HƯỚNG DẪN CƠ BẢN ĐỂ THIẾT LẬP CUỘC HỌP MICROSOFT TEAMS

Microsoft Teams được mệnh danh là Trung tâm làm việc nhóm với khả năng tương tác trực tiếp (qua Chat, Meeting, Notes), chia sẻ tài liệu (qua tệp đính kèm), đồng thời cho phép các thành viên trong nhóm tổ chức các cuộc họp và làm việc cùng nhau mọi lúc, mọi nơi một cách liền mạch. >> Tìm hiểu thêm về những lợi ích khi mua Microsoft Teams bản quyền

Bài viết sau đây, chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết cách thiết lập cuộc họp trực tuyến trên Microsoft Teams, những hướng dẫn cơ bản từ công tác trước khi diễn ra đến các tác vụ cần có trong cuộc họp.

Cách thiết lập cuộc họp Microsoft Teams?

Bạn có thể thiết lập cuộc họp trên Teams theo hai cách : thông qua Outlook và ứng dụng Microsoft Teams .

Thiết lập cuộc họp Microsoft Teams thông qua Outlook

Mở Outlook của bạn và nhấp vào biểu tượng Calendar được đặt ở góc dưới cùng bên trái. Sau khi lịch của bạn xuất hiện, hãy nhấn vào nút họp New Teams Meeting.

Cửa sổ hiển thị trong hình dưới đây sẽ xuất hiện và tất cả những gì bạn cần làm bây giờ là:

1.  Xác định tiêu đề của cuộc họp;
2.  Xác định người được yêu cầu tham dự cuộc họp và vai trò của mỗi thành viên trong cuộc họp.
3. Lập ngân sách thời gian của cuộc họp bằng cách thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc.
4. Gửi lời mời.

Vậy là, bạn vừa thiết lập một cuộc họp Microsoft Teams. Bạn có thể sử dụng các tính năng bổ sung để tạo thêm điểm nhấn cho cuộc họp của mình.

Xác định mục tiêu cuộc họp bằng cách ghi nhanh lý do cuộc họp và kết quả mong muốn. Bạn có thể làm điều đó dễ dàng bằng cách thêm một vài từ phía trên dòng họp Microsoft Teams.

Nếu bạn quyết định cần tổ chức cuộc họp này thường xuyên, cho dù đó là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm hoặc trong một khoảng thời gian tùy chỉnh khác, bạn có thể đặt cuộc họp định kỳ bằng cách nhấp vào nút Thực hiện Định kỳ (Make Recurring) và xác định kiểu lặp lại.

Tùy chọn này có thể rất hữu ích cho các nhóm kiểm tra và duy trì trách nhiệm giải trình.

Bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh Người tham dự , Microsoft Teams cho phép bạn xác định bạn có muốn nhận phản hồi cuộc họp của người tham dự hay không, bạn có muốn thêm khả năng để họ đề xuất một khoảng thời gian mới, cũng như giới hạn chuyển tiếp lời mời họp của bạn đến những người khác.

Thiết lập cuộc họp Microsoft Teams thông qua ứng dụng Microsoft Teams

Nếu bạn đang trò chuyện với ai đó trên Microsoft Teams và nhận ra rằng việc tham gia một cuộc họp nhanh sẽ hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian hơn, hãy nhấp vào biểu tượng Calendar ở cuối cuộc trò chuyện của bạn.

Cửa sổ nhập chi tiết cuộc họp sẽ xuất hiện. Hãy nhấp vào phần Hỗ trợ lập lịch (Scheduling Assistant) để thiết lập thời gian và đối tượng tham gia cuộc họp.

Sau khi chọn đúng thời điểm, chỉ cần nhấn Gửi và (các) đồng nghiệp của bạn sẽ nhận được lời mời họp.

Nhược điểm duy nhất của phương pháp này là nó không phải là phương pháp trực quan nhất.  Các thành viên sẽ ngay lập tức nhận được lời mời họp từ bạn bằng cách nhấn vào nút Gửi , nhưng không có thông tin bổ sung như tiêu đề cuộc họp, thời lượng, v.v.

Vì vậy, bạn có thể nói rằng đó không phải là tùy chọn thân thiện với người dùng nhất vì trước tiên người ta sẽ phải chuyển sang bước hai – Trợ lý lập lịch , để kiểm tra thời gian có sẵn và sau đó quay lại bước một – Chi tiết cuộc họp , để nhập chi tiết cuộc họp và gửi lời mời họp thích hợp.

