Trong thế giới bùng nổ của công nghệ ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều dựa vào công nghệ để tối ưu hóa vận hành và phát triển. Kinh doanh kỹ thuật số mang lại nhiều lợi ích và giá trị lâu dài cho doanh nghiệp. Đây được xem là bước chuyển mình mạnh mẽ để mang lại lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ cũng như là yếu tố sống còn của doanh nghiệp.
Khi các tổ chức đã quen với việc sử dụng quy trình công việc kỹ thuật số, họ sẽ có nhu cầu ngày càng tăng để đổi mới và hợp lý hóa doanh nghiệp của mình hơn nữa.
Adobe Sign là một trong những giải pháp góp phần nâng cao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Rất nhiều công ty áp dụng công nghệ chữ ký điện tử này nhận thấy chu kỳ bán hàng nhanh hơn, giảm chi phí cho mỗi giao dịch và giao dịch nhanh hơn 30% so với các phương pháp truyền thống.
>> Tăng tốc quy trình làm việc với chữ ký điện tử Adobe Sign
Không chỉ dừng lại ở đó, Adobe Sign còn mang lại rất nhiều lợi ích cho việc thiết lập quy trình kỹ thuật số năng suất trong doanh nghiệp. Với những yếu tố này, doanh nghiệp đã thực hiện các cải tiến hơn nữa cho Adobe Sign Workflow Designer.
1. Công cụ thiết kế trực quan Acrobat Sign
Trình thiết kế quy trình làm việc của Adobe Sign giúp bạn dễ dàng tự động hóa mọi tác vụ trong quy trình làm việc của tài liệu từ đầu đến cuối.
Đây là một quy trình mang tính trực quan cao, có sẵn hướng dẫn từng bước để trải nghiệm giúp nhanh chóng làm quen, tăng tốc độ, giảm lỗi và công việc trợ tru.
2. Tầm quan trọng của quy trình làm việc
Workflow Designer cung cấp cho người dùng một cách mạnh mẽ để cải thiện việc sử dụng và truy cập Adobe Sign trong toàn tổ chức. Bởi Adobe Sign rất dễ sử dụng và có thể được điều chỉnh để phù hợp với các bộ phận khác nhau và nhu cầu của người dùng, nên rất dễ đưa những người khác vào quy trình, tạo dựng lòng tin và nâng cao hiệu quả làm việc.
Adobe Sign dễ dàng tích hợp với rất nhiều giải pháp kinh doanh hàng đầu mà các doanh nghiệp có thể đang sử dụng (như Salesforce, Microsoft và Workday). Sau khi được kết nối, hãy sử dụng Workflow Designer để giải quyết các quy trình công việc nâng cao với logic và quy tắc phức tạp, giải quyết các nhu cầu khó khăn nhất của bạn.
Adobe Sign đã công bố các tính năng mới giúp hợp lý hóa trải nghiệm của khách hàng và quy trình làm việc của doanh nghiệp.
3. Các tính năng mới trên Adobe Sign giúp cải tiến năng suất
3.1. Lưu biểu mẫu web đang thực hiện
Nhiều biểu mẫu có thể dài và phức tạp, có thể mất nhiều thời gian hơn một phiên để hoàn thành. Biểu mẫu web trong Adobe Sign rất lý tưởng để biến các biểu mẫu giấy và PDF có thể tải xuống thành biểu mẫu web tương tác trực tuyến mà bạn có thể điền và ký ngay trên trang web của mình.
Với bản phát hành mới, giờ đây bạn có thể lưu tiến trình của mình ở dạng web. Khi bạn lưu, nó sẽ gửi cho bạn một email để bạn có thể tiếp tục từ nơi bạn đã dừng lại.
Điều này là lý tưởng khi bạn có các biểu mẫu dài và phức tạp mà bạn không thể hoàn thành trong một lần. Ví dụ: nếu bạn đang hoàn thành các tài liệu như một phần của quá trình mở tài khoản, bạn có thể giảm tỷ lệ bỏ qua bằng cách cho phép họ bắt đầu cùng một lúc và tiếp tục từ nơi họ đã dừng lại từ email được gửi cho họ.
Điều này cũng có lợi cho các trường hợp sử dụng như:
• Tài khoản ngân hàng và các hình thức đầu tư.
• Các hình thức bảo hiểm.
• Các hình thức dịch vụ sinh viên trong giáo dục.
