HƯỚNG DẪN MỞ RỘNG LƯU TRỮ EMAIL ONLINE TRONG MICROSOFT 365

Khi hòm thư của bạn đầy, bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận email. Điều này dẫn tới nhiều vấn đề liên quan tới trao đổi công việc giữa bạn và đồng nghiệp, đối tác, ảnh hưởng tới các luồng công việc của bạn. Tuy nhiên, bạn lại không muốn xóa bớt email hoặc sử dụng file PST. Để giúp người dùng giải quyết vấn đề này, Microsoft đã cung cấp tính năng lưu trữ email online.

Việc lưu trữ email để tra cứu lại khi cần là việc thiết yếu đối với rất nhiều người và nhiều doanh nghiệp. Vấn đề nằm ở dung lượng lưu trữ của hòm thư. Sau một khoảng thời gian dài, hộp thư của bạn sẽ đầy và bạn sẽ không còn dung lượng lưu trữ nữa. Khi đó, mọi người thường phải đưa ra những quyết định khó khăn như xóa email nào để giữ chức năng của hộp thư của họ. Ngoài ra còn có một vấn đề với các hộp thư thực sự lớn, vì kích thước của chúng, chúng sẽ làm chậm hiệu suất.

Cách mở rộng lưu trữ hòm thư trong Microsoft 365

Có nhiều phương pháp để xử lý khi hòm thư Microsoft 365 của bạn bị đầy và không thể gửi hay nhận thêm các email khác, dưới đây là các phương pháp phổ biến:

Sử dụng tệp tin PST

Việc sử dụng file PST cũng tương tự như lưu trữ email, đây là một phương pháp được nhiều người sử dụng mặc dù có hơi lỗi thời. Bạn sẽ lưu trữ các tệp tin PST này lại như một dạng lưu trữ và có thể sử dụng để tìm lại các email cũ khi cần.

Vấn đề đầu tiên, file PST cũng giống như các file thông thường, để đảm bảo bạn không bị lỗi ổ cứng, bị mất file hoặc bị tấn công mã hóa file, bạn cần có các giải pháp backup dữ liệu đi kèm. Giúp đảm bảo file PST của bạn có thể lưu trữ an toàn và sử dụng lâu dài.

Vấn đề thứ hai cũng liên quan đến việc ngồi trên ổ cứng của bạn. Nếu dữ liệu của bạn không được lưu trữ trên đám mây, bạn sẽ không thể truy cập những email này trừ khi ngồi sử dụng ổ cứng. Điều này có nghĩa là không có quyền truy cập trong khi làm việc từ xa hoặc tại văn phòng/ở nhà. Ổ cứng của bạn ở đâu thì tệp pst của bạn ở đó.

Cả hai vấn đề này đều không hoạt động với các cách gửi email hiện đại. Sao lưu thủ công có thể là một việc vặt tốn nhiều thời gian và việc thực hiện tự động sẽ dễ dàng hơn nhiều đồng thời giảm đáng kể nguy cơ mất tệp của bạn. Ngoài ra, làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến và việc không thể rời khỏi ổ cứng sẽ hạn chế bạn làm việc ở nhà hoặc đi làm xa.

Lưu trữ trực tuyến trên Microsoft

Tính năng Online Archive của Microsoft 365 giúp người dùng mở rộng lưu trữ email. Tính năng này có sẵn cho mỗi người dùng sử dụng Microsoft 365. Tính năng Online Archive giúp bạn giải quyết mọi vấn đề rắc rối ở trên và cũng loại bỏ các hạn chế của việc lưu trữ bằng file PST. Các ưu điểm của phương pháp này:

• Lưu trữ email mà không cần sử dụng dung lượng hòm thư chính.
• Email có thể được chuyển tự động hoặc bằng tay tới mục lưu trữ online.
• Hòm thư Online Archive có thể dễ dàng truy cập từ Outlook Web và các phiên bản Outlook 2013 trở lên.
• Các email trong hòm thư Online Archive có thể dễ dàng tìm kiếm và xem ở mọi nơi.

Nâng cấp các gói bản quyền Microsoft 365

Mỗi gói bản quyền Microsoft 365 sẽ cung cấp các gói tính năng và ứng dụng khác nhau để đáp ứng nhu cầu khác nhau của từng nhóm đối tượng khách hàng.

Với các gói bản quyền Microsoft 365 Business Basic và Microsoft 365 Business Standard, bạn sẽ nhận được 50GB dung lượng hòm thư chính và thêm vào đó 50GB dung lượng hòm thư Online Archive.

Còn với gói bản quyền Microsoft 365 Business Premium, người dùng cũng sẽ nhận được 50GB dung lượng hòm thư. Tuy nhiên họ sẽ nhận được lên tới 1.5 TB dung lượng hòm thư Online Archive để lưu trữ email thoải mái mà không lo bị đầy dung lượng.

Hướng dẫn thiết lập chính sách lưu trữ email Online Archive

Để thiết chính sách lưu trữ email vào Online Archive cho Outlook Web, chúng ta thực hiện các bước sau:

1. Đăng nhập vào tài khoản Outlook web
2. Trong danh sách các Folder ở cột bên trái, ấn chuột phải vào thư mục mà bạn muốn gán một chính sách lưu trữ.
3. Trong danh sách hiện ra, chọn vào mục Assign policy để hiện ra phần Archive policy.
4. Trong menu Archive policy, chọn chính sách lưu trữ mà bạn mong muốn.

Để thiết lập chính sách lưu trữ trên Outlook 2013 trở lên, bạn thực hiện theo các bước sau:

1. Từ trong danh sách Favorites ở cột bên trái, ấn chọn vào 1 folder mà bạn muốn gán chính sách lưu trữ.
2. Từ thanh Outlook Ribbon, ấn chọn vào tab Folder.
   
3. Trong tab Folder, ấn vào nút Policy.
   
4. Từ thanh menu Online Archive, chọn chính sách mà bạn muốn áp dụng.