HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ EMAIL TRONG MICROSOFT 365

Chính sách lưu trữ email trong Microsoft 365 là gì?

Chính sách lưu giữ Microsoft 365 là một tập hợp các quy tắc tự động giúp quản trị viên tuân thủ các nguyên tắc quy định, quản lý dữ liệu của công ty và tiết kiệm chi phí lưu trữ. Chính sách lưu giữ trong Microsoft 365 hoàn toàn khác biệt so với các nhãn sao lưu, lưu trữ, bảo vệ xóa hoặc nhãn lưu giữ.

Quản trị viên IT có thể tạo các chính sách lưu giữ dữ liệu trong Microsoft Compliance Center. Có một số cấu hình bạn có thể thay đổi:

1. Khoảng thời gian lưu giữ bắt đầu từ ngày tạo hoặc lần sửa đổi cuối cùng.
2. Các thao tác tiếp theo với nội dung sau khi hết thời gian lưu giữ (xóa, không xóa).
3. Khoảng thời gian nội dung sẽ bị xóa.
4. Giới hạn áp dụng các chính sách với các nội dung nhất định.

Chính sách lưu giữ email đảm bảo rằng email của bạn được lưu giữ trong một thời gian nhất định, ngay cả khi người dùng xóa chúng khỏi hộp thư của họ. Một điều cần nhớ là chính sách lưu giữ email không phải là một bản sao lưu. Sự khác biệt giữa chúng là nếu bạn muốn cài đặt toàn bộ một hộp thư từ một thời điểm nhất định, bạn sẽ không thể làm điều đó với một kho lưu trữ. Cũng có một số vấn đề mà bạn sẽ không thể tìm ra các email cũ nếu một nhân viên đã gửi email nhiều năm trước đó; bạn sẽ không gặp nhiều may mắn với một bản sao lưu. Bạn cần một kho lưu trữ.

Hướng dẫn thiết lập lưu trữ email trong Microsoft 365

Để thiết lập lưu trữ email trong Microsoft 365, bạn cần đăng nhập vào trang quản trị Microsoft 365 của bạn. Tài khoản của bạn cần có quyền Admin để thực hiện các bước thiết lập bên dưới.

Sau khi đăng nhập vào trang Admin Portal, bạn chuyển tới mục Compliance Centre. Sau đó, tìm tới vùng “Data lifecycle management”. Tiếp theo đó, bạn chọn tab Retention policies.

Sẽ không có chính sách nào có sẵn khi bạn mới bắt đầu thiết lập lần đầu. Để tạo một chính sách mới, bạn chọn vào +New retention policy

Để thiết lập một chính sách, bạn cần đặt tên cho nó, sau đó bạn có thể thêm mô tả mà bạn thấy phù hợp.

Để tiếp tục, hãy chọn “Next“, chúng ta sẽ giữ trạng thái tĩnh này và như bạn có thể thấy trong sơ đồ trên, bạn có thể chọn và bỏ chọn các vị trí khác nhau mà bạn muốn thiết lập chính sách. Bạn cũng có thể làm điều này với các nhóm Teams. Đối với blog này, chúng ta sẽ chỉ tập trung vào việc lưu giữ email.

Như hình trên, chúng ta tắt các vị trí không mong muốn.

Các chính sách này sẽ áp dụng cho tất cả người dùng và không có ngoài trừ. Bạn có thể hạn chế và chỉ định đối tượng mà bạn muốn áp dụng chính sách nếu cần.

Phần tiếp theo này rất quan trọng vì nó quyết định cách chúng ta muốn xóa hoặc giữ lại dữ liệu.

Như bạn có thể thấy, tùy chọn hàng đầu là hỏi chúng ta xem chúng ta muốn lưu giữ dữ liệu trong bao lâu. Nếu chính sách tuân thủ của bạn nói rằng bạn phải giữ nó trong 10 năm, thì bạn chọn tùy chọn đó, v.v. Bạn thậm chí có thể chọn một khung thời gian cụ thể để tùy chỉnh của mình.

Tùy chọn tiếp theo quyết định thời điểm bắt đầu khoảng thời gian lưu giữ. Có hai tùy chọn: một bắt đầu sau khi email được sửa đổi lần cuối hoặc một tùy chọn được tạo ban đầu.

Một điều khác cần chú ý là điều gì sẽ xảy ra sau khoảng thời gian lưu giữ. Bạn có thể tự động xóa email hoặc không làm gì cả, có nghĩa là nếu email bị xóa theo cách thủ công, điều đó cũng tốt; tuy nhiên, chúng sẽ chỉ bị xóa nếu được thực hiện thủ công.

Một tùy chọn khác là giữ lại các email mãi mãi. Điều này sẽ không đặt khoảng thời gian lưu giữ và sẽ không làm mất email. Nếu chúng bị xóa, chúng sẽ có thể được phát hiện mãi mãi.

Và lựa chọn cuối cùng là chỉ xóa các mục ở một độ tuổi nhất định. Điều này không liên quan gì đến việc giữ lại các email. Nó chỉ đơn giản có nghĩa là sau khi email đạt đến một thời gian nhất định.

Sau khi bạn đã gửi tất cả cài đặt cho chính sách lưu giữ của mình, sẽ mất khoảng 24 giờ để quy trình có hiệu lực. Nhưng như bạn có thể thấy, đây là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để triển khai vào doanh nghiệp của bạn.