IBM Lotus Notes là một trong những bộ ứng dụng quy trình và cộng tác. Nó cung cấp cho người dùng các công cụ gửi tin nhắn, email, lập lịch công việc, danh bạ và blog. Trước đây, khá nhiều doanh nghiệp sử dụng email của IBM Lotus Notes với nhiều tính năng độc đáo và phong phú. Tuy nhiên, với sự thay đổi nhanh chóng về các công nghệ, IBM Lotus Notes dần trở nên kém linh hoạt và hiệu quả hơn so với các đối thủ như Microsoft 365.
Trong bài viết này, SOFT365 sẽ hướng dẫn các bạn cách chuyển đổi hệ thống email IBM Lotus Notes sang Microsoft 365 một chi tiết và dễ thực hiện nhất.
Tại sao nên chuyển đổi email IBM Lotus Notes sang Microsoft 365
IBM Lotus Notes và Microsoft 365 là hai trình quản lý email được sử dụng rộng rãi. Mặc dù Microsoft 365 ngày càng phổ biến hơn. Lý do có thể là các tính năng nâng cao của nó và sự tiện lợi của nền tảng đám mây. Và sự thay đổi này đang tăng lên từng ngày dưới ảnh hưởng của các tính năng nâng cao của Microsoft 365.
Dưới đây là một số lý do chính tại sao bạn nên chuyển đổi email IBM Lotus Notes sang Microsoft 365:
- IBM Lotus Notes là một ứng dụng không thân thiện với người dùng như Microsoft 365.
- Microsoft 365 sử dụng ít RAM hơn để lưu trữ thông tin hộp thư so với IBM Lotus Notes.
- Người dùng thường gặp sự cố đồng bộ hóa giữa hai hệ thống nội bộ, chẳng hạn như IBM Lotus Notes và IBM Domino Server.
- Chuyển đổi sang Microsoft 365 cũng cho phép người dùng có được các tính năng hữu ích như họp trực tuyến qua Microsoft Teams, lưu trữ đám mây OneDrive và sử dụng bộ ứng dụng Office quen thuộc.
- Về chi phí, Microsoft 365 có giá cả phải chăng hơn nhiều so với Lotus Notes của IBM. Ngoài ra, Microsoft 365 cũng đưa cho doanh nghiệp nhiều lựa chọn về các gói bản quyền để phù hợp với các quy mô khác nhau.
So sánh IBM Lotus Notes và Microsoft 365
| Tiêu chí | IBM Lotus Notes | Microsoft 365 |
| Giới hạn dung lượng hòm thư | Không giới hạn dung lượng hòm thư | Tối đa 50GB dung lượng hòm thư |
| Tùy chọn IMAP | Hỗ trợ giao thức IMAP | Sử dụng xác thực OAuth để kết nối với các giao thức IMAP, POP hoặc SMTP và truy cập dữ liệu email cho người dùng Microsoft 365. |
| Quản lý nội dung | Không cung cấp tùy chọn hỗ trợ quản lý nội dung | Microsoft 365 cung cấp nhiều công cụ để quản lý nội dung với SharePoint. |
| Cộng tác công việc | Không hỗ trợ các tính năng cộng tác công việc | Microsoft 365 cung cấp cho người dùng Microsoft Teams để dễ dàng trao đổi công việc, tạo các quy trình, phân công công việc và ký duyệt dễ dàng. Ngoài ra, người dùng cũng có thể cùng nhau cộng tác, chỉnh sửa tài liệu cùng nhau trên các ứng dụng Office Web. |
| Tính linh hoạt | IBM Lotus Notes không được thiết kế để làm việc trên nhiều thiết bị, nền tảng di động khác nhau. | Microsoft 365 cho phép người dùng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi trên PC, Mac, Web hoặc các ứng dụng di động. Nâng cao khả năng làm việc từ xa và linh hoạt của người dùng. |
| Phân nhóm tài nguyên | Mỗi một bộ phân trong IBM Lotus Notes sẽ được chia thành các cơ sở dữ liệu riêng biệt với nhau. | Trong Microsoft 365, các tài nguyên sẽ phân theo người dùng và được lưu trữ trong site SharePoint. |
Các bước chuyển đổi email IBM Lotus Notes sang Microsoft 365
Việc di chuyển email IBM Lotus Notes sang Microsoft 365 thường sẽ gặp khó khăn đối với nhiều người không có chuyên môn. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thực hiện di chuyển nếu có đủ tài nguyên, thời gian và thực hiện đúng theo các quy trình. Bạn có thể chọn chuyển đổi thủ công được thực hiện thông qua trình kết nối IMAP. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm bên thứ 3 hoặc dịch vụ chuyển đổi email Microsoft 365 từ các đối tác của Microsoft như TSG.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn tìm hiểu quá trình di chuyển diễn ra như thế nào, thì nên áp dụng phương pháp thủ công.
