BỐN CÁCH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP TỐT HƠN TRÊN MICROSOFT TEAMS

Đối với rất nhiều người trong chúng ta, các cuộc họp là một phần quan trọng trong cách thực hiện công việc. Hiện nay, đi kèm với sự phát triển của công nghệ hiện đại, các cuộc họp trực tuyến với sự tham dự từ xa linh hoạt trở nên phổ biến và được nhiều người quan tâm hơn. Với các ứng dụng và bản cập nhật mới bên trong Microsoft Teams, bạn sẽ được trang bị tốt hơn để xử lý các cuộc họp lên xuống thất thường trong ngày.

Bắt đầu trên ứng dụng Microsoft Teams Meeting, tạo cuộc hợp mới trong Calendar và mời những người tham dự.

Có nhiều tính năng trong Meeting mà bạn có thể chuẩn bị trước cuộc họp (ví dụ: thiết lập chương trình làm việc, thiết kế các câu hỏi thăm dò ý kiến ​​đơn giản, thiết lập chế độ mute, chế độ người thuyết trình, host …) Sau đó, trong cuộc họp, bạn có thể sử dụng các công cụ của mình nếu cần và khi phù hợp với các cuộc trò chuyện bạn đang gặp phải (như tắt mic, mời khỏi nhóm, giơ tay phát biểu..). Bạn có thể linh hoạt điều chỉnh để phù hợp với hoàn cảnh cuộc họp.

1. Cuộc họp có tổ chức là cuộc họp hiệu quả nhất.

Cuộc họp có cấu trúc và được chuẩn bị chu đáo là cuộc họp hiệu quả nhất trong khoảng thời gian có hạn và đảm bảo được các kết quả mà cuộc họp trực tuyến mang lại. Microsoft đã cập nhật khả năng tích hợp Teams của họ với một ứng dụng dành cho cuộc họp – bắt đầu với chương trình làm việc dễ chỉnh sửa cho phép bạn gắn thẻ và sắp xếp các tiến trình dự kiến. Điều này sẽ giúp bạn, với tư cách là người tổ chức cuộc họp, ngay lập tức trở nên có cấu trúc tốt hơn và hướng đến kết quả cho các cuộc họp mà bạn điều hành. Trong cuộc họp, phần Decisions tận dụng ngăn cuộc họp để bạn có thể xem và tương tác với chương trình làm việc cùng với đồng nghiệp của mình trong thời gian thực trong cuộc họp. Với khả năng giữ cho chương trình luôn được xem – cùng với khả năng thêm ghi chú, nhiệm vụ và lấy phiếu bầu – bạn có thể đảm bảo rằng mọi ý tưởng tuyệt vời và mọi hành động tiếp theo đều được ghi lại.

2. Kết nối với nhóm của bạn thông qua Teamflect

Teamflect  là một ứng dụng mới trong Microsoft Teams, cung cấp cách quản lý và cấu trúc quy trình của các mối quan hệ quản lý đó trong một tổ chức. Nó đánh giá kết nối của bạn với các đồng nghiệp khác và giúp bạn dễ dàng ghi lại các ghi chú và phản hồi theo dõi từ các cuộc trò chuyện quản lý của bạn với đồng đội của bạn. Bởi vì nó đặc biệt tập trung vào các cuộc trò chuyện 1-1 giữa các nhà quản lý và nhóm của họ, nó có các công cụ tập trung để giúp cấu trúc kế hoạch phát triển cho mọi người trong nhóm của bạn. Để có chế độ 1 – 1 tốt hơn và có cấu trúc hơn, hãy cung cấp cho Teamflect thử trong các cuộc họp quản lý tiếp theo của bạn.

3. Thăm dò ý kiến ​​khán giả cuộc họp với Slido

Trong một cuộc họp – đặc biệt là một cuộc họp lớn – bạn sẽ cần lập kế hoạch cho những cách để giữ chân khán giả. Ở một số điểm, hãy cân nhắc đặt câu hỏi cho khán giả để bạn có thể khuyến khích cuộc trò chuyện hoặc điều chỉnh quảng cáo chiêu hàng của mình cho phù hợp với tâm trạng của khán giả. Slido là một công cụ bỏ phiếu đơn giản nhưng linh hoạt mà bạn có thể tích hợp vào quy trình họp của mình để giúp bạn có được cảm giác rộng hơn về căn phòng. Hỗ trợ một số loại câu hỏi khác nhau – bao gồm câu hỏi trắc nghiệm, câu đố và xếp hạng, có một số tùy chọn tạm dừng trong cuộc họp để yêu cầu nhiều khán giả tham gia và tương tác hơn.

