6 CÁCH SỬ DỤNG TỰ ĐỘNG HÓA SHAREPOINT CHO QUY TRÌNH DOANH NGHIỆP

Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp các tổ chức nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng cách trao quyền cho nhóm của họ tận dụng công nghệ như ứng dụng phần mềm để giảm bớt các nhiệm vụ hoặc quy trình định kỳ được thực hiện thường xuyên. Nó giúp thay thế các nỗ lực thủ công bằng cách tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại này đồng thời giảm chi phí, nâng cao hiệu quả và đẩy nhanh các quy trình.

5 dấu hiệu doanh nghiệp cần tự động hóa quy trình làm việc

♦ Doanh nghiệp của bạn có phải giải quyết một khối lượng lớn nhiệm vụ mà hầu hết trong số đó có tính chất lặp đi lặp lại không?
♦ Hầu hết các nhiệm vụ này có liên quan đến nhiều người cùng thực hiện không?
♦ Nhóm của bạn có làm việc theo đúng thời hạn không?
♦ Các nhiệm vụ của bạn có ảnh hưởng đến các quy trình và hệ thống khác của tổ chức không?
♦ Công việc của bạn có liên quan đến việc tuân thủ và kiểm toán không?

Theo công ty nghiên cứu thị trường IDC, các công ty mất từ ​​20 đến 30% doanh thu mỗi năm do hoạt động kém hiệu quả. SharePoint Workflows có thể sắp xếp hợp lý và tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh khác nhau. Các quy trình công việc SharePoint có thể bao gồm từ việc thu thập chữ ký, phản hồi hoặc phê duyệt cho một kế hoạch hoặc tài liệu, đến theo dõi trạng thái hiện tại của một quy trình thường xuyên. Tìm hiểu thêm về giải pháp SharePoint bản quyền.

Đến năm 2023, tự động hóa kỹ thuật số sẽ không còn là nhu cầu mà trở thành chuẩn mực của các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng SharePoint để tự động hóa quy trình công việc và cũng tận dụng các công cụ SharePoint và Microsoft 365 khác mà bạn có thể xem xét để tự động hóa quy trình kinh doanh.

1. Tạo thông báo SharePoint

Thiệt lập thông báo/cảnh báo trong SharePoint để luôn cập nhật và nhận thông báo bất cứ khi nào tệp hoặc thư mục thay đổi trong SharePoint. Tạo thông báo giúp người dùng biết về bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong tài liệu Microsoft SharePoint hoặc các mục trên trang web của họ. Người dùng có thể dễ dàng thiết lập thông báo cho một danh sách, thư viện, thư mục, tệp hoặc mục danh sách.

Người dùng thậm chí có thể thiết lập thông báo cho một thư mục cụ thể trong thư viện nếu muốn chỉ nhận được cảnh báo khi các thay đổi xảy ra trên bất kỳ tệp nào trong thư mục đó.

2. Bật Phê duyệt Nội dung 

Sử dụng Microsoft Power Automate, bạn có thể bật tính năng phê duyệt nội dung trong thư viện SharePoint cho các tài liệu chứa thông tin nhạy cảm. Bạn có thể chỉ cần đặt một quy trình phê duyệt tài liệu trong thư viện tài liệu nơi bạn yêu cầu phê duyệt tài liệu.

Sử dụng quy trình phê duyệt nội dung này, tài liệu đang chờ phê duyệt sẽ không hiển thị với người dùng cho đến khi chúng được phê duyệt.

3. Sử dụng quy trình làm việc SharePoint tích hợp sẵn

Quy trình làm việc SharePoint tích hợp sẵn cung cấp nhiều cách khác nhau để giải quyết những thách thức chung mà doanh nghiệp có thể gặp phải, bao gồm phê duyệt, phản hồi, chữ ký số, quản lý tác vụ theo từng giai đoạn và thậm chí xuất bản nội dung. 

Việc thủ công kiểm tra và theo dõi các nhiệm vụ bao gồm chuyển tiếp tài liệu và gửi lời nhắc có thể làm mất thời gian, thậm chí gây ra một luồng gián đoạn liên tục. Để loại bỏ các thao tác thủ công trong quy trình lặp lại, nhàm chán, SharePoint cung cấp các mẫu quy trình làm việc được tạo sẵn cho phép bạn tự động hóa các tác vụ nhất định, chẳng hạn như thu thập chữ ký hoặc phê duyệt tài liệu.

Ví dụ: khi bạn làm việc trên tài liệu, bạn có thể sử dụng dòng công việc phê duyệt tài liệu SharePoint để chạy quy trình kiểm tra và theo dõi, đồng thời nhắc nhở và chuyển tiếp được thực hiện tự động bởi dòng công việc. 

Nếu ai đó chậm hoàn thành nhiệm vụ hoặc nếu một số vấn đề khác xuất hiện, hầu hết các quy trình công việc được bao gồm sẽ tạo thông báo cho bạn biết về điều đó. Bằng cách này, công việc giám sát quá trình cũng được giảm bớt.

4. Xây dựng quy trình bằng Power Automate

Sử dụng Microsoft Power Automate, người dùng có thể Thiết lập dòng công việc cho danh sách và thư viện trong Microsoft List, SharePoint và OneDrive của mình. Microsoft Power Automate giúp tiết kiệm thời gian, công sức và giúp mang lại sự nhất quán và hiệu quả cho các công việc thường xuyên. 