3.2. Tự động hóa tài liệu
Dòng công việc tài liệu thường là các quy trình kinh doanh có thể lặp lại trong một tổ chức. Để giải quyết vấn đề này, Adobe đang thêm các tính năng mới để giúp bạn tạo các quy trình công việc được tiêu chuẩn hóa này nhằm giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của bạn.
Hợp lý hóa các quy trình với trình thiết kế quy trình công việc mới cho bất kỳ người dùng nào
Để giúp tăng năng suất, Acrobat Sign hiện cho phép bạn cho phép bất kỳ người dùng nào (không chỉ quản trị viên) tạo quy trình ký của riêng họ cho các quy trình có thể lặp lại. Các lợi ích bao gồm:
• Khả năng tùy chỉnh trang Gửi của bạn.
• Bạn có thể chỉ định vai trò người nhận được đặt tên được xác định trước như một phần của quy trình công việc cụ thể.
• Bạn có thể xác định trước định tuyến cho một quy trình kinh doanh cụ thể.
• Khả năng chỉ định email thông báo nào được bật như một phần của quy trình làm việc cụ thể.
• Bạn có thể chỉ định các tài liệu nên được đưa vào như một phần của thỏa thuận.
• Bạn có thể đổi tên các trường để phù hợp với thuật ngữ của quy trình kinh doanh hoặc tổ chức của bạn.
• Người gửi có thể chỉ định đầu vào biểu mẫu và điền trước các trường trong tài liệu để có quy trình ký nhanh hơn và đơn giản hơn.
3.3. Tạo quy trình công việc nâng cao với Microsoft Power Automate được nhúng
Quy trình kinh doanh doanh nghiệp khá phức tạp. Chúng có thể liên quan đến nhiều hệ thống kinh doanh khác nhau để tạo, phê duyệt và lưu trữ tài liệu.
Định tuyến tài liệu có thể thay đổi dựa trên các quy trình kinh doanh như giá trị đồng tiền, bộ phận, vai trò và các đặc điểm khác. Để giúp quản lý điều này, Adobe Sign nhúng Microsoft Power Automate để cho phép bạn tạo các quy trình công việc phức tạp.
Lợi ích mà người dùng nhận được của sự kết hợp này:
• Khả năng định tuyến các tài liệu và thỏa thuận dựa trên các tiêu chí như giá trị hợp đồng.
• Khả năng tạo các quy trình công việc tài liệu phức tạp hơn hoặc khả năng tạo các mẫu thỏa thuận động với các phần có điều kiện bằng Adobe Acrobat Services.
• Tích hợp với hơn 700 trình kết nối cao cấp chìa khóa trao tay bao gồm Microsoft Teams, Slack, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Power Apps và nhiều trình kết nối khác.
• Khả năng lưu trữ tài liệu tự động trong các kho tài liệu như SharePoint, Google Drive, Dropbox, BOX, và nhiều kho khác.
• Các mẫu dòng được tạo sẵn để dễ dàng tạo các quy trình công việc phổ biến như lưu trữ tài liệu sau khi ký, gửi tài liệu từ SharePoint và những thứ khác .
• Khả năng trích xuất dữ liệu biểu mẫu từ tài liệu để tự động điền vào các hệ thống dữ liệu như SAP, Microsoft Lists, Excel, Salesforce và các hệ thống khác.
• Microsoft Power Automate trong Adobe Sign được cung cấp miễn phí cho tất cả khách hàng của Adobe Sign Enterprise.
Power Automate trong Acrobat Sign cũng bao gồm quyền truy cập vào các trình kết nối Cao cấp cho các ứng dụng doanh nghiệp, kết hợp các trình kết nối như Salesforce, Oracle, Microsoft Dynamics 365 và những ứng dụng khác cũng có thể được kích hoạt để truy cập cấp nhóm vào Power Automate.
Tối đa hóa Acrobat Sign cho doanh nghiệp của bạn
Khi các tổ chức đang trở thành kỹ thuật số trước tiên, họ đang tìm cách hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh.
SOFT365 là nhà cung cấp license Adobe bản quyền hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi tự hào được chứng nhận là đối tác Vàng của hãng Adobe trong tư vấn, cung cấp license, và hỗ trợ các vấn đề kỹ thuật liên quan cho người dùng và doanh nghiệp. Liên hệ với SOFT365 để tìm hiểu xem những bản cập nhật mới nhất này cho Adobe Sign sẽ giúp người dùng tăng năng suất và tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp theo cách an toàn và tuân thủ như thế nào.