4. Tạm dừng các cuộc họp với Breakthru

Cuối cùng, với ngày càng nhiều cuộc họp kỹ thuật số, điều quan trọng hơn là phải chú ý đến khối lượng công việc cá nhân và cảm giác mệt mỏi của người dùng. Microsoft nhận thấy rằng việc đảm bảo người dùng có thể nghỉ ngơi giữa các cuộc họp và chuyển trọng tâm có thể tác động lớn đến tâm trạng tốt nhất của người dùng.

Breakthru là một ứng dụng mới trong Microsoft Teams giúp bạn thực hiện điều đó – ứng dụng này giúp bạn giải lao trong 2 phút ngắn với bài tập thiền có thể giúp bạn và nhóm của bạn tái tạo năng lượng. Cho dù trong một cuộc họp với đồng nghiệp hay chỉ một mình, bạn có thể nâng cao sức khỏe tổng thể của mình với những khoảng dừng phục hồi hữu ích có thể giúp bạn tỉnh táo cho những gì sắp tới.

Đối với tất cả các quyết định và hành động diễn ra trong cuộc họp, các ứng dụng trong và ngoài cuộc họp cung cấp cho người dùng những công cụ phù hợp để đạt được kết quả tốt hơn. Với các ứng dụng này trong hộp công cụ của người dùng, người dùng có thể tổ chức các cuộc họp có ý nghĩa và gắn kết hơn trong suốt cả tuần – và giữ cho mọi người luôn tham gia.

Microsoft Teams đang thể hiện được tính ưu việt của nó trong hỗ trợ người dùng họp, ghi âm và chia sẻ tương tác làm việc. Đặc biệt trong thời kì dịch chuyển và dịch bệnh bùng phát, lợi thế của Microsoft Teams càng được ưu tiên và lựa chọn tin dùng.

Bên cạnh phiên bản miễn phí dành cho người dùng phổ thông không cần mua Office 365, Microsoft Teams cũng có thêm bản Trả phí. Với bản trả phí này, Microsoft Teams sẽ tích hợp thêm nhiều tính năng nâng cao hơn như ghi cuộc họp, hẹn lịch cuộc họp, lưu trữ và quản trị thành viên. Khi khách hàng mua Microsoft 365 bản quyền , Microsoft Teams phiên bản trả phí sẽ được tích hợp tự động trong ứng dụng.

Là đối tác vàng của hãng Microsoft tại Việt nam, với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và kỹ thuật IT giàu kinh nghiệm,TSG – SOFT 365tự tin đem đến cho khách hàng giá cả cạnh tranh và những hỗ trợ tốt nhất khi mua Office 365 giá rẻ. Liên hệ để nhận tư vấn cụ thể về các giải pháp, sản phẩm phần mềm và dịch vụ triển khai Office 365 trong doanh nghiệp. Ngoài ra, với những người mới bắt đầu, chúng tôi cung cấp các khóa học từ cơ bản đến nâng cao đào tạo Office 365 chi phí tốt nhất thị trường.

CHỨNG NHẬN ĐỐI TÁC BẢN QUYỀN SOFT365 - CÁC HÃNG PHẦN MỀM TRÊN THẾ GIỚI
http://soft365.vn - https://store.soft365.vn/ - Hotline: 0936 362 158

THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN SẢN PHẨM BẢN QUYỀN TẠI TSG-SOFT365
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ TSG
Địa chỉ: Hà Nội: Tầng 2, Tòa nhà ATS, 252 Hoàng Quốc Việt, Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Hồ Chí Minh: Tầng 5, tòa nhà số 89 Vạn Kiếp, phường 03, quận Bình Thạnh, TP HCM
Website: www.soft365.vn - store.soft365.vn | Email: [email protected]
Điện thoại: 024 7305 0506 | 028 7308 0508
Gặp tổng đài tư vấn: 0936 362 158 | [email protected]

GIẢI PHÁP HÀNG ĐẦU - DỊCH VỤ HOÀN HẢO
SOFT365 - ĐỐI TÁC ỦY QUYỀN CỦA CÁC HÃNG PHẦN MỀM NỔI TIẾNG TRÊN THẾ GIỚI

Leave a Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published.