Microsoft Teams là một công cụ tuyệt vời giúp người dùng cộng tác hiệu quả trong doanh nghiệp. Trong hàng loạt các tính năng hữu ích của công cụ làm việc cộng tác này, có một tính năng tên gọi là Approval – được thiết kế để hỗ trợ quá trình phê duyệt công việc, yêu cầu hoặc quyết định trong một nhóm làm việc. Vai trog chính của tính năng Approval là giúp tăng tính linh hoạt, hiệu quả và đảm bảo sự phù hợp trong việc quản lý quy trình phê duyệt.
Trong blog này chúng tôi sẽ đưa ra cho bạn cái nhìn tổng quan về lợi ích mà tính năng Approval trong Microsoft Teams sẽ giúp cải thiện quy trình kinh doanh hiệu quả như thế nào trong doanh nghiệp.
Cách làm việc trên Microsoft Teams với ứng dụng Approval
Mục tiêu chính của tính năng Approval là tạo, liên lạc và kiểm soát các phê duyệt trong nhóm ngay lập tức từ nền tảng. Bạn có thể bắt đầu tạo quy trình phê duyệt từ ứng dụng phê duyệt, trao đổi kết nối hoặc thậm chí trực tiếp từ cuộc hội thoại mà bạn đang trò chuyện. Bạn có thể thêm hoặc chọn chi tiết trong khi xây dựng quy trình phê duyệt, chẳng hạn như danh mục phê duyệt, đính kèm tệp, thêm dữ liệu cần thiết và chọn người phê duyệt.
Ví dụ: nếu bạn chia sẻ công việc của mình với người khác về một nhiệm vụ cụ thể, bạn có thể thêm nhiệm vụ đó dưới dạng tệp đính kèm vào quy trình phê duyệt của mình. Bây giờ khi phê duyệt nó, họ sẽ nhận được thông báo và có thể phản hồi tương ứng. Quá trình này là cách các ứng dụng phê duyệt nhóm của Microsoft giúp các nhóm cộng tác bằng cách tạo một công cụ dễ sử dụng để quản lý phê duyệt trong nhóm.
Cách định cấu hình yêu cầu trong ứng dụng Microsoft Teams để phê duyệt
Tất cả các phê duyệt trong nhóm sẽ được cảnh báo bất cứ khi nào bạn tạo quy trình phê duyệt và cung cấp tất cả thông tin cần thiết. Sau khi xem qua các chi tiết cụ thể của yêu cầu, họ có thể trả lời ngay lập tức. Ngoài ra, bạn có thể xem các phê duyệt của mình ở một vị trí bằng ứng dụng Approval trong Microsoft Teams.
Từ đây, bạn có thể xem và kiểm soát từng người trong số những người được yêu cầu phê duyệt. Bạn cũng sẽ cung cấp thông tin như giai đoạn yêu cầu, nguồn gốc, phê duyệt và người yêu cầu để cung cấp tóm tắt nhanh về ứng dụng phê duyệt của Microsoft Teams trong thời gian nhanh chóng. Ngoài ra, bạn có thể chọn các phê duyệt cụ thể để xem thông tin bổ sung và theo dõi sự phát triển của chúng.
Thủ tục phê duyệt rất đơn giản và dễ dàng sử dụng. Nó giúp bạn quản lý công việc của mình một cách hiệu quả và đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan được nắm bắt ở từng giai đoạn của quy trình mà không có bất kỳ sự chậm trễ hoặc nhầm lẫn nào.
Microsoft Teams áp dụng tích hợp quy trình phê duyệt ứng dụng để đảm bảo cộng tác trong toàn tổ chức
Microsoft Teams là giải pháp làm việc theo nhóm cho phép các nhân viên giao tiếp, trao đổi ý tưởng và hoàn thành nhiệm vụ. Và tính năng Approval giúp họ cộng tác một cách trơn tru hơn. Với tính năng này, quản trị viên cũng có thể theo dõi nhóm của họ sử dụng ứng dung phê duyệt và đảm bảo tuân thủ đúng các tiêu chuẩn bảo mật cần thiết.
Bằng cách xác định các tùy chọn trên tab Quản lý ứng dụng của Trung tâm quản trị Microsoft Teams, quản trị viên có thể chỉ định cách người dùng sử dụng kết nối quy trình phê duyệt trong Microsoft Teams. Với tích hợp mới này, quản trị viên sẽ có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với những nhân viên có thể làm và nơi họ có thể làm việc đó từ bên trong Microsoft Teams.
Microsoft cung cấp tính năng chữ ký điện từ trong Microsoft Teams Approval
Việc tích hợp Microsoft Teams với công cụ chữ ký (hay còn gọi là chữ ký số) của bên thứ ba như Adobe Sign giúp người dùng tạo danh tính tốt hơn với các tài liệu được phê duyệt. Sau khi chọn nhà cung cấp chữ ký điện từ và cập nhật thông tin cần thiết. Người ký sẽ nhận được thông báo qua email khi phê duyệt mật mã trong nhóm được gửi và có thể đánh giá ngay lập tức.
Microsoft Teams cho phép nhân viên phê duyệt tài liệu trước khi chúng được gửi dưới dạng điện tử. Điều này có nghĩa là các thành viên trong nhóm có thể đăng xuất trên các tài liệu quan trọng mà không cần ký tên của họ trên giấy. Ngoài ra, bán có thể thiết lập các phê duyệt khác nhau tùy thuộc vào người cần chúng: những người quản lý muốn phê duyệt trong nhóm từ tất cả các nhân viên.
Ứng dụng Microsoft Teams Approval là một công cụ hiệu quả mà bạn có thể sử dụng để hợp lý hóa quy trình phê duyệt của mình. Nó giúp mọi nhân viên dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin quan trọng để đưa ra các quyết định sáng suốt về các tài liệu được gửi để phê duyệt.
Ngoài ra, việc giảm thiểu thời gian mà nhân viên cần để xác định thông tin trở nên dễ dàng, điều này mang lại lợi ích to lớn cho các nhóm có ít thời gian để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ mỗi tuần.
Microsoft Teams bản quyền là một nơi làm việc hiện đại với các chức năng trò chuyện đóng vai trò là trung tâm để làm việc theo nhóm và cộng tác trong thời đại kỹ thuật số. Bạn có thể tận dụng các tính năng cộng tác này với sự hỗ trợ của các giải pháp quản lý va tư vấn của SOFT365 để đạt được kết quả mong muốn và nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.