CÁCH SỬ DỤNG ỨNG DỤNG POWERAPPS NGOẠI TUYẾN KHI NGƯỜI DÙNG BỊ NGẮT KẾT NỐI INTERNET

Ứng dụng PowerApps ngoại tuyến là phần mở rộng của phiên bản trực tuyến PowerApps giúp quy trình kinh doanh nhanh hơn và hiệu quả hơn. Với quyền truy cập ngoại tuyến, người dùng có thể tạo, chỉnh sửa, kiểm tra và chạy quy trình công việc của mình mà không cần kết nối Internet.

> Tư vấn mua Microsoft PowerApps

Nếu ứng dụng PowerApps đang ngoại tuyến, ứng dụng đó vẫn có thể gửi cảnh báo, nhận dữ liệu và thực hiện tác vụ. Khi Internet ngừng hoạt động, một ứng dụng được xây dựng dưới dạng ứng dụng ngoại tuyến sẽ tiếp tục chạy mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Và ứng dụng ngoại tuyến này có thể lưu dữ liệu và thông báo cho người dùng ngay cả khi không kết nối Internet.

Các ứng dụng ngoại tuyến giúp chia sẻ dữ liệu với những người làm việc từ xa hoặc đối tác bận rộn nhưng không phải lúc nào cũng có thể truy cập vào máy tính. Ví dụ: bạn có thể sử dụng quyền truy cập ngoại tuyến để chia sẻ bảng tính với nhân viên bán hàng đang đi công tác nhưng muốn cập nhật thông tin. Powerapps ngoại tuyến hoạt động trên máy Mac có kết nối internet đang hoạt động và thiết bị iOS có kết nối internet đang hoạt động. Nếu ứng dụng của bạn không chạy khi bạn ngoại tuyến, thì bạn cần kiểm tra tài khoản của mình xem có lỗi nào không trước khi thử bất kỳ bước sửa chữa nào.

Khi người dùng doanh nghiệp bị ngắt kết nối Internet, họ có thể không sử dụng được PowerApps như trong trường hợp trực tuyến. Đây là lý do tại sao các ứng dụng ngoại tuyến rất hữu ích. Các ứng dụng ngoại tuyến cho phép quản trị viên IT doanh nghiệp tạo các ứng dụng chạy trên thiết bị của người dùng mà không cần truy cập vào kết nối với đám mây. Mặc dù điều này có nghĩa là người dùng sẽ không có quyền truy cập vào dữ liệu của họ khi ứng dụng không được kết nối, nhưng quản trị viên IT doanh nghiệp vẫn có thể thu thập dữ liệu người dùng và cung cấp dữ liệu đó bất cứ khi nào người dùng trực tuyến trở lại.

1. POWERAPPS HOẠT ĐỘNG NHƯ THẾ NÀO KHI NGƯỜI DÙNG NGOẠI TUYẾN?

Khi người dùng từ xa bị ngắt kết nối, họ sẽ vẫn có thể sử dụng các ứng dụng PowerApps Ngoại tuyến. Tuy nhiên, họ sẽ không thể kết nối lại với đám mây. Nếu trong doanh nghiệp có một nhóm người được kết nối với cùng một màn hình ảo (VDI), thì quản trị viên IT doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin xác thực hiện có của người dùng để thiết lập một VDI khác với PowerApps.

Nếu có ứng dụng PowerApps cần sử dụng ngoại tuyến, quản trị viên IT doanh nghiệp có thể sử dụng phương thức LoadData() để tải dữ liệu vào ứng dụng của mình mà không cần kết nối Internet. Phương thức LoadData() tải dữ liệu từ một URL và lưu nó vào bộ nhớ cache cục bộ của ứng dụng trên thiết bị.

