Microsoft 365 bản quyền luôn khẳng định bản thân nó là một nền tảng linh hoạt bao gồm các tác vụ Office được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp. Sự thay đổi từ hệ thống cấu trúc cục bộ sang các ứng dụng đám mây là một thách thức về mặt tổ chức, nhưng những cấu trúc mới đã nhanh chóng chứng minh giá trị của chúng trong thực tế. Tuy nhiên việc chuyển đổi lên dịch vụ đám mây như của Microsoft 365 đặt ra nhiều vướng mắc cho người dùng về mức độ bảo mật của nó. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những mẹo bảo mật từ Microsoft 365 khiến cho doanh nghiệp của bạn luôn an toàn.
1. Tiêu chuẩn bảo mật khi xử lý email
Email vẫn là một trong những đường truyền dữ liệu thường xuyên bị tấn công. Những kẻ tấn công sẽ gửi nội dung có chứa dữ liệu độc hại khiến cho người dùng không may nhấn phải và xảy ra những sự cố mất cắp đáng tiếc. Sử dụng các chính sách trung tâm trong Microsoft 365, bạn hoàn toàn có thể chặn các tệp đính kèm có phần cuối cụ thể. Bằng cách này, các email có nội dung nguy hiểm tiềm ẩn sẽ không được truyền đến các cá nhân sử dụng trong doanh nghiệp của bạn.
Nó cũng có tác dụng khi giữ các bản ghi SPF để kiểm tra thư đến có thực sự được gửi từ máy chủ thư được chỉ định hay đó chỉ là bản ghi giả mạo. Chữ lý DKIM và kiểm tra DMARC cũng giúp phân biệt các email đáng tin cậy với những email độc hại.
Bạn cũng có thể cấu hình Outlook để nhân viên nhận được thông báo nếu thư đến từ một người gửi bên ngoài. Điều này giúp nhân viên của bạn phải đặc biệt cẩn thận với những thông tin như vậy dưới dạng tệp đính kèm, lời kêu gọi thực hiện thao tác nào đó với một liên kết web hoặc tiết lộ thông tin.
2. Ngăn chuyển tiếp thư tự động
Với Microsoft 365, quy tắc luông thư có thể được thực hiện dưới dạng chính sách. Một điểm quan trọng là việc hủy kích hoạt tính năng tự động chuyển tiếp đến các địa chỉ email bên ngoài hoặc riêng tư. Điều này sẽ ngăn những người bên ngoài có thể vô tình truy cập vào thông tin nội bộ.
3. Hạn chế quyền truy cập thông qua chính sách nhóm
Mọi nhân viên trong công ty của bạn cần có một số quyền truy cập nhất định trong internet và trong Microsoft 365 cho công việc hàng ngày của họ. Bằng cách này bạn có thể theo dõi các quyền truy cập cá nhân của nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này giúp bảo vệ doanh nghiệp trong trường hợp xảy ra sự cố bảo mật CNTT và hạn chế đang kể quyền truy cập từ các tài khoản bị xâm phạm. Điều này đặc biệt áp dụng cho các đối tượng là khách hoặc nhân viên tạm thời. Nếu có thể họ sẽ không được tiếp cận với dữ liệu sâu bên trong.
4. Kiểm soát luồng dữ liệu ra ngoài
Với Microsoft Defender for cloud apps cung cấp các công cụ được định cấu hình phù hợp và tự động chặn luồng dữ liệu được truyền ra ngoài hoặc thông báo cho những người thực hiện hành động đó.
Các biện pháp như vậy ngăn chặn việc gửi dữ liệu quan trọng ra ngoài tổ chức qua email, truyền dữ liệu đến các hệ thống đám mây khác hoặc chia sẻ địa chỉ IP và tên máy chủ với các đối tượng bên ngoài.
5. Sử dụng nhật ký Microsoft 365
Microsoft 365 tạo ra rất nhiều dữ liệu nhật ký hữu ích. Để sử dụng thông tin tốt nhất, cần có chiến lược lưu giữ và kiểm tra thích hợp. Bằng cách này, bạn có thể cải thiện việc giám sát môi trường CNTT của mình. Đồng thời, bạn có thể sử dụng nhật ký trong trường hợp xảy ra sự cố bảo mật để nắm được các đường dẫn tấn công vào hệ thống dữ liệu của bạn. Điều này giúp bạn đưa ra kết luận và quyết định đúng đắn để cải thiện mức độ an toàn thông tin trong doanh nghiệp.
6. Phương thức đăng nhập với MFA
Đối với các nền tảng có thể được truy cập qua internet, các biện pháp bảo mật đặc biệt phải được áp dụng cho các thông tin đăng nhập. Microsoft 365 cho phép sử dụng xác thực đa yếu tố (MFA) và giới hạn phân quyền truy cập, truy cập có điều kiện. MFA trên thực tế là bắt buộc đối với tài khoản của quản trị viên, nhưng bạn nên bảo mật tất cả các tài khoản của nhân viên trong công ty theo cách này.
Yếu tố thức hai có thể kiểm tra là dữ liệu sinh trắc học hoặc tin nhắn SMS. Với quyền truy cập có điều kiện, bạn có thể chỉ định như các địa chỉ IP từ một nước nào đó hoặc chỉ mạng công ty mới có quyền truy cập vào hệ thống.
7. Tài khoản và nhóm quản trị viên
Số lượng quản trị viên được giảm xuống mức tối thiểu tuyệt đối cần thiết để dễ dàng trong việc theo dõi và kiểm tra. Việc kiểm tra tài khoản quản trị viên, nhất là với các tài khoản có cùng quyền được thu thập để đảm bảo tông quan. Ngoài ra các tài khoản có quyền truy cập mở tộng chỉ có thể sử dụng để quản trị hệ thống. Đối với các nhiệm vụ sử dụng hàng ngày, tài khoản cá nhân là đủ để thực hiện.
8. Hạn chế chia sẻ dữ liệu
Nhiều doanh nghiệp cài đặt Microsoft 365 mặc định khi chia sẻ dữ liệu. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, cấu hình này quá mở và cần được điều chỉnh lại. Bằng cách cài đặt lại mặc định khi chia sẻ dữ liệu, bản phát hành bên ngoài có thể bị vô hiệu hóa. Sau đó, dữ liệu chỉ có thể được chia sẻ ra ngoài công ty hoặc với khách hàng nếu được cài đặt rõ ràng.
9. Nhận thức và rèn luyện
Một biện pháp khác để đảm bảo bảo mật thông tin và xử lý an toàn các nền tảng như Microsoft 356 chính là đào tạo cho nhân viên công ty. Một mặt, điều này giúp ngăn chặn các lỗi người dùng có thể gây ra rủi ro bảo mật. Mặt khác, khóa đào tạo cũng giúp nhân viên có thể nhận thức được toàn bộ tiềm năng của giải pháp mới. Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thoải mái với một nền tảng cụ thể có thể sử dụng linh hoạt các chức năng.
Các nhà cung cấp dịch vụ CNTT có năng lực như TSG – với hơn 11 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm bản quyền cũng như dịch vụ IT cho doanh nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trong việc đào tạo và nâng cao nhận thức về cách sử dụng Microsoft 365. Tại đây, bạn sẽ được đồng hành với tất cả các giai đoạn của quá trình chuyển đổi nền tảng.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì về giải pháp bảo mật Microsoft 365, đào tạo Microsoft 365 hoặc dịch vụ chuyển đổi sang Microsoft 365 hãy liên hệ ngay với chúng tối hôm nay để nhận được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp nhất.