SẮP XẾP VÀ LƯU TRỮ NỘI DUNG MỘT CÁCH KHOA HỌC VỚI MICROSOFT OFFICE 365

Đội ngũ Microsoft đã không ngừng cố gắng để biến Office.com và ứng dụng Office dành cho Windows trở thành trung tâm cho nội dung của bạn. Với sự đa dạng của các tài liệu và tệp thông tin gặp phải trong công việc cũng như có nhiều phương tiện để chúng được truy cập và lưu trữ, Microsoft đã tạo ra một công cụ để đơn giản hóa cách bạn làm việc và quản lý nội dung của mình. Microsoft thiết kế một nơi để

• Cung cấp cho bạn quyền truy cập vào tất cả nội dung của bạn bất kể nó được lưu trữ ở đâu,
• Giúp bạn hiểu những gì bạn cần chú ý
• Giúp bạn dễ dàng bắt đầu công việc của mình.

Microsoft tin rằng một công cụ như thế này sẽ giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian và giúp cho công việc được giải quyết suôn sẻ hơn.

Giao diện trang chủ

Ngay trên trang chủ, bạn sẽ thấy những thay đổi đối với trải nghiệm nhằm giúp bạn nhanh chóng tìm thấy thứ mình cần và bắt đầu với công việc của mình. Mục tiêu của chúng tôi ở đây là đặt công việc quan trọng nhất của bạn lên hàng đầu trong trải nghiệm. Sức mạnh của Office 365 bản quyền dự đoán những tệp nào quan trọng nhất đối với công việc của bạn tại một thời điểm nhất định dựa trên hoạt động xảy ra bên trong chúng và những gì bạn cần làm để hoàn thành công việc của mình.

Ở đầu trang, bạn sẽ tìm thấy một số Hành động được Đề xuất liên quan đến công việc của bạn. Cho dù ai đó đã @ đề cập đến bạn trong một tài liệu và đang chờ trả lời, bạn có thể cần thêm điều gì đó vào danh sách Việc cần làm của mình hoặc bạn có một cuộc họp sắp tới mà bạn nên tham gia – bạn sẽ thấy điều đó ở đây với một nút bấm giúp bạn dễ dàng thực hiện bước tiếp theo.

Bên dưới, bạn sẽ tìm thấy phần Truy cập nhanh giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tài liệu liên quan đến công việc hiện tại của mình. Điều này được trang bị với các trục và chế độ xem đơn giản để giúp bạn trau dồi những gì bạn đang tìm kiếm. Bạn thậm chí có thể tạo bộ lọc tùy chỉnh trong trường hợp bạn thường xuyên cần tìm nội dung liên quan đến một người hoặc loại tệp cụ thể.

Tài liệu, nội dung

Chúng tôi cũng đang giới thiệu trang Nội dung của tôi mới. Tại đây bạn có thể tìm thấy tất cả các nội dung liên quan đến bạn. Nó mạnh mẽ hơn Truy cập nhanh ở chỗ bạn có thể tìm thấy tất cả nội dung của mình, không chỉ những gì liên quan đến hoạt động gần đây nhất của bạn. Tuy nhiên, nó cũng được nhắm mục tiêu nhiều hơn những gì bạn sẽ tìm thấy trong Tìm kiếm doanh nghiệp, giúp bạn tìm kiếm nội dung trong tổ chức của mình. Mọi thứ bạn sẽ tìm thấy ở đây đều dựa trên các tệp và nội dung bạn đã tạo hoặc đã được chia sẻ với bạn.

Với nhiều bộ lọc được điền sẵn, chúng tôi đã giúp việc lọc nội dung của bạn dễ dàng hơn bao giờ hết để đến được những gì bạn cần. Với một cú nhấp chuột đơn giản, bạn có thể sắp xếp các tệp của mình theo loại tệp, hoạt động tài liệu và khoảng thời gian hoặc lọc theo từ khóa. Ngoài ra, bạn sẽ thấy tất cả kết quả của mình trên một trang thông qua cuộn vô hạn, vì vậy không cần phải nhấp vào nhiều trang kết quả tìm kiếm.

Ngoài ra, chúng tôi đã thêm hai bộ lọc mới cho mọi người và cuộc họp. Khi nhấp vào Mọi người , bạn sẽ tìm thấy các thẻ cho những người khác nhau mà bạn cộng tác và danh sách các tài liệu liên quan đến công việc bạn làm cùng nhau. Đôi khi, việc tìm nội dung liên quan đến một người nhất định sẽ dễ dàng hơn thay vì phải nhớ nơi lưu tệp mà bạn đã làm việc cùng nhau được lưu hoặc liệu nó đã được chia sẻ thông qua cuộc trò chuyện Nhóm hay chuỗi email hay chưa. Nhấp vào Cuộc họp sẽ cung cấp cho bạn danh sách tất cả các cuộc họp gần đây của bạn và nội dung liên quan đến chúng.

Ngoài ra, Microsoft đang nhúng các lệnh Tác vụ mới vào ngay trải nghiệm để giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Chúng tôi nhận thấy rằng mọi người thường truy cập nội dung của họ cho các tác vụ phổ biến giống nhau, vì vậy chúng tôi sẽ giúp bạn thực hiện chúng dễ dàng hơn mà không cần mở tệp trước và chuyển giữa các ứng dụng. Với một cú nhấp chuột phải đơn giản, giờ đây, việc chia sẻ tài liệu, tạo PDF và gắn thẻ các tệp để theo dõi thông qua Công việc hoặc chặn thời gian cho chúng trên lịch Outlook của bạn sẽ dễ dàng hơn.

Các Hành động được Nhúng trên trang Nội dung của Tôi giúp bạn làm được nhiều việc hơn, tất cả trên một trang.

Tạo lập nội dung

Trải nghiệm Office.com mới hỗ trợ bạn nhiều hơn nội dung hiện có của bạn. Đôi khi thật khó nhớ tất cả các ứng dụng bạn có với đăng ký Microsoft 365 bản quyền của mình hoặc cách truy cập chúng. Trang Tạo mới trong Office.com cung cấp tất cả các ứng dụng và công cụ bạn cần để bắt đầu công việc của mình. Ngay ở đầu trang có các ô cho một số loại nội dung khác nhau mà bạn có thể tạo chỉ bằng một cú nhấp chuột. Chúng tôi cũng đã kết hợp các mẫu, cho những thời điểm bạn biết mình cần tạo một loại nội dung cụ thể, như trình theo dõi hoặc lịch, nhưng bạn không thể quyết định ứng dụng nào là tốt nhất để sử dụng. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng lọc các mẫu theo mục đích nội dung và xem các tùy chọn trên nhiều ứng dụng để giúp bạn quyết định bắt đầu từ đâu.