ĐỒNG BỘ CÁC TỆP ONEDRIVE, SHAREPOINT VÀ MICROSOFT TEAMS VỚI MÁY TÍNH VÀ ĐIỆN THOẠI

Trong thời kì giãn cách xã hội do dịch bệnh hiện nay, nhu cầu về một văn phòng điện tử có khả năng làm việc từ xa là cần thiết hơn bao giờ hết. Đứng trước những khó khăn về đảm bảo hiệu suất công việc khi làm việc từ xa thì các hãng phần mềm đã phát hành những giải pháp CNTT hữu ích, hỗ trợ doanh nghiệp khắc phục các vấn đề hiện tại. Và điều quan trọng bây giờ đối với các tổ chức và nhóm CNTT hỗ trợ họ tích hợp các công cụ và quy trình cần thiết để mọi người kết nối, cộng tác và sáng tạo từ mọi nơi.

>> Tìm hiểu thêm về: Làm việc từ xa trong mùa dịch hiệu quả với các công cụ từ Microsoft

Với sự phát triển và cải tiến không ngừng nghỉ, Microsoft liên tiếp cho ra mắt nhiều sản phẩm nổi trội, tính năng hiện đại đáp ứng nhu cầu của đa số người dùng trong hoàn cảnh giãn cách hiện nay. Một trong số đó là giải pháp OneDrive.

OneDrive không chỉ là một nơi để lưu trữ các tệp của bạn. Đó là một công cụ đồng bộ để cho phép bạn lưu trữ cục bộ các tệp OneDrive, SharePointMicrosoft Teams trên máy tính và điện thoại thông minh của mình để bạn có thể truy cập tệp từ xa mọi lúc mọi nơi.

Và khi chúng ta có quá nhiều dữ liệu ở nhiều nơi và cần cập nhật các thông tin mới trên dữ liệu một cách liên tục, thig việc lưu trữ dữ liệu trên OneDrive và đồng bộ toàn bộ chúng là cần thiết hơn bao giờ hết.

Trong bài viết sau, chúng ta hãy cũng bàn về các phương pháp đồng bộ hóa các tệp OneDrive, SharePoint và thậm chí là Microsoft Teams trực tiếp với máy tính hoặc điện thoại thông minh của bạn để truy cập ngoại tuyến bằng công cụ đồng bộ OneDrive.

1. TỔNG QUAN VỀ ĐỒNG BỘ TRÊN ONEDRIVE

backup onedrive

Với đồng bộ hóa, bạn có thể truy cập các tệp được lưu trữ trong OneDrive, SharePoint và Teams thông qua Windows Explorer và macOS Finder, đặc biệt hữu ích với những người dùng chung ổ đĩa và phải thao tác chuột thủ công để tải tệp của họ ngay qua Explorer hoặc Finder.

OneDrive cũng cho phép bạn chọn những tệp bạn muốn lưu trên thiết bị của mình để không làm quá tải bộ nhớ của nó với hàng tấn thư mục và tệp mà bạn không thực sự quan tâm. Mở tệp Office khi được kết nối với internet và nó sẽ tự động lưu tất cả các thay đổi giống như khi bạn mở trực tiếp qua OneDrive, SharePoint hoặc Teams. Mở tệp khi ngoại tuyến và các thay đổi sẽ tự động được tải lên vào lần tiếp theo bạn được kết nối lại.

1.1 Đồng bộ hóa với máy tính

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn có Ứng dụng OneDrive Sync Client — đó là tên chính thức của công cụ đồng bộ — hoặc bạn đã tải xuống và cài đặt nó. Nếu bạn có Windows 10, bạn nên cài đặt nó. Nếu không, bạn muốn tải xuống ( Windows | macOS | iOS | Android). Ứng dụng tương tự được sử dụng cho OneDrive cá nhân, như tài khoản Live hoặc Microsoft và OneDrive for Business cho tài khoản cơ quan và trường học. Bạn có thể tìm thấy nó thông qua menu Start và tìm kiếm trên OneDrive. Khi nó được mở, bạn sẽ thấy một logo OneDrive nhỏ màu xanh lam trong khay hệ thống. Nhấp vào đó để đăng nhập và bạn sẽ được thiết lập để đồng bộ hóa. Bạn có thể đăng nhập bằng nhiều tài khoản nếu muốn.