Phương thức LoadData() nhận hai đối số: một URL và một danh sách các giá trị có thể được trả về bởi hàm GetData(). Nếu bạn muốn sử dụng tệp dữ liệu đã lưu hiện có, hãy thêm tệp đó làm đối số thứ hai cho LoadData(). Điều này có thể hữu ích nếu ứng dụng của bạn trước đây được tạo bằng PowerApps và sau đó được chuyển sang một nền tảng khác (chẳng hạn như Windows Phone 8).

Nếu có một môi trường nơi nhiều người dùng sử dụng cùng một máy vật lý, thì việc thiết lập một máy mới là một bước đi thông minh cho mỗi người dùng. Bằng cách này, nếu một người dùng ngoại tuyến, một người dùng khác vẫn có thể kết nối và sử dụng PowerApps. Tuy nhiên, người dùng không thể tương tác với PowerApps trong thời gian thực nếu bị ngắt kết nối. Họ vẫn có thể xem giao diện người dùng và sử dụng trang tổng quan của mình, nhưng họ sẽ không thể tạo hoặc chỉnh sửa trang tổng quan mới.

Nếu có nhiều người dùng bị ngắt kết nối vào các thời điểm khác nhau, quản trị viên IT doanh nghiệp phải có cách để họ kết nối lại với ứng dụng. Đây là nơi PowerApps Service Desk có thể phát huy tác dụng. Bàn dịch vụ cho phép tổ chức của bạn quản lý tất cả người dùng từ xa thông qua một giao diện người dùng duy nhất – giúp bạn kiểm soát hoàn toàn ai có quyền truy cập vào nội dung và thời gian; từ một vị trí trung tâm.

Định hình Tương lai của Công việc với Khả năng Ngoại tuyến trong PowerApps

Khả năng ngoại tuyến của PowerApps rất hữu ích cho các tổ chức muốn cung cấp trải nghiệm ứng dụng tùy chỉnh cho người dùng của họ nhưng cần kết nối đáng tin cậy.

Các khả năng ngoại tuyến của PowerApps hoạt động bằng cách lưu trữ các biến và cài đặt trong bộ đệm ẩn cục bộ. Khi không kết nối, ứng dụng sẽ sử dụng dữ liệu được lưu trong bộ nhớ cache để đưa ra quyết định thay vì giao tiếp với máy chủ. Điều này có thể hữu ích nếu kết nối Internet chậm hoặc bạn cần truy cập dữ liệu khi bị ngắt kết nối Internet.

Bạn cũng có thể sử dụng các khả năng của ứng dụng PowerApps Ngoại tuyến khi làm việc với các bộ dữ liệu lớn không vừa với bộ nhớ. Ví dụ: khi có nhiều ảnh được lưu trữ trên thiết bị di động của mình và cần hiển thị chúng trên một trang web, bạn có thể sử dụng khả năng ngoại tuyến để tải xuống từng ảnh khi cần. Sau đó, bạn sẽ có thể hiển thị những hình ảnh đó mà không cần kết nối lại internet cho đến khi bạn sẵn sàng tải lên hình ảnh mới hoặc cập nhật hình ảnh đã có trên trang web hoặc bản ghi màn hình của mình.

Các khả năng ngoại tuyến được thiết kế cho các tình huống mà người dùng không muốn ứng dụng của họ có sẵn ở bất kỳ hình thức nào hoặc nếu họ không có quyền truy cập vào kết nối internet đang hoạt động. Chúng cũng có thể được sử dụng cho mục đích thử nghiệm hoặc để mô phỏng môi trường ngoại tuyến cho những người dùng không thể kết nối Internet nhưng vẫn có thể sử dụng ứng dụng. PowerApps có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau, từ các báo cáo đơn giản đến các giải pháp phức tạp. Khả năng ngoại tuyến là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của PowerApps, cho phép bạn tạo và thực thi quy trình công việc của mình mà không cần kết nối internet.

