Microsoft Dynamics 365 là một tập hợp các công cụ kinh doanh thông minh (CRM và ERP). Dựa trên công nghệ AI, Microsoft Dynamics 365 mang đến trang tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp và các thông tin dự đoán chi tiết, giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh chuẩn xác nhất, tối ưu hóa và khám phá các cơ hội kinh doanh. Với Microsoft Dynamics 365, người dùng doanh nghiệp có thể truy cập tất cả dữ liệu công ty và khách hàng tại một nền tảng duy nhất, đồng thời chia sẻ dữ liệu đó giữa các phòng ban và có cách tiếp cận chủ động hơn để đẩy nhanh kết quả kinh doanh.
Microsoft SharePoint là một nền tảng phát triển ứng dụng web, cho phép nhanh chóng xây dựng và phát triển các ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Hiểu một cách đơn giản, SharePoint là một sản phẩm web-based mà Microsoft phát triển để phục vụ cho nhiều mục đích và nhu cầu sử dụng khác nhau. Ngoài ra, SharePoint cung cấp một hệ thống lưu trữ lớn và linh hoạt, đáp ứng nhu cầu về quản lý các tài liệu kinh doanh
Việc tích hợp các giải pháp trong hệ sinh thái của Microsoft giúp các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và năng suất hơn. Trong blog này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tích hợp công cụ kinh doanh thông minh (Dynamics 365) với nền tảng web cung cấp không gian lưu trữ lớn (SharePoint).
Những lợi ích khi tích hợp Dynamics 365 với SharePoint
- Quản lý tài liệu hiệu quả: SharePoint là một hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ, cho phép tổ chức và chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp một cách dễ dàng. Khi tích hợp với Dynamics 365, các tài liệu liên quan đến khách hàng, dự án, hợp đồng và quy trình kinh doanh có thể được lưu trữ và quản lý trong SharePoint. Điều này giúp cải thiện khả năng tìm kiếm, truy cập và chia sẻ thông tin quan trọng giữa các nhóm làm việc.
- Tăng cường cộng tác và làm việc nhóm: Tích hợp giữa Dynamics 365 và SharePoint tạo ra một môi trường cộng tác tích hợp, cho phép các thành viên trong doanh nghiệp làm việc cùng nhau trên các dự án, quy trình kinh doanh và nhiệm vụ. Thông qua tích hợp này, người dùng có thể chia sẻ tài liệu, gửi thông báo, tạo và quản lý nhiệm vụ, cập nhật trạng thái công việc, và theo dõi tiến độ dự án. Điều này giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tăng cường sự cộng tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
- Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Dynamics 365 cung cấp các tính năng quản lý quy trình kinh doanh mạnh mẽ, trong khi SharePoint là nền tảng quản lý công việc linh hoạt. Khi tích hợp với nhau, hai hệ thống này cho phép tổ chức tạo, quản lý và theo dõi quy trình kinh doanh, công việc và nhiệm vụ một cách hiệu quả. Người dùng có thể tạo các biểu mẫu, danh sách và luồng công việc trong SharePoint, và tích hợp chúng với quy trình kinh doanh trong Dynamics 365. Điều này giúp tổ chức tự động hóa các quy trình, giảm thiểu lỗi và cải thiện hiệu suất làm việc.
- Tăng cường khả năng phân tích và báo cáo: Dynamics 365 cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ để theo dõi và đánh giá hiệu suất kinh doanh. Tích hợp
Hướng dẫn tích hợp Dynamics 365 với SharePoint
1. Chuyển đến Settings (biểu tuownjt bánh răng ở trên cùng bên phải, sau đó chọn Advanced Settings. Nếu bạn không thể tìm thấy thì hãy kiểm tra xem đã đăng nhập với tư cách người dùng có quyền quản trị viên chưa.
2. Mở Settings và chọn System – Document Management
3. Chọn tùy chọn Configure Server-Based SharePoint Integration
4. Trên trình hướng dẫn sẽ mở ra, hãy xem SharePoint của bạn là Online hay On-Premises. Tích hợp SharePoint có thể kết nối với cả hai. Nó thậm chí có thể kết nối với nhiều site SharePoint, nhưng tất cả chúng đều phải cùng Online hoặc On-Premises.
5. Giả sử, bạn đã chọn Online ở bước trước, bây giờ bạn cần nhập URL của trang SharePoint mà bạn muốn sử dụng.
Bạn có thể chỉ cần sao chép URL từ khi bạn đang ở trên trang chính của site SharePoint và trình hướng dẫn sẽ xác thực URL đó khi bạn nhấp vào Next.
6. Nếu quá trình xác thực thành công, bước cuối cùng để kích hoạt tích hợp SharePoint dựa trên máy chủ của bạn là nhấn vào nút Finish.
Giờ đây, bạn có thể quay lại màn hình Quản lý tài liệu của mình và chọn những thành phần bạn muốn bật cho các thư mục SharePoint.
Nhấp vào Document Management Settings
Trong cửa sổ mở ra, bạn kiểm tra các thành phần mà bạn dữ kiến lưu trữ tài liệu và nhấp vào Next.
Sau đó, bạn có thể xác định cấu trúc thư mục. Đây là một số lựa chọn:
- Không chọn hộp kiểm Based on entity – Các thư mục sẽ không được tạo tự động
- Chọn hộp kiểm Based on entity và chọn Account – Cấu trúc sẽ có tài khoản làm thư mục chính và các thư mục con dựa trên tài khoản thực tế sẽ được tạo bên dưới nó.
- Chọn hộp kiểm Based on entity và chọn Contact – cấu trúc sẽ bắt đầu với thư mục chính của liên hệ và các thư mục con dựa trên tên liên hệ sẽ được tạo bên dưới thư mục đó.
Thực hiện lựa chọn của bạn và nhấn Next. Chúng ta có thể phải đợi một chút thời gian. Bạn sẽ thấy Status phát triển khiển khi các thư viện tài liệu được tạo. Khi đã hoàn thành việc này bạn sẽ nhấn vào Finish.
Về phía Dynamics 365, giờ đây bạn sẽ thấy một tùy chọn tài liệu bên dưới các thành phần mà bạn đã bật. Trong hình bên dưới, bạn có thể thấy folder mới được tạo cho tài khoản. Bộ nhớ của nó nằm trên SharePoint.
Tuy nhiên, từ phía Dynamics 365 bạn có thể truy cập bình thường. Về phía SharePoint, bạn có thể thấy thư mục Tài khoản, sau đó là thư mục cho tài khoản cụ thể này và tất các các tài liệu cho tìa khoản đó được lưu trữ bên trong.
