BIỆN PHÁP CẦN THIẾT ĐỂ BẢO MẬT CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN CỦA BẠN

Trong xu hướng mọi hoạt động trong kinh doanh luôn dịch chuyển liên tục, để hiệu suất làm việc hiệu quả thì việc duy trì thông tin liên tục trong các doanh nghiệp, tổ chức là vô cùng cần thiết. Từ đó, các cuộc họp trực tuyến xuất hiện ngày càng nhiều hơn và trở thành một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp. Bởi lẽ, nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển mà vẫn có thể dễ dàng trao đổi bàn bạc công việc để đưa ra quyết định hay hướng giải quyết hợp lý nhất. Vấn đề đặt ra là làm sao thiết lập được mức độ bảo mật cần thiết cho các cuộc họp trực tuyến và bảo vệ quyền riêng tư của các cuộc gọi điện video của mình.

Hồi chuông cảnh báo về rủi ro bảo mật khi tổ chức cuộc họp trực tuyến

Từ đầu năm 2020 đến thời điểm hiện tại, dịch bệnh Covid xuất hiện khiến cho việc kinh doanh bị trì trệ bởi các yêu cầu giãn cách xã hội trên khắp mọi nơi trên thế giới. Từ đó, phong trào làm việc tại nhà (Work From Home) nổi lên như một nỗ lực cần thiết để đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp được diễn ra bình thường và tránh khỏi nguy cơ phá sản. Các cuộc họp bàn trực tiếp trước đây cũng được chuyển sang kênh trực tuyến. Việc chuyển dịch không gian là việc sang online cũng kéo theo rất nhiều nguy cơ về tấn công an ninh mạng và thất thoát dữ liệu. Các lỗ hổng bảo mật trong các cuộc họp trực tuyến hay hội nghị truyền hình đã xuất hiện:

• Các cuộc tấn công trước đây đã sử dụng bộ ngẫu nhiên để đoán các số trong một chuỗi, có thể giành quyền truy cập vào các cuộc họp hội nghị truyền hình không bị khóa bởi mật khẩu
• Chi nhánh FBI khu vực Boston đã đưa ra cảnh báo cho các trường học sau khi một loạt các lớp học trực tuyến bị quay lén video, làm gián đoạn việc học và làm lộ dữ liệu cá nhân
• Trang web công nghệ The Verge đã bị gián đoạn bởi sự xuất hiện của một videobomber và các tài liệu dành cho người lớn
• Chỉ cần một vài thao tác tìm kiếm đơn giản trên Google, Washington Post đã tìm thấy hàng nghìn tài liệu tham khảo video được ghi lại trên trang web mở, một số trong số đó tiết lộ thông tin cá nhân hoặc nghề nghiệp

Với một số trường hợp cá biệt đã kể trên, chúng ta có thể hình dung được tầm quan trọng của việc bảo mật hội nghị trực tuyến. Nó đặc biệt cần được quan tâm nếu một cá nhân nào đó có quyền truy cập vào cuộc họp bí mật của doanh nghiệp và làm lộ những thông tin nhạy cảm trong công ty như lộ trình sản phẩm, chiến lược kinh doanh, báo cáo kế toán, vv…

Đó là lý do tại sao người dùng doanh nghiệp cần được nâng cao nhận thức về bảo mật cuộc họp trực tuyến, hội nghị truyền hình và đồng thời phải luôn áp dụng những biện pháp bảo vệ cần thiết khi tổ chức và tham gia các họp này.

5 BIỆN PHÁP CẦN THIẾT ĐỂ BẢO MẬT CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN

Nội dung tiếp theo là những chia sẻ về những biện pháp kỹ thuật cần được áp dụng giúp giảm khả năng tấn công và bảo vệ tốt hơn các cuộc họp trực tuyến trong doanh nghiệp:

1. Phân loại cuộc họp trước thời hạn:

Khi lên lịch cuộc họp, mỗi cuộc họp phải được chỉ định một mức độ rủi ro phù hợp với các giao thức bảo mật nhất định. Điều đó không chỉ cho phép bạn định cấu hình công nghệ của mình mà còn cho người tham dự biết vai trò của họ trong việc giữ an toàn cho cuộc họp. Một nguyên tắc nhỏ là hãy hỏi, “Bạn tham dự cuộc họp này trong không gian như thế nào, một phòng kín hay một quán cà phê ?” Nếu không, hãy thắt chặt an ninh của bạn càng nhiều càng tốt.