Khả năng ngoại tuyến bao gồm:

• Truy cập dữ liệu ở chế độ ngắt kết nối (BI và OData)
• Thực thi quy trình làm việc mà không cần kết nối internet
• Tạo Báo cáo tương tác dựa trên dữ liệu ở chế độ ngắt kết nối (BI và OData)
• Kết nối với Nguồn dữ liệu mà không cần kết nối internet

2. CÁCH POWERAPPS TIẾP TỤC HOẠT ĐỘNG KHI ĐANG NGOẠI TUYẾN

Khi làm việc với các ứng dụng PowerApps Ngoại tuyến, ứng dụng luôn trực tuyến và bạn có thể sử dụng ngoại tuyến. Nếu bạn muốn làm việc ngoại tuyến, bạn phải tải xuống và khởi chạy ứng dụng. Điều này sẽ cho phép bạn sử dụng PowerApps ngoại tuyến. Bạn cũng có thể chỉ định phiên bản ứng dụng nào sẽ được sử dụng khi làm việc trong một khu vực cụ thể. Ví dụ: nếu bạn sống ở khu vực không có kết nối, PowerApps của bạn sẽ hoạt động ngoại tuyến và trực tuyến.

Đối với PowerApps Ngoại tuyến, bạn có thể thay đổi Văn bản để hiển thị ứng dụng PowerApps Trực tuyến hoặc PowerApps Ngoại tuyến. Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào Cài đặt ở góc trên bên phải màn hình của bạn.
• Nhấp vào Văn bản ở thanh bên trái.
• Trong Trình chỉnh sửa, nhấp vào Tùy chọn ngoại tuyến và trực tuyến để chọn một hoặc cả hai tùy chọn sau:

Ngoại tuyến: Đây là khi bạn đang sử dụng các ứng dụng PowerApps Ngoại tuyến nhưng không được kết nối với thiết bị đám mây như Azure hoặc Microsoft 365 (Kết nối với Đám mây). Bạn sẽ không thấy bất kỳ hoạt động nào trên màn hình của mình khi ngoại tuyến vì không có kết nối internet nào để ứng dụng của bạn truy cập. Khi bạn kết nối với thiết bị đám mây, ứng dụng của bạn sẽ tự động cập nhật nội dung từ thiết bị đó nếu có bất kỳ thay đổi nào do người dùng khác thực hiện đối với ứng dụng đó (ví dụ: nếu ai đó thêm mục mới hoặc xóa mục hiện có).

Trực tuyến: Đây là khi bạn sử dụng ứng dụng PowerApps và có kết nối đang hoạt động với thiết bị đám mây của mình (chẳng hạn như Azure hoặc Microsoft 365). Sau đó, ứng dụng của bạn sẽ tự động cập nhật nội dung từ thiết bị đó nếu có bất kỳ thay đổi nào do người dùng khác thực hiện đối với ứng dụng đó (ví dụ: nếu ai đó thêm một mục mới.

3. QUÁ TRÌNH KHỞI CHẠY ỨNG DỤNG SẼ NHƯ THẾ NÀO KHI POWERAPPS NGOẠI TUYẾN?

Quá trình bắt đầu ứng dụng sẽ giống như quá trình bắt đầu ứng dụng PowerApps Ngoại tuyến hiện tại. Bạn sẽ vẫn cần tạo mã thông báo, nhưng mã thông báo này sẽ được sử dụng trong PowerApp hỗ trợ Ngoại tuyến. Người dùng sẽ không được nhắc lại thông tin đăng nhập của họ. Tuy nhiên, người dùng vẫn sẽ được yêu cầu kết nối điện thoại của họ với điện thoại của bạn bè trước khi họ có thể sử dụng tính năng này. Điều này để đảm bảo kết nối đủ mạnh giữa hai điện thoại trước khi cho phép chúng sử dụng tính năng này.