Quy trình chuyển đổi email IBM Lotus Notes sang Microsoft 365 có 4 bước:
- Sao lưu tệp cơ sở dữ liệu NSF cho IBM Lotus Notes.
- Tạo hộp thư người dùng mới trong Microsoft 365.
- Cấu hình kết nối IMAP (cổng TCP / IP) cho tài khoản người dùng.
- Đồng bộ hóa email từ IBM Lotus Notes với Microsoft 365 qua kết nối IMAP.
Trước khi bắt đầu di chuyển, chúng tôi khuyên bạn nên thông báo cho nhân viên của mình về toàn bộ quy trình. Việc di chuyển hộp thư có thể trở nên lộn xộn nếu nhân viên không biết về chúng; để tránh sự hỗn loạn, hãy đảm bảo gửi email liên quan đến sự kiện và sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà người dùng của bạn có thể có. Khi bạn đã hiểu, chúng tôi có thể bắt đầu quá trình di chuyển bằng cách làm theo các bước bên dưới:
1. Thực hiện sao lưu IBM Lotus Notes
Trong quá trình chuyển đổi, có khả năng xảy ra sự cố, vì vậy, nên sao lưu dữ liệu trong IBM Lotus Notes của bạn bằng cách sao lưu các tệp cơ sở dữ liệu NSF có chứa thông tin về hộp thư của người dùng. Các bản sao lưu rất quan trọng vì chúng cung cấp một điểm khôi phục (các loại) mà bạn có thể sử dụng nếu quá trình chuyển đổi của bạn không thành công và các tệp NSF bị hỏng.
2. Tạo hòm thư cho người dùng trên Microsoft 365
Bạn cần tạo một hộp thư mới cho từng tài khoản người dùng mà bạn định di chuyển từ Lotus Notes sang Microsoft 365. Để dễ dàng xác minh chéo, hãy đảm bảo rằng tất cả các chi tiết đều giống nhau giữa hồ sơ người dùng Microsoft 365 và Lotus Notes của họ hồ sơ khách hàng qua email.
3. Bật các cổng IMAP cho người dùng
Quá trình di chuyển thủ công IBM Lotus Notes sang Microsoft 365 diễn ra thông qua giao thức IMAP, vì vậy bạn cần bật cổng TCP / IP cho tất cả người dùng có hộp thư sẽ được di chuyển sang Office 365. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau đây:
- Điều hướng đến tab ‘Domino Administrator’ trong Lotus Notes của bạn
- Nhấp vào tab ‘Configuration’ trong ‘Domino Administrator’
- Chọn tệp Máy chủ (hoặc tài liệu) thích hợp
- Chuyển đến tab ‘Ports’, sau đó đến ‘Internet Ports’ rồi đến ‘Mail’
- Thay đổi ‘TCP/IP Port Value Status’ thành ‘Enabled’ cho cài đặt Thư (IMAP) (để giá trị số cổng TCP / IP mặc định thành ‘143’ vì điều đó dường như tương ứng với máy chủ IBM Domino)
- Nhấp vào ‘Save’ để áp dụng các thay đổi
4. Thiết lập Kết nối với Trình kết nối IMAP
Với các cổng TCP / IP của tài khoản người dùng được kích hoạt, giờ đây sẽ dễ dàng thiết lập kết nối thông qua trình kết nối IMAP có trong ứng dụng email khách IBM Lotus Notes. Giờ đây, bạn có thể đồng bộ hóa trực tiếp dữ liệu email Lotus Notes của mình với Microsoft 365 sau khi kết nối được thiết lập thành công. Tùy thuộc vào lượng dữ liệu bạn đang di chuyển, quá trình này có thể mất nhiều thời gian hơn.