Microsoft Power Automate cũng giúp bạn tự động hóa các tác vụ phổ biến giữa SharePoint, các dịch vụ Microsoft 365 khác và các dịch vụ của bên thứ ba.

Đây là những gì bạn có thể làm với SharePoint bằng Power Automate:

Tự động hóa trích xuất dữ liệu – bao gồm xác minh và tập hợp dữ liệu từ bảng tính, PDF hoặc các tài liệu khác. Điều này thúc đẩy quá trình lấy, kiểm tra và tạo báo cáo từ dữ liệu.

Tự động hóa xử lý tài liệu – chọn thông tin từ biểu mẫu, PDF, ảnh, email và các nguồn dữ liệu khác. Nó giúp bạn tạo hoặc chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. 

Tự động hóa quy trình làm việc – Công việc của bạn có thể liên quan đến một loạt các hành động cụ thể mà bạn phải tự động hóa tất cả các tác vụ đó. Ví dụ: bao gồm kiểm tra kho, đặt hàng, điền hóa đơn, gửi thông tin cập nhật cho khách hàng, v.v. 

Tự động hóa luồng thông tin quan trọng – Điều quan trọng là lưu, quản lý và chia sẻ – các tài liệu và thông tin kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng vô số trình kết nối và trình cắm trong SharePoint, giúp bạn tìm nạp tệp đính kèm email, tweet, tác vụ công việc và hơn thế nữa dễ dàng hơn. Bạn thậm chí có thể lưu trữ và chia sẻ những thông tin đó tự động với các đồng nghiệp của mình. 

Tự động hóa công việc thủ công và các quy trình của bên thứ ba – Doanh nghiệp có đang sử dụng một số bước bổ sung để xác minh dữ liệu người dùng, thông tin bán hàng hoặc các chi tiết thiết yếu khác trong công việc của bạn? Hãy sử dụng các công cụ và trình kết nối trong SharePoint để tối giản các bước thực hiện rườm rà trong quy trình làm việc của bạn. 

Tự động hóa các quy trình và bước công việc điển hình trong dự án – SharePoint giúp rút ngắn thời gian thực hiện các công việc điển hình bao gồm một loạt nhiều nhiệm vụ cơ bản trong dự án bằng cách tự động hóa các tác vụ như gửi email, tạo nhiệm vụ trên Công cụ lập kế hoạch và gửi tin nhắn cho nhóm dự án. 

5. Sử dụng SharePoint Designer 

Tạo quy trình làm việc bằng SharePoint Designer là một cách tuyệt vời để quản lý nhiều quy trình kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp, bao gồm các quy trình đơn giản nhất đến phức tạp nhất. Với sự trợ giúp của SharePoint Designer, bạn có thể tự động hóa cả quy trình ứng dụng kinh doanh và quy trình cộng tác của con người. 

Quy trình làm việc của ứng dụng kinh doanh cho phép cập nhật trong một nguồn dữ liệu ngay sau khi một thay đổi xảy ra trong một nguồn dữ liệu khác; trong khi quy trình làm việc của các quy trình hợp tác của con người cho phép người dùng gửi tài liệu đến người quản lý của nhân viên để phê duyệt.

6. Sử dụng Visual Studio 

Nếu như với SharePoint Designer, bạn chỉ có thể tạo dòng công việc bao gồm một vài giai đoạn. Thì Visual Studio mang đến một loại dòng công việc mạnh mẽ khác: dòng công việc máy trạng thái cho phép bạn lập mô hình dòng công việc của mình theo hướng sự kiện. Mặc dù việc xây dựng quy trình công việc bằng visual studio yêu cầu chuyên môn kỹ thuật cao, nhưng nhiều khả năng xây dựng quy trình công việc phức tạp của nó mang lại sự linh hoạt và tùy chỉnh rất nhiều cho các nhà phát triển để tạo ra quy trình công việc hỗ trợ nhiều hơn một quy trình kinh doanh. Một ưu điểm khác của việc xây dựng quy trình làm việc với Visual Studio trong SharePoint là bạn có thể tạo một vài mẫu hữu ích và triển khai thêm chúng cho nhiều site SharePoint.

KẾT LUẬN

SharePoint chắc chắn là một nền tảng đầy hứa hẹn cho các doanh nghiệp muốn tạo quy trình làm việc tự động tùy chỉnh bằng cách sử dụng các công cụ từ bộ sản phẩm Microsoft 365 như Microsoft Power Automate và các phần bổ trợ bao gồm Visual Studio, SharePoint Designer và các công cụ của bên thứ ba khác. Bằng cách tận dụng khả năng tự động hóa quy trình làm việc trong SharePoint, doanh nghiệp không chỉ có thể cải thiện thói quen hàng ngày của nhân viên mà còn loại bỏ các quy trình thủ công, lặp đi lặp lại để tập trung vào công việc có giá trị hơn.

Phát triển khả năng tự động hóa và quản lý quy trình làm việc mạnh mẽ trên các quy trình kinh doanh của bạn trong SharePoint là cách tốt nhất để nâng cao trải nghiệm tự động hóa SharePoint và giá trị kinh doanh của nền tảng SharePoint.

Để tìm hiểu thêm về các khả năng Tự động hóa Quy trình Công việc và Quy trình Công việc của SharePoint, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.