Bằng cách sử dụng API, bạn có thể tạo PowerApp hỗ trợ ngoại tuyến cho tính năng này, sau đó xuất bản nó thông qua API. Khi triển khai một ứng dụng có hỗ trợ ngoại tuyến sẽ là một Quy trình bắt đầu ứng dụng tiêu chuẩn. Bật hỗ trợ ngoại tuyến trong Trình quản lý ứng dụng và chế độ ngoại tuyến trong Quy trình khởi động ứng dụng. Ứng dụng hỗ trợ ngoại tuyến sẽ được khởi động bằng phiên bản PowerApps mới nhất trên thiết bị hỗ trợ ngoại tuyến.

Bạn sẽ sử dụng quy trình bắt đầu giống như trong PowerApp trực tuyến, với một vài điểm khác biệt:

• Trang ban đầu chỉ được mở khi người dùng nhấp vào nút “Launch App” – Khởi chạy ứng dụng. Khi người dùng nhấp vào nút Launch App/ đến trang “MyApps”/ chọn ứng dụng sẽ mở.
• Trang MyApps được phổ biến với tất cả các ứng dụng đã cài đặt đã được cài đặt trên thiết bị (hoặc được tải xuống nếu chúng vẫn cần được cài đặt). Điều này cho phép người dùng nhanh chóng xem tất cả các ứng dụng đã cài đặt của họ và chọn bất kỳ ứng dụng nào họ muốn khởi chạy mà không cần đi qua trang chi tiết của từng ứng dụng trước.
• Khi chọn một ứng dụng từ danh sách này, chuyển họ đến một trang mới hiển thị thêm thông tin về ứng dụng đó (chẳng hạn như giá cả và mô tả). Điều này cho phép người dùng hiểu rõ hơn về chi phí mua hàng của họ trước khi cam kết mua hoặc cài đặt nó trên thiết bị của họ.

4. ĐIỀU GÌ XẢY RA KHI DỮ LIỆU THAY ĐỔI TRONG ỨNG DỤNG POWERAPPS NGOẠI TUYẾN TRÊN THIẾT BỊ?

Thay đổi đối với dữ liệu xảy ra trong các ứng dụng PowerApps Ngoại tuyến khi người dùng tương tác với ứng dụng. Ví dụ: nếu người dùng thay đổi tên của bản ghi trong tài liệu, thay đổi đó sẽ được phản ánh trong tài liệu. Tương tự như vậy, nếu người dùng chỉnh sửa hóa đơn và thay đổi giá, thay đổi đó sẽ được phản ánh trong hóa đơn.

Điều này cũng đúng với bất kỳ tương tác nào khác với ứng dụng. Ví dụ: nếu người dùng chỉnh sửa biểu mẫu hiện có hoặc tạo biểu mẫu mới, những thay đổi đó sẽ được phản ánh trong tất cả các biểu mẫu trong tài liệu đó.

Thay đổi dữ liệu cũng xảy ra khi bạn tạo bản ghi mới hoặc sửa đổi bản ghi hiện có. Điều này có thể bao gồm việc thay đổi các trường như tên, địa chỉ và số điện thoại. Khi thay đổi dữ liệu xảy ra trong ứng dụng PowerApps Ngoại tuyến, các thay đổi đó sẽ được đồng bộ hóa trở lại ứng dụng PowerApps Online. Vì vậy, lần tới khi người dùng mở ứng dụng PowerApps Online của họ, họ sẽ thấy những thay đổi đó được phản ánh.