Sau khi quá trình hoàn tất, quá trình di chuyển Microsoft 365 của bạn đã hoàn tất. Tất cả những gì bạn phải làm bây giờ là thông báo cho người dùng của bạn về điều tương tự, để họ có thể tiếp tục liên lạc qua email như trước.
Các điều cần chú ý khi chuyển đổi email Lotus Notes sang Microsoft 365
Khi thực hiện di chuyển Lotus Notes sang Microsoft 365, bạn cần lưu ý những điều sau:
- Các tệp NSF của bạn không được lớn hơn 1 GB để chúng được di chuyển.
- Bạn có thể muốn dọn dẹp hộp thư của người dùng và loại bỏ các email không liên quan; điều này sẽ làm giảm tổng lượng thông tin được di chuyển và do đó có thể đẩy nhanh quá trình.
- Đồng bộ hóa sổ địa chỉ của tài khoản người dùng của bạn trước khi quá trình di chuyển bắt đầu. Ngoài ra, bạn có thể gửi cho họ một email có hướng dẫn để làm như vậy.
- Bạn chỉ có thể di chuyển tối đa 15 hộp thư cùng một lúc vì đó là giới hạn của Lotus Extractor. Nếu bạn có nhiều hộp thư hơn để di chuyển, nó sẽ cần được thực hiện theo lô.
- Các mục nhập lịch từ Lotus Notes phải được di chuyển theo cách thủ công.
- Xác minh rằng tường lửa của công ty bạn không chặn quá trình (nó có thể xảy ra)
- Sao lưu dữ liệu NSF của bạn là rất quan trọng vì có khả năng quá trình di chuyển không thành công vì bất kỳ lý do gì, trong trường hợp đó, bạn cần thực hiện lại với trình kết nối IMAP.
- Tốt nhất, người thực hiện việc di chuyển nên có kinh nghiệm để giảm thiểu rủi ro.
Migrate IBM Lotus Notes sang Microsoft 365 sử dụng dịch vụ của SOFT365
Nếu bạn cảm thấy việc khó khăn trong việc chuyển đổi email IBM Lotus Notes sang Microsoft 365. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi!
TSG-SOFT365 là đối tác Vàng hàng đầu của Microsoft tại Việt Nam. Chúng tôi có hơn 11 năm kinh nghiệm trong việc hỗ trợ kỹ thuật và triển khai các dịch vụ liên quan đến các dịch vụ đám mây của Microsoft. TSG tự tin cung cấp tới khách hàng các sản phẩm Microsoft 365 với giá cả hợp lý nhất, dịch vụ chuyên nghiệp và tư vấn tận tâm.
Dịch vụ di chuyển email từ IBM Lotus Notes sang Microsoft 365 của TSG cung cấp gồm:
|
 |
| CHỨNG NHẬN ĐỐI TÁC BẢN QUYỀN SOFT365 - CÁC HÃNG PHẦN MỀM TRÊN THẾ GIỚI |
| THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN MUA PHẦN MỀM BẢN QUYỀN TẠI SOFT365 |
| Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ TSG Địa chỉ: Hà Nội: Tầng 2, Tòa nhà ATS, 252 Hoàng Quốc Việt, Bắc Từ Liêm, Hà Nội Hồ Chí Minh: Tầng 5, tòa nhà GIC, số 89 Vạn Kiếp, phường 03, quận Bình Thạnh, TP HCM Website: www.soft365.vn - store.soft365.vn | Email: info@tsg.net.vn Điện thoại: 024 7305 0506 | 028 7308 0508
Gặp tổng đài tư vấn: 0936 362 158 | info@tsg.net.vn GIẢI PHÁP HÀNG ĐẦU - DỊCH VỤ HOÀN HẢO |
SOFT365 - ĐỐI TÁC ỦY QUYỀN CỦA CÁC HÃNG PHẦN MỀM NỔI TIẾNG TRÊN THẾ GIỚI |