GIẢI PHÁP SỐ HÓA KHÔNG CẦN GIẤY TỜ MANG ĐẾN NHIỀU LỢI ÍCH CHO NGÀNH GIÁO DỤC

Trong thời gian dài giãn cách xã hội, hàng triệu học sinh sẽ trở lại lớp học trực tuyến để hoàn thành chương trình học và vẫn đảm bảo an toàn sức khỏe trong thời kì dịch bệnh. Lúc này, các giải pháp kỹ thuật số đóng vai trò rất quan trọng trong hỗ trợ công tác giảng dạy và học tập từ xa. Nó giải quyết tất cả những thách thức của việc học tập và truy cập từ xa an toàn qua các công nghệ như hội nghị truyền hình, chia sẻ tài liệu đám mây và giải pháp chữ ký điện tử. Những giải pháp số hóa này mang đến giá trị tương đương như khi giáo viên và học sinh quay trở lại môi trường giáo dục trực tiếp.

Xu thế mới của giáo dục trực tiếp đòi hỏi các quy trình đơn giản hơn, không cần giấy tờ

Trong thời kì đại dịch, để sớm bình thường hóa mọi hoạt động, biện pháp hiệu quả nhất là tiêm chủng vacxin. Việc bình thường hóa ở trong môi trường giáo dục cũng vây. Tuy nhiên, số lượng học sinh quay trở lại trường học có tỷ lệ tiêm chủng khác nhau. Do đó, nhiều trường trong số đó sẽ yêu cầu phụ huynh ký giấy miễn trừ trách nhiệm. Công nghệ tài liệu kỹ thuật số có thể hợp lý hóa đáng kể quy trình ký, loại bỏ các giấy tờ rườm rà mà vẫn đảm bảo công tác ký cam kết diễn ra hiệu quả.  Bằng cách cho phép quản trị viên chia sẻ biểu mẫu qua email, thu thập chữ ký điện tử và theo dõi tiến trình của từng biểu mẫu từ một bảng điều khiển tập trung. Một giải pháp chữ ký điện tử nổi tiếng nhất hiện nay chính là Adobe Sign.

Và việc ứng dụng kỹ thuật số chỉ là bước khởi đầu. Trong suốt các học kỳ tới, ban giám hiệu nhà trường sẽ cần theo dõi sức khỏe của học sinh chặt chẽ hơn bao giờ hết – và phương pháp tiếp cận không cần giấy tờ đang làm cho công việc đó trở nên dễ dàng hơn nhiều. Thay vì mua phần mềm hồ sơ sức khỏe đắt tiền, nhiều trường học đang sử dụng con đường đơn giản hơn là số hóa hồ sơ sức khỏe học sinh hiện có của họ , hỗ trợ quá trình chuyển đổi liền mạch sang hồ sơ kỹ thuật số.

Một khi hồ sơ sức khỏe của trường học đã được số hóa, chúng ngay lập tức trở nên hữu ích hơn nhiều. Hồ sơ tài liệu dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp và gắn thẻ từ bất kỳ màn hình kỹ thuật số nào – có nghĩa là không cần phải đào bới những chiếc tủ lỉnh kỉnh để tìm xem học sinh nào đã được tiêm phòng hoặc những học sinh nào đã báo cáo các triệu chứng giống COVID trong quá khứ. Hơn nữa, hồ sơ sức khỏe kỹ thuật số có thể được lưu trữ trên các máy chủ được bảo vệ bằng mật khẩu, làm cho chúng an toàn hơn nhiều so với các tệp giấy.

Từ việc nhập học đến hồ sơ sức khỏe, các quy trình dựa trên giấy tờ lỗi thời chỉ đơn giản là không đo lường được thực tế mới về an toàn trường học. Môi trường giáo dục lành mạnh đòi hỏi các giải pháp tài liệu không cần giấy tờ – không chỉ giúp giữ cho học sinh an toàn hơn mà còn có thể nâng cao trải nghiệm học tập của các em.

Tài liệu kỹ thuật số nâng cao khả năng học tập trực tiếp và duy trì sự an toàn của trường học

Trong 12 tháng qua, học sinh đã phụ thuộc vào các bài học video và các bài tập không cần giấy tờ. Các nhà làm giáo dục cũng đã thấy được nội dung điện tử có thể thu hút người học mạnh mẽ như thế nào, nhiều số liệu chỉ ra rằng hơn một nửa số sinh viên đại học thích bài tập kỹ thuật số hơn là bài tập trên giấy. Điều đó có nghĩa là công nghệ kỹ thuật số sẽ vẫn là trọng tâm của giáo dục ngay cả khi COVID-19 đã được kiểm soát.

Trên thực tế, các công cụ kỹ thuật số có thể giúp việc quay lại trường học trực tiếp diễn ra suôn sẻ theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ, nội dung tương tác trên màn hình lớn hơn có thể cung cấp hình ảnh hấp dẫn hơn cho các bài thuyết trình, hay công nghệ quét mới nhất có thể sử dụng camera điện thoại thông thường để chuyển tác phẩm viết tay thành tệp PDF có thể chia sẻ .

Trang tính kỹ thuật số cũng an toàn hơn so với trang tính bằng giấy, thêm vào đó, chúng không bao giờ bị nhòe hoặc rách. Một số công nghệ còn giúp học sinh dễ dàng lưu bài tập của mình dưới dạng kỹ thuật số, ví dụ như các sản phẩm thuộc Adobe bản quyền. Ví du, Adobe Acrobat giúp bảo mật các tài liệu bài tập được an toàn tránh quay cóp hay nhìn trộm.

Trên thực tế, ngay cả khi đại dịch đã qua đi, các tài liệu kỹ thuật số vẫn sẽ tiếp tục giảm bớt gánh nặng liên quan đến giấy tờ cho học sinh. Ví dụ, một số trường đại học đã chuyển sang hệ thống thẻ ID cho sinh viên hoàn toàn không cần giấy tờ, giúp họ tiết kiệm vô số thời gian để xử lý thẻ mới và thay thế thẻ bị mất – chưa kể chi phí vật liệu và in ấn.