CÁC MẸO TRÊN ZOOM ĐỂ TỔ CHỨC CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN DỄ DÀNG HƠN

Trong bối cảnh làm việc từ xa trở nên quan trọng, Zoom không bất ngờ khi là ứng dụng cộng tác trực tuyến được nhiều người dùng lựa chọn, và đội ngũ kỹ thuật của Zoom đang liên tục cải thiện trải nghiệm giao tiếp ảo cho mọi người.

Dưới đây là 3 mẹo trong Zoom hay nhất để lên lịch và tổ chức các cuộc họp trực tuyến đơn giản, dễ dàng hơn, giúp người dùng tham gia vào cuộc họp của bạn có trải nghiệm tốt nhất.

Trước khi bắt đầu cuộc họp nên chuẩn bị gì

• Bao gồm các video gọi trong thư mời tham dự: Một số người dùng khiếm thính sử dụng Dịch vụ chuyển tiếp video để nhận thông dịch ngôn ngữ ký hiệu cho các cuộc họp Zoom. Bao gồm các số quay số trong lời mời họp sẽ giúp họ – và những người có thể không có quyền truy cập máy tính – tham gia tốt hơn.
• Cung cấp tài liệu trước khi bắt đầu: Chia sẻ các trang trình bày hoặc bất kỳ tài liệu trình bày nào khác có thể được sử dụng trong cuộc họp với những người tham gia trước thời hạn và đảm bảo rằng chúng là những tài liệu có thể truy cập được. Các công cụ như Microsoft’s Accessibility Checker có thể là một nơi tốt để bắt đầu để giúp xác định xem Excel, Word hoặc các tài liệu khác của bạn có thể truy cập được hay không.
• Tắt tiếng tất cả người tham gia khi bắt đầu cuộc họp: Giúp người tham gia tập trung vào diễn giả và không bị ảnh hướng bới những tiếng ồn xung quanh. Hơn nữa, những người bị khiếm thị phụ thuộc nhiều vào âm thanh từ trình đọc màn hình, vì vậy nên giảm thiểu tiếng ồn dư thừa khi có thể.

Người làm Host nên chuẩn bị điều gì

• Nói to, rõ ràng, rành mạnh: Người tham gia ở khắp mọi nơi, có thể đường truyền kém, công cụ tham gia cuộc họp như loa, tai nghe không tốt nên rất cần diễn giả, những người làm host nói to rõ ràng để truyền đạt tốt thông tin. Ngoài ra, có một vài người dùng bị khiếm thị hoặc khiếm thính và những người sử dụng trình đọc màn hình hoặc xem thông dịch viên ngôn ngữ ký hiệu, có thể không xem hoặc theo dõi nội dung được chia sẻ. Khi chia sẻ màn hình, sẽ rất hữu ích nếu bạn cũng thảo luận bằng lời về nội dung để mọi người có cơ hội truy cập và hiểu thông tin đang được chia sẻ.

• Lập kế hoạch cho cuộc trò chuyện: Trên Zoom, trình đọc màn hình đọc to các nhận xét trong cuộc trò chuyện, điều này có thể làm át đi cuộc trò chuyện. Người tổ chức cuộc họp có thể chỉ định một người mà mọi người nhắn tin riêng tư và yêu cầu người đó đọc các cuộc trò chuyện vào một thời điểm thích hợp. Người đó cũng có thể giữ bản ghi các URL được đăng trong cuộc trò chuyện và chia sẻ chúng với nhóm.
• Nhận dạng bản thân trước khi phát biểu: Người dẫn chương trình có thể khuyến khích người tham gia nhận diện bản thân trước khi phát biểu khi tham gia cuộc họp với những người có thể bị khiếm thị.

Vài bước tùy chỉnh cài đặt trong Zoom

• Bật phụ đề: Zoom cho phép tạo phụ đề chi tiết thủ công , tích hợp với các dịch vụ phụ đề chi tiết của bên thứ ba và phụ đề chi tiết tự động được gọi là Phiên âm trực tiếp . Zoom đang nỗ lực cung cấp Bản ghi âm trực tiếp cho tất cả người dùng Cơ bản (miễn phí) vào cuối năm 2021. Đối với những chủ tài khoản trả phí, đã được tích hợp sẵn trong phiên bản.
• Sử dụng hình nền ảo có thể truy cập được: Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng hình nền ít hoặc không có chuyển động, vì chúng có thể ảnh hưởng đến những người mắc chứng rối loạn thiếu tập trung, say tàu xe, chứng khó đọc, động kinh hoặc đau nửa đầu. Nền tảng gây rối cũng có thể gây mất tập trung cho những người tham gia cố gắng theo dõi cùng với thông dịch viên ngôn ngữ ký hiệu.
• Sử dụng các tính năng Spotlight và Multi-Pin: Máy chủ thu phóng có thể làm nổi bật video của người phiên dịch và diễn giả để mọi người đều thấy chúng, bất kể ai đang nói. Tính năng này có thể được sử dụng để làm nổi bật thông dịch viên ngôn ngữ ký hiệu để nguồn cấp dữ liệu video của họ dễ dàng được tìm thấy trong các cuộc họp lớn. Máy chủ cũng có thể cho phép người tham gia ghim nhiều video để có chế độ xem tùy chỉnh của riêng họ.