6 MẸO TĂNG NĂNG SUẤT LÀM VIỆC VỚI MICROSOFT OUTLOOK

Nhân viên trong doanh nghiệp của bạn dành phần lớn thời gian trong ngày của để truy cập và sử dụng các ứng dụng Microsoft 365 như Word, Excel, Teams. Hầu hết tất cả công việc đều được thảo luận, trao đổi và bàn giao thông qua các ứng dụng đó, đặc biệt là qua email. Trong blog này, chúng tôi sẽ đưa ra 6 mẹo giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với Microsoft Outlook tăng năng suất lao động của nhân viên trong doanh nghiệp.

1. Mua giấy phép phù hợp với nhu cầu lưu trữ

Một trong những điểm nổi bật của việc cấp phép Microsoft 365 là người dùng không phải mua cùng một loại giấy phép cho tất cả mọi người trong tổ chức.

Ví dụ: doanh nghiệp của bạn chỉ cần một vài vị trí cần có chức năng hộp thư lưu trữ, bạn có thể mua cho những người dùng đó giấy phép có dung lượng cao hơn và những người dùng khác sử dụng giấy phép loại cơ bản hơn.

Với Microsoft 365 Business Basic bạn sẽ nhận được 50GB dung lượng lưu trữ. Với Microsoft 365 Business Premium (hoặc E3 và E5) bạn sẽ nhận được 1.5TB.

Điều quan trọng là bạn cần phải xác định xem vị trí công việc nào cần một dung lượng bộ nhớ cao cho email và những đối tượng nào cần ít hơn. Từ đó, bạn có thể lựa chọn các loại giấy phép hợp lý để tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.

2. Sắp xếp các thư mục theo mức độ ưu tiên

Các thư mục giúp công việc có tổ chức hơn, tuy nhiên khi bạn có quá nhiều thư mục thì nó cũng gây khó khăn trong việc tìm kiếm.

Một cách để làm cho Hộp thư của bạn hiệu quả hơn là đặt các thư mục quan trọng nhất của bạn ở trên cùng. Vì Outlook sắp xếp các thư mục của bạn theo thứ tự bảng chữ cái, bạn sẽ cần thực hiện một trong hai thao tác để các thư mục chính xuất hiện ở đầu danh sách thư mục của bạn:

• Chền một dấu gạch dưới trước tên của thư mục, điều này làm cho thư mục tự động xuất hiện ở đầu hệ thống phân cấp thư mục.
• Hoặc sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái các thư mục, như sau: A – Proposal (Đề xuất), B – Quotes (Báo giá), C – Contracts (Hợp đồng).

3. Sử dụng Calendar Scheduling Assistant

Bạn là một người bận rộn? Bạn có nhiều việc mà không phải lúc nào bạn cũng có thể nhớ chính xác được lịch trình đó, chẳng hạn như lịch họp. Tính năng Calendar Scheduling Assistant trong Outlook sẽ là một “người trợ lý ảo” nhắc nhở thời gian công việc của bạn.

Với tính năng này, bạn có thể thực hiện tự động để tìm thời gian phù hợp với bản thân và những người khác có mặt cho cuộc hợp đó. Bạn có thể xem các khối thời gian có sẵn mà những tham dự không cần phải xem lịch cá nhân. Điều này giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

4. Sử dụng phím tắt

Một cách để bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian làm việc trong ngày hơn khi là một nhân viên văn phòng đó là các thao thác nhanh trên bàn phím của bạn.

Microsoft 365 có các phím tắt được gán cho các phím trên bàn phím máy tính của bạn.  Với những phím tắt này tốc độ hoàn thành công việc của bạn sẽ được nâng lên rất nhiều, đó là:

• Ctrl + Shift + M: Soạn tin nhắn mới
• Ctrl + S: Lưu dưới dạng bản nháp
• Alt + S: Gửi tin nhắn
• Ctrl + O: Mở tin nhắn đã nhận
• Ctrl + R: Trả lời tin nhắn
• Ctrl + 1: Chuyển đổi giữa email Outlook và lịch Outlook
• Ctrl + D: Xóa email
• Ctrl + B: Làm đậm văn bản đã chọn
• Ctrl + I: Làm nghiêng văn bản đã chọn
• Ctrl + U: Gạch chân văn bản đã chọn

5. Sao lưu dữ liệu

Bất kể bạn đang sử dụng nền tảng, bộ ứng dụng làm việc nào thì việc sao lưu dữ liệu luôn là vấn đề quan trọng hàng đầu. Có nhiều trường hợp khiến bạn muốn sao lưu thư Outlook – ví dụ như khi bạn chuyển sang máy tính khác hoặc khôi phục dữ liệu Outlook sau sự cố. Trong trường hợp thứ hai, việc sao lưu Outlook có thể làm giảm đáng kể những thiệt hại, do đó, đây là một chiến lược khôn ngoan để sao lưu email Outlook của bạn một lần, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng email để làm việc.

Cách an toàn và đáng tin cậy nhất để sao lưu Outlook là xuât tệp .pst  trên Microsoft Outlook một cách tự động. Ngoài email, điều này cũng sẽ lưu địa chỉ liên lạc, lịch, công việc  và ghi chú.

6. Đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng Outlook

Tại SOFT365, chúng tôi luôn tìm kiếm những cách tốt hơn, nhanh hơn để hoàn thành nhiệm vụ trong Microsoft 365.

Đối với khách hàng của SOFT365, chúng tôi cung cấp dịch vụ Đào tạo Microsoft 365 trong đó bao gồm các hướng dẫn về Microsoft Outlook, Word Excel, PowerPoint và hơn thế nữa. Chương trình đào tạo dành gồm 2 gói là cơ bản và nâng cao.

Microsoft 365 là một bộ ứng dụng văn phòng năng suất. Tuy nhiên, mức độ hiệu quả của nó phụ thuộc vào cách bạn sử dụng.

Hãy liên hệ ngày với SOFT365 để nhận báo giá cho các giấy phép bản quyền Microsoft 365 và khóa đào tạo Microsoft 365.