LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN HIỆU QUẢ VỚI BỘ CÔNG CỤ TRÊN MINITAB WORKSPACE

Khi lập nhiều dự án cùng một lúc, có rất nhiều các bước cần phải làm, sau khi liệt kê chúng ra, chúng ta chắc hẳn vẫn không tránh khỏi vô vàn bối rối. Không biết nên bắt đầu từ đâu? Những dự án nào cần được xử lý trước? Lập danh sách các dự án khả thi như thế nào cho hợp lý? Nên quyết định dự án nào sẽ được phân vào bảng? Theo dõi và hình dung tiến trình của mình như thế nào?

Và lời giải đáp cho trường hợp rối ren này là bạn hãy tham khảo ngay bộ công cụ Minitab Workspace để phân chia nguồn lực và thời gian để các dự án diễn ra suôn sẻ nhất. Tìm hiểu thêm về Minitab Workspace bản quyền.

Thật vậy, Minitab Workspace cung cấp giải pháp trực quan hóa để giúp người dùng quản lý các ý tưởng của mình, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng với những điều cơ bản đã được thiết lập. Và hình dung tiến độ của các dự án được xác định trên sơ đồ lưới. Trong bài viết này, TSG sẽ chia sẻ tới quý bạn đọc các công cụ nên sử dụng để giúp sắp xếp các ý tưởng dự án cải thiện, bao gồm: Idea Map, Project Prioritization Matrix và Gantt Chart.

1. Bắt đầu bằng việc tư duy trong Idea Map

Bạn nên sử dụng Idea Map (Bản đồ Ý tưởng) để quản lý tất cả các ý tưởng trong các dự án Idea Map của mình. Như trong hình minh họa, các mối quan hệ là các bộ phận, phòng ban cần cải tạo và các nhánh đại diện cho các ý tưởng dự án cho từng phòng.

Trong Workspace, bạn có thể nhanh chóng liệt kê các ý tưởng trong cửa sổ tác vụ ở phía bên phải của chương trình. Sau đó nhấp và kéo các ý tưởng của bạn và đặt chúng trên bản đồ. Việc lưu trữ tất cả các ý tưởng một cách hợp lý ở một nơi giúp bạn có thể tập trung vào cách xử lý chúng mà không bị phân tâm bởi các yếu tố môi trường khác.
Tiếp theo, bạn cần đánh giá các ý tưởng dự án trên cơ sở nhất quán về cấu trúc, có thể định lượng được với Project Prioritization Matrix (Ma trận ưu tiên dự án).

2. Sử dụng Project Prioritization Matrix để sắp xếp công việc hợp lý

Để bắt đầu quyết định dự án nào sẽ được chỉ định vào bảng trước. Bạn hãy liệt kê các dự án và ai sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành từng dự án? 

Sử dụng Design Mode của Workspace và rời khỏi hộp công cụ Project Prioritization Matrix , bạn hãy điều chỉnh một số cột Price Estimate , được sử dụng để phát hiện dữ liệu có liên quan đến tình huống cụ thể. Sau đó bạn hãy xếp hạng từng ý tưởng theo các tiêu chí đánh giá. Như trong ví dụ trên Urgency (Mức độ khẩn cấp) và Cost (Chi phí) được sử dụng chúng làm tiêu chí lựa chọn, ví dụ cũng xếp hạng từng dự án theo chế độ Ease of Completion (Dễ hoàn thành).

Minitab Workspace tự động tính toán giá trị trọng lượng theo dự án dựa trên Selection Criteria (Tiêu chí lựa chọn), sau đó bao gồm thứ hạng của mức độ hoàn thành dễ dàng để tính giá trị theo Value by EOC (Mức độ hoàn thành dễ dàng) trong ma trận, kết quả từ ma trận trên được hiển thị dưới dạng một loạt các biểu đồ hiển thị bên dưới để giúp họ quyết định xem chuyên gia nào sẽ được chỉ định vào bảng trước.

Mã định danh dự án ở cuối mỗi thanh trong biểu đồ Value by EOC của Dự án giúp bạn dễ dàng xem dự án nào nên được chỉ định trên lưới trước.

3. Lập kế hoạch và thiết lập lịch trình làm việc đã được đưa vào Gantt Chart

Gantt Chart trong Minitab Workspace giúp bạn hình dung sự thành công của dự án trong tương lai và hình dung tiến độ của từng dự án. Bạn chỉ cần điền vào lịch trình các hoạt động và Workspace sẽ tự động cập nhật Biểu đồ Gantt.

Để hình dung các công cụ khắc phục sự cố, Minitab Workspace có thể giúp bạn tổ chức và nâng cao công việc của mình, bạn có thể tải xuống phần mềm dùng thử từ liên kết tải xuống phiên bản dùng thử của Workspace. Ngoài ra, để được tư vấn và hỗ trợ mua Minitab bản quyền, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp kịp thời tới quý khách.