Nếu bạn đang cân nhắc về việc chuyển đổi hệ thống email của mình sang Microsoft 365. Thì có rất nhiều cách chuyển đổi cho bạn để lựa chọn. Mỗi cách chuyển đổi phụ thuộc vào các yêu cầu mà doanh nghiệp bạn đặt ra.
Trong bài viết này, SOFT365 sẽ giới thiệu qua cho các bạn về các kiểu chuyển đổi email sang Microsoft 365, những ưu điểm và nhược điểm của từng hình thức.
Các kiểu chuyển đổi email sang Microsoft 365
Để chuyển đổi từ các hệ thống email khác sang Microsoft 365, bạn có thể sử dụng 3 hình thức chuyển đổi, đó là: chuyển đổi toàn bộ (cutover), chuyển đổi theo giai đoạn (staged) và chuyển đổi lai (hybrid). Việc lựa chọn hình thức chuyển đổi sẽ phụ thuộc vào các yếu tố dưới đây:
- Số lượng đối tượng cần di chuyển.
- Lượng dữ liệu cần di chuyển.
- Số email đang có trong hệ thống.
- Phiên bản Exchange Servers bạn đang dùng.
- Thời gian thực hiện di chuyển.
- Các chi phí liên quan.
Đây là các yếu tố bạn cần làm rõ, khảo sát và lên danh sách trước khi thực hiện di chuyển hệ thống sang Microsoft 365. Sau khi đã làm rõ các thông tin trên, bạn sẽ có thể tìm hiểu tiếp về các hình thức di chuyển email.
Di chuyển email sang Microsoft 365 kiểu Cutover
Với kiểu migrate Cutover này, bạn sẽ di chuyển toàn bộ hòm thư, danh bạ, nhóm từ hệ thống Microsoft Exchange hiện tại sang Microsoft 365. Kiểu di chuyển này sẽ thực hiện di chuyển 1 đợt toàn bộ các mục liên quan đến email của người dùng. Sẽ không có tùy chọn để lựa chọn hòm thư nào không di chuyển tới hệ thống mới. Sau khi di chuyển hoàn tất, người dùng sẽ có có email trên hệ thống Exchange Server cũng sẽ được tạo email trên Microsoft 365.
Khi nào nên chọn kiểu di chuyển Cutover
Bạn nên chọn hình thức di chuyển Cutover khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Hệ thống email Exchange Server của bạn đang sử dụng là Exchange 2003, 2007, 2010, hoặc 2013. Đây là các phiên bản Exchange Server đã cũ và không còn được Microsoft cập nhât các bản vá bảo mật.
- Hệ thống email Exhcange Server của bạn có ít hơn 2000 hòm thư.
Theo Microsoft khuyến cáo rằng: “Mặc dù hình thức di chuyển Cutover này có thể hỗ trợ di chuyển lên tới 2000 hòm thư. Tuy nhiên, việc này sẽ tốt rất nhiều thời gian và công sức để tạo và di chuyển 2000 user trên Microsoft 365. Do đó, bạn chỉ nên áp dụng cách thức này với hệ thống có ít hơn 150 user.”
Nhược điểm của hình thức di chuyển Cutover
Nhược điểm lớn nhất của hình thức di chuyển này đó chính là bạn cần phải định cấu hình lại toàn bộ các thông tin Outlook của từng người dùng khi kết nối với Microsoft 365. Việc này cần rất nhiều công sức và sự chính xác khi thực hiện.
Di chuyển email sang Microsoft 365 kiểu Staged
Với kiểu migrate Staged này, bạn sẽ di chuyển toàn bộ người dùng và các tài nguyên hòm thư từ Exchange Server sang Microsoft 365. Hình thức di chuyển này sẽ chuyển đổi sang Microsoft 365 trong một khoảng thời gian. Khi quá trình di chuyển hoàn tất, tất cả hòm thư sẽ được lưu trữ trên Microsoft 365. Hình thức di chuyển này sẽ phù hợp với các công ty vừa và nhỏ.
Khi nào bạn nên chọn kiểu migrate stage?
Hình thức di chuyển này chỉ áp dụng cho các hệ thống Exchange Server 2003 và 2007. Với các phiên bản Exchange Server 2010 trở lên, bạn nên chọn hình thức di chuyển Cutover hoặc Hybird.
Yêu cầu quan trọng cho việc di chuyển theo giai đoạn là công cụ Directory Synchronization. Công cụ này sao chép tài khoản người dùng từ cơ sở dữ liệu Active Directory tại chỗ của bạn và thêm chúng vào Microsoft 365. Với di chuyển theo giai đoạn, các hộp thư được di chuyển theo lô trong một khoảng thời gian để có mức độ tồn tại chung cao và đơn giản. Người dùng có hòm thư trên Microsoft 365 cũng có thể gửi và nhận email từ người dùng trên on-premise. Họ có thể thấy người dùng khác trên Global Address List (GAL) nhưng họ không thể chia sẻ thông tin về tình trạng sẵn có của lịch hoặc truy cập người đại diện.
Di chuyển email sang Microsoft 365 kiểu Hybrid
Với kiểu di chuyển kết hợp, bạn có thể tích hợp Microsoft 365 với hệ thống Exchange Server tại chỗ, cũng như với dịch vụ AD hiện tại. Chức năng này tạo điều kiện thuận lợi cho việc đồng bộ hóa và quản lý tài khoản người dùng cho cả hai môi trường.