2. Sử dụng ID cuộc họp và mật khẩu duy nhất:

ID cuộc họp duy nhất là biện pháp bảo vệ cần phải thực hiện để chống lại các nguy cơ thâm nhập trái phép vào các cuộc họp trực tuyến. Càng khó đoán thông tin xác thực của một cuộc họp, thì những người không được mời càng khó có quyền truy cập. Điều này quan trọng nếu ứng dụng hội nghị truyền hình của bạn chỉ định cho mọi người một ID cuộc họp cá nhân vĩnh viễn hoạt động giống như một số điện thoại. Chỉ cung cấp ID cuộc họp cá nhân của bạn cho đồng nghiệp mà bạn tin tưởng và luôn khóa các cuộc họp đó để chặn những kẻ xâm nhập. Với ID cuộc họp cá nhân, bạn có thể đảm bảo những người không được mời không có quyền tham dự.

3. Thực hiện cuộc gọi trước khi bắt đầu công việc:

Một số người dùng không dùng máy tính của họ để tham gia cuộc họp. Trong trường hợp này, bạn có thể thiết lập nhận dạng người tham dự bằng số điện thoại hoặc ID thiết bị chung như “iPhone XS trên AT&T”. Biết những người đó là ai và liệu họ có phải tham gia cuộc họp hay không. Nếu phát hiện những người tham dự không có trong danh sách khách mời, bạn có thể xóa họ trước khi bắt đầu cuộc họp.

4. Hạn chế chia sẻ:

Với những chủ đề thảo luận bí mật trong cuộc họp, hãy cân nhắc việc cấm mọi người mời người khác khi chưa được phép của quản trị viên. Nếu xuất hiện những khách mời ngoài danh sách đã lập từ trước, hãy đảm bảo rằng họ hiểu bản chất riêng tư của cuộc họp và các yêu cầu bảo mật. Đặc biệt, không chia sẻ ID cuộc họp hoặc liên kết lời mời cho một cuộc họp bí mật trên phương tiện truyền thông xã hội, mạng nội bộ riêng hoặc các nền tảng công ty khác.

5. Bật xác thực hai yếu tố:

Và cuối cùng, hãy bật tính năng xác thực hai yếu tố của công cụ cuộc họp. Tính năng này có thể khiến một số người dùng không thích hoặc thấy phiền phức, nhưng các nhà cung cấp dịch vụ xác thực hai yếu tố và đăng nhập một lần (cũng như các tính năng bảo mật trên hầu hết các điện thoại) đã giúp quá trình này trở nên nhanh chóng và dễ dàng nhất có thể. Việc bổ sung vài giây để kích hoạt lớp bảo mật bổ sung đó rất cần thiết để bảo mật cuộc họp trực tuyến được nâng lên mức cao nhất.

Giải pháp họp trực tuyến an toàn từ TeamViewer Meeting

Teamviewer Meeting là chức năng họp nhóm trên TeamViewer bản quyền với nhiều chế độ lựa chọn như chia sẻ màn hình máy tính, gọi video hay gọi điện thoại trong quá trình sử dụng. Đặc biệt, người dùng Teamviewer Meeting không bắt buộc phải cài TeamViewer mà vẫn có thể tham gia họp nhóm bình thường bằng trình duyệt.

TeamViewer Meeting được xây dựng với nền tảng là bảo mật, sử dụng các giao thức mã hóa với tiêu chuẩn an toàn như TLS (Transport Layer Security), SRTP (Secure Realtime Transport Protocol)…. . Mặc dù trực quan và dễ sử dụng, TeamViewer Meeting bảo vệ các cuộc gọi điện video của bạn bằng các tính năng bảo mật cấp ngành.

• Khóa cuộc họp cho phép người tổ chức chặn quyền truy cập trái phép vào cuộc họp.
• Thêm một lớp xác thực bổ sung với mật khẩu và ID cuộc họp duy nhất
• Xác thực hai yếu tố tùy chọn xác minh danh tính của người tham dự
• Các cuộc họp video được bảo vệ bằng mã hóa phiên đầu cuối 256-bit , ngăn các bên thứ ba (bao gồm cả TeamViewer) truy cập vào dữ liệu không thể đọc được khi chuyển tiếp giữa các thiết bị ( không bao gồm các cuộc họp có người tham gia quay số điện thoại)
• Chứng nhận ISO9001 , tuân thủ GDPR và HIPAA

Ngoài TeamViewer Meeting, bạn cũng có thể tham khảo thêm nhiều giải pháp họp trực tuyến khác như Microsoft Teams và Zoom Meeting. Hãy nhớ rằng, mỗi phần mềm đều hướng đến những đối tượng người dùng và nhu cầu sử dụng khác nhau, vì vậy hãy vạch ra những yêu cầu của mình để tìm kiếm giải pháp phù hợp. Nếu bạn vẫn băn khoăn chưa biết nên lựa chọn phần mềm họp trực tuyến nào, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn giải pháp đáp ứng đúng yêu cầu của bạn.