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn có Ứng dụng OneDrive Sync Client — đó là tên chính thức của công cụ đồng bộ — hoặc bạn đã tải xuống và cài đặt nó. Nếu bạn có Windows 10, bạn nên cài đặt nó. Nếu không, bạn muốn tải xuống ( Windows | macOS | iOS | Android). Ứng dụng tương tự được sử dụng cho OneDrive cá nhân, như tài khoản Live hoặc Microsoft và OneDrive for Business cho tài khoản cơ quan và trường học. Bạn có thể tìm thấy nó thông qua menu Start và tìm kiếm trên OneDrive. Khi nó được mở, bạn sẽ thấy một logo OneDrive nhỏ màu xanh lam trong khay hệ thống. Nhấp vào đó để đăng nhập và bạn sẽ được thiết lập để đồng bộ hóa. Bạn có thể đăng nhập bằng nhiều tài khoản nếu muốn.

1.2 Đồng bộ hóa với điện thoại thông minh

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã cài đặt ứng dụng OneDrive từ cửa hàng ứng dụng tương ứng. Đăng nhập bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn và bạn sẽ được thiết lập để đồng bộ hóa. Giống như ứng dụng dành cho máy tính để bàn, bạn có thể đăng nhập bằng nhiều tài khoản nếu muốn.

2. MỘT SỐ THỦ THUẬT KHI ĐỒNG BỘ TÀI LIỆU

2.1 Sử dụng đồng bộ hóa để tải lên các tệp lớn

Đầu tiên, SharePoint và OneDrive có thể chứa các tệp có kích thước lên đến 250 gigabyte. Nó thật khổng lồ. Nếu bạn đang tải lên các tệp lớn, đừng kéo và thả chúng trực tiếp vào Nhóm, OneDrive hoặc SharePoint. Thay vào đó, hãy kéo chúng vào một thư mục trong Explorer hoặc Finder và để công cụ đồng bộ hóa thực hiện công việc. Nếu bạn ngắt kết nối hoặc tắt máy tính của mình, nó có thể tiếp tục tải lên, trong khi nếu bạn phụ thuộc vào trình duyệt để tải lên nội dung, thì nó sẽ không thành công trong tình huống đó.

2.2 Chỉ đồng bộ hóa những gì bạn cần

Thứ hai, hãy để ý đến các biểu tượng màu xanh lam và xanh lục đó và nếu bạn bắt đầu hết dung lượng trên máy tính của mình, bạn muốn đặt một số tệp và thư mục lớn hơn mà bạn có thể không sử dụng thường xuyên thành chỉ dành cho đám mây . Chỉ sử dụng những gì bạn cần tại một thời điểm nhất định thay vì cố gắng tích trữ mọi thứ trên thiết bị của bạn. Bạn càng sử dụng nhiều dung lượng trên thiết bị của mình, thiết bị càng chạy chậm hơn. Để có trải nghiệm nhanh hơn, hãy chỉ lưu những thứ thực sự quan trọng. Mẹo nhanh: khi bạn ngừng lưu trữ cục bộ một tệp, tệp đó sẽ chuyển vào thùng rác. Dọn sạch thùng rác để lấy lại không gian.

2.3 Ngừng đồng bộ hóa Teams và các site bạn rời khỏi

Thứ ba, ngừng đồng bộ hóa các trang web IndividualTeams và SharePoint khi bạn không sử dụng chúng nữa. Về mặt lý thuyết, khi bạn bị xóa khỏi Teams hoặc Sites, bạn sẽ mất quyền truy cập, vì vậy bạn sẽ không thấy những tệp đó, nhưng nếu bạn chỉ loanh quanh để nhập ngẫu nhiên ở đây và ở đó, bạn không cần 100 gigabyte trang web đầy những thứ làm đầy ổ cứng của bạn.