Trình hướng dẫn cấu hình kết hợp thiết lập liên kết và kết nối giữa môi trường Exchange tại chỗ và thuê bao Microsoft 365. Với triển khai kết hợp, các hộp thư có thể được di chuyển tự nhiên vào và ra khỏi Exchange Online. Cũng có thể giữ một số hộp thư tại chỗ và một số hộp thư trên Microsoft 365.
Bạn cũng có thể thêm đồng bộ hóa mật khẩu hoặc đăng nhập một lần (SSO) để người dùng có thể đăng nhập vào cả hai môi trường bằng thông tin đăng nhập tại chỗ của họ.
Khi nào chọn triển khai kết hợp
Nếu phiên bản Exchange Server của bạn đang chạy Exchange Server 2007 hoặc 2003 và bạn muốn kết nối với Microsoft 365. Bạn phải cài đặt ít nhất một bản Exchange Server 2013 hoặc Exchange Server 2010 SP3. Máy chủ này được sử dụng cho kết nối triển khai hỗn hợp, kết nối liền mạch Exchange và Exchange Online tại chỗ của bạn.
Di chuyển email sang Microsoft 365 kiểu IMAP
Các kiểu di chuyển email Staged, Cutover, Hybrid sử dụng Outlook Anywhere hoặc Exchange Web Services (EWS) để kết nối tới Microsoft 365. Với khách hàng không sử dụng Microsoft Exchange Server, bạn không thể sử dụng các kiểu di chuyển trên.
Khi đó, bạn sẽ sử dụng hình thức di chuyển Internet Message Access Protocol (IMAP). IMAP trích xuất thông tin từ hộp thư nguồn của bạn và sau đó đẩy nó vào Microsoft 365. Tuy nhiên, việc di chuyển IMAP bị hạn chế. Ví dụ: trong khi quá trình di chuyển các mục thư, nó không di chuyển lịch, danh bạ, ghi chú hoặc các loại mục khác. Ngoài ra còn có giới hạn 5.000.000 mục và tổng số 50.000 hộp thư.
Công ty bạn nên sử dụng hình thức chuyển đổi hệ thống email nào?
Mỗi hình thức di chuyển email sang Microsoft 365 trên đều có những ưu điểm và khuyết điểm riêng. Do đó, hãy xem xét kỹ các yếu tố về số lượng người dùng, lượng dữ liệu và các thành phần trong email của người dùng để tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian và công sức cho việc di chuyển.
Dù chọn hình thức nào đi chăng nữa, bạn cũng cần đặt yếu tố về di chuyển thành công các hòm thư, dữ liệu cần thiết. Đảm bảo rằng không có dữ liệu nào bị thiết sót hoặc mất trong quá trình di chuyển.
Nếu việc di chuyển này là thách thức lớn đối với doanh nghiệp của bạn. Hãy sử dụng dịch vụ di chuyển email của TSG.
Lựa chọn dịch vụ Migrate email sang Microsoft 365 của TSG, khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm về chi phí, thời gian và độ toàn vẹn của hệ thống email sau khi di chuyển. TSG-SOFT365 là đối tác Vàng hàng đầu của Microsoft tại Việt Nam. Chúng tôi có hơn 11 năm kinh nghiệm trong việc hỗ trợ kỹ thuật và triển khai các dịch vụ liên quan đến các dịch vụ đám mây của Microsoft. TSG tự tin cung cấp tới khách hàng các sản phẩm Microsoft 365 với giá cả hợp lý nhất, dịch vụ chuyên nghiệp và tư vấn tận tâm.
Đặc biệt, khi mua Microsoft 365 bản quyền tại TSG. Khách hàng sẽ nhận ngay chương trình ưu đãi chuyển đổi hệ thống với phí migrate 0 đồng. Giúp khách hàng loại bỏ những băn khoăn về chi phí và độ ổn định của hệ thống.
Dịch vụ di chuyển email sang Microsoft 365 của TSG cung cấp gồm:
|
 |
| CHỨNG NHẬN ĐỐI TÁC BẢN QUYỀN SOFT365 - CÁC HÃNG PHẦN MỀM TRÊN THẾ GIỚI |
| THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN MUA PHẦN MỀM BẢN QUYỀN TẠI SOFT365 |
| Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ TSG Địa chỉ: Hà Nội: Tầng 2, Tòa nhà ATS, 252 Hoàng Quốc Việt, Bắc Từ Liêm, Hà Nội Hồ Chí Minh: Tầng 5, tòa nhà GIC, số 89 Vạn Kiếp, phường 03, quận Bình Thạnh, TP HCM Website: www.soft365.vn - store.soft365.vn | Email: info@tsg.net.vn Điện thoại: 024 7305 0506 | 028 7308 0508
Gặp tổng đài tư vấn: 0936 362 158 | info@tsg.net.vn GIẢI PHÁP HÀNG ĐẦU - DỊCH VỤ HOÀN HẢO |
SOFT365 - ĐỐI TÁC ỦY QUYỀN CỦA CÁC HÃNG PHẦN MỀM NỔI TIẾNG TRÊN THẾ GIỚI |