Làm cách nào để tham gia cuộc họp Microsoft Teams?

Mọi người có lời mời hoặc liên kết , bất cứ lúc nào , từ bất kỳ thiết bị nào đều có thể tham gia cuộc họp của bạn .

Có nhiều cách để tham gia cuộc họp Microsoft Teams và một người có thể tham gia ngay cả khi được mời nhưng chưa cài đặt Microsoft Teams trên thiết bị của họ.

Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần theo dõi ai đó bên ngoài tổ chức của mình – họ chỉ cần nhấp vào liên kết đi kèm với lời mời qua email, như thể hiện trong hình bên dưới:

Làm cách nào để ghi lại cuộc họp Microsoft Teams?

Thống kê từ The Muse và Atlassian cho thấy 92% nhân viên thấy mình đa nhiệm trong các cuộc họp, 49% nhân viên thừa nhận rằng họ làm công việc khác không liên quan thay vì chú ý đến chương trình họp và 91% nhân viên mất tập trung trong các cuộc họp.

Đó là lý do tại sao, khi nói đến các cuộc họp với những công việc quan trọng , bạn nên ghi lại chúng như một hồ sơ vật lý mà người ta luôn có thể quay lại và làm mới các khía cạnh và kết quả chính mà bạn mong đợi.

Để ghi lại cuộc họp Microsoft Teams, hãy chuyển đến Tác vụ khác (More actions) hoặc dấu ba chấm được đặt ở bên trái dấu hiệu máy ảnh của bạn và nhấp vào đó. Trong menu thả xuống xuất hiện, hãy chọn tùy chọn Bắt đầu ghi (Start recording).

Sau khi bật bản ghi âm, bạn cũng tự động bật bản ghi âm trực tiếp. Mọi người tham gia cuộc họp sẽ được thông báo rằng quá trình ghi đã bắt đầu. Chỉ cần lặp lại quy trình và chọn tùy chọn Stop recording để dừng ghi. Sau đó, Microsoft Teams sẽ hỏi bạn xem bạn có chắc chắn muốn dừng ghi hay không và điều duy nhất bạn phải làm là xác nhận lựa chọn của mình.

Bạn có thể tìm thấy bản ghi cuộc họp Microsoft Teams ở đâu?

Sau khi bạn dừng ghi, bản ghi có thể được tìm thấy trong SharePoint nếu đó là cuộc họp kênh hoặc trong OneDrive nếu đó là bất kỳ loại cuộc họp nào khác.

Cuộc họp Microsoft Teams flash Q&A

URL cuộc họp Microsoft Teams (liên kết) có phải là duy nhất không?
Có, tất cả các URL cuộc họp (liên kết) là duy nhất và chúng không được sử dụng lại.

Các cuộc họp Microsoft Teams có được ghi lại không?
Mọi cuộc họp Microsoft Teams đều có thể được ghi lại để tham khảo trong tương lai, bao gồm các hoạt động chia sẻ âm thanh, video và màn hình. Tuy nhiên, nếu bạn không bật tùy chọn ghi, cuộc họp Microsoft Teams sẽ không được ghi.

Cuộc họp Microsoft Teams có phải là video hoặc âm thanh không?
Khi tham gia cuộc họp Microsoft Teams, camera cho cuộc gọi điện video sẽ tự động được BẬT. Tuy nhiên, bạn có thể tắt máy ảnh và chỉ tham gia cuộc gọi bằng âm thanh.

Cuộc họp Microsoft Teams có thể bắt đầu mà không có người tổ chức không?
Mọi người trong tổ chức của bạn có thể tham gia cuộc họp mà không cần người tổ chức có mặt, nhưng khách bên ngoài sẽ đợi trong sảnh đợi cho đến khi người tổ chức chấp thuận lối vào của họ.

Cuộc họp Microsoft Teams có miễn phí không?
Microsoft Teams được cung cấp bản quyền trong tất cả các gói Microsoft 365 và Office 365 cho doanh nghiệp. Do đó, để sử dụng bản quyền cho Microsoft Teams, khách hàng có thể mua Microsoft 365 các bản như: Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Basic. Hoặc mua Office 365 như: Office 365 E1, Office 365 E3 và Office 365 E5.

Ngoài ra, Microsoft Teams cũng cung cấp phiên bản miễn phí, khách hàng có thể đăng ký tài khoản Microsoft và tải miễn phí Teams tại đây.