2.4 Đồng bộ hóa mọi thứ trước khi bạn cần

Thứ tư, tải xuống mọi thứ trước khi bạn cần. Nếu bạn đang chuẩn bị tài liệu cho việc trình bày tại một cuộc họp lớn với khách hàng, bạn cần đảm bảo đã có tất cả các tệp cần thiết trên thiết bị của mình trước khi bắt đầu cuộc họp. Bằng cách đó, nếu bạn gặp sự cố khi kết nối internet kém thì bạn vẫn có các tệp có sẵn và có thể theo dõi chương trình làm việc hoặc chia sẻ các trang trình bày của mình. Thực sự cũng vậy với điện thoại. Có thể thỉnh thoảng xem lại chương trình làm việc trên điện thoại của bạn ngay cả trong khu vực không có dịch vụ di động và mạng wifi khó kết nối là điều vô cùng hữu ích.

2.5 Tìm hiểu thêm ứng dụng di động

Thứ năm, làm quen với ứng dụng di động OneDrive. Bạn có biết rằng bạn có thể quét tài liệu và bảng trắng và tạo pdf bằng ứng dụng không? Hãy thử ngay. Để lên cấp tiếp theo, hãy tải xuống ứng dụng Office dành cho thiết bị di động. Bạn có thể quét tài liệu và bảng và tự động tạo tài liệu Word và bảng tính Excel.

2.6 Sử dụng ‘Add shortcut to OneDrive’

Thứ sáu, tính năng Add shortcut to OneDrive có thể thực sự hữu ích nếu bạn muốn các tệp của mình được liệt kê ở một vị trí trung tâm. Điều này thực sự hữu ích.

2.7 Theo dõi đồng bộ hóa để tìm lỗi

Thứ bảy, hãy để ý đến biểu tượng OneDrive đó trong Windows và macOS. Nếu có vấn đề về đồng bộ hóa, nó có biểu tượng X dễ bỏ sót, có nghĩa là các tệp của bạn không thực sự được đẩy lên đám mây, điều này có thể dẫn đến các vấn đề từ nhỏ đến lớn. Vì vậy, hãy luôn lưu ý về trạng thái của ứng dụng. Đừng bao giờ coi đó là điều hiển nhiên.

2.8 Sử dụng các công cụ như thế nào?

Cuối cùng, biết khi nào sử dụng công cụ nào. OneDrive là lựa chọn tuyệt vời cho các tệp cá nhân của bạn, các site SharePoint Team và Microsoft Teams (2 công cụ này được tích hợp trong Office 365 bản quyền) rất tuyệt vời để cộng tác và SharePoint Communication Sites hoàn hảo để chia sẻ thông tin cho nhiều đối tượng.

CHỨNG NHẬN ĐỐI TÁC BẢN QUYỀN SOFT365 - CÁC HÃNG PHẦN MỀM TRÊN THẾ GIỚI
http://soft365.vn - https://store.soft365.vn/ - Hotline: 0936 362 158

THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN MUA PHẦN MỀM BẢN QUYỀN TẠI SOFT365
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ TSG
Địa chỉ: Hà Nội: Tầng 2, Tòa nhà ATS, 252 Hoàng Quốc Việt, Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Website: www.soft365.vn - store.soft365.vn | Email: [email protected]
Điện thoại: 024 7305 0506
Gặp tổng đài tư vấn: 0936 362 158 | [email protected]

GIẢI PHÁP HÀNG ĐẦU - DỊCH VỤ HOÀN HẢO
SOFT365 - ĐỐI TÁC ỦY QUYỀN CỦA CÁC HÃNG PHẦN MỀM NỔI TIẾNG TRÊN THẾ GIỚI

Leave a Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published.