Microsoft Teams File Management trong thư mục nhóm được lưu trữ trong kho lưu trữ tệp và có thể được chia sẻ với người dùng hoặc thiết bị khác. Các thư mục trong một thư mục nhóm được sử dụng để phân loại các tệp, chẳng hạn như tài liệu, hình ảnh, video, bài thuyết trình…
Các tệp có thể được lưu trữ trong thư mục Microsoft Teams hoặc lưu trực tiếp trong thư mục nhóm. Tất cả người dùng của nhóm đó đều có thể truy cập các tệp được lưu trữ trên đó. Các tệp đó được chỉ định ngày hết hạn và sẽ bị xóa khi không còn cần thiết để các thành viên trong tổ chức sử dụng trong tương lai.
Quản lý tệp trong Microsoft Teams một cách dễ dàng:
- Mở và chỉnh sửa tệp trong Microsoft Teams
- Tải lên hoặc tải xuống tệp bằng SharePoint Online hoặc OneDrive for Business
- Tìm kiếm và chia sẻ tệp bằng hộp tìm kiếm Microsoft Teams
- Chia sẻ tệp với các nhóm hoặc cá nhân thông qua email, tin nhắn văn bản,…
Cách tạo mẫu (template) nhóm trong Microsoft Teams File Management
Quản lý tệp nhóm là một tính năng quan trọn của Microsoft Teams, nó cho phép bạn sắp xếp và quản lý tệp trên máy tính của mình. Bạn có thể tạo thư mục, thêm, xóa và chia sẻ tệp với những người khác trong tổ chức của mình.
Bạn có thể sử dụng tính năng Quản lý tệp nhóm của Microsoft Teams để tạo thư mục dùng chung cho các thành viên trong nhóm để lưu trữ tệp. Mọi người trong nhóm có thể sử dụng thư mục này để tải tài liệu của họ và những nội dung khác, do đó, thư mục này có sẵn trên nhiều hệ thống trong tổ chức của bạn. Nó cũng cho phép bạn tạo hồ sơ cá nhân hóa cho từng người dùng trên hệ thống, cho phép họ truy cập vào các thư mục và tệp cụ thể.
Các nhóm nghiên cứu và phát triển đều có thể truy cập biểu mẫu mà bạn phát triển trong Microsoft Forms. Họ nên có tab Thư viện SharePoint để truy cập dữ liệu và tab Biểu mẫu để gửi bài. Sau đó, trong Power Automate, hãy xây dựng một quy trình chuyển từng tệp đã tải lên vào một thư viện tài liệu cụ thể.
Microsoft Teams đang thêm các kênh riêng tư do người dùng tạo với các tính năng mới
Các kênh riêng tư được tạo trong Microsoft Teams File Management để hạn chế quyền truy cập vào nội dung và cuộc hội thoại. Bạn có thể sử dụng chúng để cộng tác nhóm hoặc trò chuyện riêng tư giữa những cá nhân cần biết nội dung đang được thảo luận trong kênh.
Các kênh riêng tư được liên kết với một nhóm, vì vật chỉ các thành viên trong nhóm mới có thể xem và tham gia vào các kênh riêng tư mà họ được thêm vào. Khi một kênh riêng tư được tạo ra nó sẽ là một phần của nhóm chính và không thể chuyển sang nhóm khác. Ngoài ra, bạn không thể thay đổi các kênh riêng tư thành các kênh bình thường và ngược lại.
Bạn có thể chỉ định các khu vực cụ thể để giao tiếp nhóm bằng cách sử dụng các kênh riêng. Kênh riêng tư chỉ có thể được truy cập bởi các thành viên trong nhóm là chủ sở hữu hoặc thành viên của kênh. Bất kỳ ai cũng có thể được thêm vào kênh riêng tư nếu họ đã là thành viên nhóm.
Không cần phải quản lý một nhóm riêng biệt, bạn có thể tăng cường tương tác giữa một nhóm nhân viên được phân bổ cho một dự án cụ thể hoặc gia hạn chế sự tham gia của những người cần biết về dự án đó. Biểu tượng khóa cho biết rằng chỉ các thành viên của nhóm này mới được xem nội dung trong kênh giao tiếp và tham gia vào các cuộc thảo luận được tổ chức trong đó.
Sử dụng các kênh tiêu chuẩn trong Microsoft Teams File Management
Cách duy nhất để sử dụng kênh Microsoft Teams là sử dụng các kênh tieu chuẩn. Bạn không thể tạo kênh tùy chỉnh và không thể sử dụng kênh đó để thêm nội dung từ một trang web hoặc ứng dụng khác. Cách duy nhất để thêm nội dung là sử dụng các thông báo tiêu chuẩn đã có sẵn trong Microsoft Teams File Management.
Tất cả các thành viên trong nhóm đó đều có quyền truy cập vào các kênh tiêu chuẩn trong Teams. Phần lớn các kênh là kênh chính. Sử dụng kênh riêng nếu đối tượng bạn yêu cầu nhỏ hơn hoặc tập trung hơn vào một chủ đề cụ thể. Các kênh được chia sẻ được sử dụng cho cự cộng tác của nhóm hoặc tổ chức bên trong và bên ngoài.
