doanh nghiệp và địa chỉ email bên ngoài đối với những người không liên quan đến công ty.

Đầu tiên, ấn vào tab Options, bạn sẽ thấy nút Encrypt. Sau khi ấn vào nút này, sẽ hiện ra 4 tùy chọn mã hóa cho bạn.

Với tùy chọn Encrypt Only, bạn sẽ nhìn thấy biểu tượng ổ khóa trong phần xem trước email. Điều này cho người nhận biết rằng, email này đã được mã hóa.

Email này có thể mở và đọc được; sự khác biệt duy nhất là nó được mã hóa theo mức độ mà người nhận biết. Điều này cũng tương tự đối với tài khoản email bên ngoài.

Tài khoản Gmail (bên ngoài) thường yêu cầu thông tin đăng nhập Gmail của bạn để đảm bảo đó là người nhận chính xác.

Với tùy chọn thứ 2 là Do Not Forward. Với cả email trong và ngoài doanh nghiệp, tùy chọn này hạn chế người nhận chuyển tiếp email và còn hiển thị thông báo rằng email này đã được mã hóa.

Với tùy chọn thứ 3: Confidential – All Employees. Tùy chọn này cho phép các email trong doanh nghiệp có thể làm mọi thứ với email đó, như trả lời, chuyển tiếp và in ra mà không có hạn chế.

Còn với email bên ngoài doanh nghiệp, bạn không thể truy cập được vào email đó. Do email đặt ở chế độ chỉ cho nhân viên trong công ty, do đó các email bên ngoài sẽ không có quyền xem.

Điều này cũng tương tự đối với tùy chọn thứ tư. Sự khác biệt duy nhất là mức độ bảo mật của nội dung email.

Mã hóa email nâng cao

Tính năng mã hóa email nâng cao chỉ có sẵn trong các phiên bản email Enterprise, bao gồm Microsoft 365 E5 và Office 365 E5.

Với tính năng mã hóa email nâng cao này, người dùng có thể:

• Thiết lập thời gian hết hạn cho những email mã hóa.
• Thu hồi các email đã mã hóa.