Bảng sau đây cho biết cách dữ liệu được đồng bộ hóa giữa ứng dụng PowerApps Offline và PowerApps Online:

• Ứng dụng PowerApps ngoại tuyến Dữ liệu được đồng bộ hóa với Dữ liệu trực tuyến PowerApps được đồng bộ hóa với
• Hồ sơ người dùng – tên, địa chỉ email, ảnh và mật khẩu Hồ sơ người dùng – tên, địa chỉ email, ảnh và mật khẩu
• Thư viện biểu tượng cảm xúc – biểu tượng cảm xúc trong lịch sử trò chuyện Thư viện biểu tượng cảm xúc – biểu tượng cảm xúc trong lịch sử trò chuyện
• Phông chữ tùy chỉnh Phông chữ tùy chỉnh

Sử dụng ứng dụng PowerApps ngoại tuyến để tạo và cập nhật bản ghi

Ứng dụng PowerApps ngoại tuyến không được kết nối với đám mây. Bạn không thể cập nhật chúng, vì vậy bạn phải cẩn thận trong việc quản lý chúng. Ứng dụng ngoại tuyến giúp tạo trang tổng quan và báo cáo có thể sử dụng ngoại tuyến. Thật không may, các ứng dụng ngoại tuyến không có lịch sử phiên bản, nghĩa là không có cách nào để khôi phục các thay đổi đối với ứng dụng nếu xảy ra sự cố. Cách duy nhất để truy cập ứng dụng từ thiết bị ngoại tuyến là sử dụng tài khoản có chức năng cao cấp.

Ứng dụng ngoại tuyến có thể tạo hệ thống bản ghi và cung cấp lớp giao dịch cho quy trình kinh doanh của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng ứng dụng ngoại tuyến để tạo cơ sở dữ liệu khách hàng hoặc bạn có thể sử dụng nó làm công cụ lưu giữ hồ sơ cho các giao dịch bán hàng. Các ứng dụng PowerApps Ngoại tuyến không được thiết kế để xử lý tất cả các loại dữ liệu. Thay vào đó, bạn nên cân nhắc sử dụng một ứng dụng trực tuyến nếu loại dữ liệu không thể đoán trước (chẳng hạn như thời tiết) hoặc quá lớn (chẳng hạn như video). Bạn có thể sử dụng tính năng ứng dụng ngoại tuyến để tạo một ứng dụng mới với tất cả các tệp và dữ liệu bạn cần, sau đó sử dụng phiên bản trực tuyến để điền vào chỗ trống.

Các ứng dụng PowerApps Ngoại tuyến được sử dụng bởi các tổ chức muốn tạo ứng dụng nhưng không có quyền truy cập vào máy chủ. Ví dụ: bạn có thể sử dụng ứng dụng ngoại tuyến nếu tổ chức của bạn nằm ở vùng sâu vùng xa có kết nối internet không đáng tin cậy hoặc nếu lỗi thiết bị yêu cầu bạn tải tệp từ máy chủ theo cách thủ công.

5. Tư vấn Microsoft Power Apps tại SOFT365

Tự hào là đối tác Vàng của Microsoft tại Việt Nam, SOFT365 xây dựng các gói dịch vụ về Microsoft 365 và Microsoft PowerApps nhằm giúp Doanh nghiệp xây dựng nền tảng kiến thức và chuyên môn trong áp dụng và vận hành các giải pháp Microsoft. Các dịch vụ chuyển đổi sang Microsoft đi kèm theo từng quy mô Tổ chức, Doanh nghiệp, vì vậy giúp tối đa hóa nguồn lực, nâng cao tương tác nội bộ giữa các phòng ban, hoàn chỉnh quy trình vận hành, tối ưu chi phí và đảm bảo dữ liệu được an toàn, trọn vẹn nhất.

Các chuyên gia tư vấn của chúng tôi là những chuyên gia về Microsoft PowerApps và có nhiều kinh nghiệm về vòng đời triển khai và phát triển ứng dụng. Chúng tôi làm việc với khách hàng của mình để xác định các yêu cầu kinh doanh và thiết kế, phát triển và triển khai các giải pháp đáp ứng các yêu cầu đó. Nhóm của chúng tôi bao gồm các chuyên gia từ nhiều nền tảng khác nhau, những người tập hợp nhiều kỹ năng và kinh nghiệm để cung cấp cho bạn kết quả tốt nhất có thể cho nhu cầu kinh doanh của bạn.