Bạn có thể tạo liên kết để mời những người khác tham gia cuộc trò chuyện bằng các kênh được chia sẻ. Khi ai đó nhấp vào liên kết mời, họ có thể gửi tin nhắn qua lại với những người khác đã tham gia kênh được chia sẻ. Điều nãy rất hữu ích nếu như bạn muốn tất cả các thành viên trong nhóm của mình xem một tin nhắn hoặc chủ đề thăm dò ý kiến cụ thể nhưng muốn họ chỉ tham gia vào một thời điểm.
Nếu là quản trị viên của một kênh, bạn có thể tạo một nhóm chat để người dùng tham gia. Khi cố gắng tạo, điều này hữu ích cho một nhóm nhỏ những người thường xuyên cộng tác trong các dự án hoặc nhiệm vụ. Bạn sẽ có thể truy cập các cuộc hội thoại được chia sẻ này từ giao diện hàng đầu của Teams và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào.
Kênh được chia sẻ tăng năng suất nhóm với Microsoft Teams
Các kênh được chia sẻ trong Teams là một phương thức tuyệt vời trong việc cộng tác nhóm. Họ có thể xem thông tin và tệp mà bạn cung cấp cùng với họ trong một kênh được chia sẻ. Nếu bạn muốn làm việc với một nhóm người trong các nhóm riêng biệt, bạn nên sử dụng một kênh được chia sẻ. Ví dụ, một kênh được chia sẻ có thể được sử dụng bởi các nhân viên IT, tiếp thị và chăm sóc khách hàng… những người làm việc trên các khía cạnh khác nhau của cùng một dự án.
Tuy nhiên có một số giới hạn đối với các kênh được chia sẻ:
- Chỉ những các nhân được mời xem và tham gia vào các kênh được chia sẻ mới có thể làm việc trong nhóm. Mọi thành viên của nhóm được kết nối sẽ không thể xem kênh được chia sẻ.
- Chỉ những người dùng là chủ sở hữu hoặc thành viên của kênh được chia sẻ từ bên trong Microsoft Teams mới có thể truy cập kênh đó. Những người có tài khoản khách (Guest) không có quyền truy cập vào các kênh được chia sẻ theo nhóm, nhưng họ vẫn có thể thấy chúng.
Các tính năng cộng tác không thể thiếu trong Microsoft Teams File Management
Với khả năng chia sẻ tệp, cộng tác trên tài liệu và giao tiếp trong nhóm, Microsoft Teams File Management là một công cụ cần thiết cho công việc. Microsoft Teams cung cấp một cách đơn giản và dễ dàng để chuyển tệp cho người dùng khác hoặc thâm chí với những người bên ngoài tổ chức của bạn. Các nhóm giúp bạn dễ dàng chia sẻ tệp giữa các nhân viên trong cùng một bộ phân hay bạn muốn chia sẻ với ai đó ở bộ phận khác. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể yêu cầu họ mở một tệp được chia sẻ trong trình duyệt của họ và bắt đầu làm việc với tệp đó ngay tức thì.
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp bằng Micrososft Teams File Management bằng cách kéo chúng vào cửa sổ trò chuyện. Để làm được điều này, bạn cần sở hữu tài khoản Microsoft 365 bản quyền dành cho người nhận đã đăng nhập vào tài khoản của họ, sau đó nhấn vào nút “Chia sẻ” ở góc dưới bên phải màn hình của họ.
Một menu sẽ xuất hiện với nhiều tùy chọn khác nhau mà từ đó bạn có thể chọn gửi tệp hoặc tạo một cuộc trò chuyện nhóm. Khi gửi tệp dưới dạng tiện ích mở rộng, hãy chọn “Đính kèm tệp”. Sau đó, bạn sẽ được nhắc chọn một tệp hiện có từ máy tính của mình hoặc tạo một tệp mới trên phương tiện lưu trữ của thiết bị. Khi bạn đã chọn tệp để gửi, hãy nhấp vào “Gửi ngay”.
Cách kết hợp nhiều công cụ của Microsoft để hoạt động tốt hơn
Teams, SharePoint và OneDrive đều là một phần của Microsoft 365 bản quyền, nhằm phục vụ như một hộp công cụ đa năng để các thành viên trong nhóm của bạn cộng tác trên các dự án và nhiệm cụ theo cách tích hợp và linh hoạt.
Site nhóm SharePoint và nhóm Office 365 được thiết tập tự động cho bạn khi tạo nhóm. Bạn có thể tải tài liệu của mình lên site nhóm SharePoint.
Sau đó, thật đơn giản để tải tệp lên nhóm Microsoft Teams File Management và sử dụng hệ thống dựa trên trò chuyện để thông báo cho mọi người rằng bản nháp tài liệu thông số kỹ thuật của bạn đã có thể xem được. Các thành viên trong nhóm có thể bắt đầu chỉnh sửa hoặc nhận xét về tài liệu ngay khi họ mở tài liệu đó trong Teams.
Các công cụ trong Microsoft 365 rất phù hợp để cộng tác trên mọi nội dung – từ tài liệu hoặc bản trình bày đến các bài đăng hoặc biểu đồ trên mạng xã hội. Các nhóm cũng có các công cụ phân tích mạnh mẽ giúp nhóm hiểu những gì họ đang làm một cách hiệu quả nhất. Với khả năng theo dõi ai đó đã đóng góp những gì theo thời gian để họ có thể thấy các phương pháp hay nhất phát triển như thế nào qua nhiều lần lặp lại công việc của họ cùng nhau, Teams giúp các nhóm tạo ra các sản phẩm tốt hơn một cách nhanh chóng.