7 LỢI ÍCH LỚN NHẤT CỦA VIỆC SỬ DỤNG OFFICE 365

Khi nói đến bộ giải pháp ứng dụng văn phòng năng suất dựa trên đám mây, không thể không kể đến Office 365 bản quyền. Rất nhiều thống kê chỉ ra rằng, mức độ sử dụng phổ biến của Office 365 lớn gấp đôi, thậm chí gấp ba lần G Suite ở một số châu lục trên thế giới. Theo báo cáo The EMEA Cloud Reaport , kết quả của nghiên cho thấy 43% doanh nghiệp đã sử dụng Office 365. Trong khi đó chỉ có 22% sử dụng G Suite của Google. Bài viết dưới đây, TSG sẽ chỉ ra 7 ưu điểm – lợi ích lớn nhất của Office 365, lý giải cho việc tại sao nhiều doanh nghiệp và người dùng cá nhân lựa chọn Office 365 trong công việc đến vậy.

Triển khai Office 365 có thể mang lại nhiều lợi ích cho cả người dùng cá nhân và cơ quan doanh nghiệp. Với sự xuất hiện lâu năm của Office 365, chắc hẳn đa số mọi người đã quen sử dụng nền tảng này và chính sự quen thuộc ấy sẽ giúp làm việc nhanh chóng, hiệu quả hơn. Không chỉ dừng lại ở đó, Office 365 luôn được phát triển, cải tiến liên tục không ngừng nghỉ nhằm mang đến cho người dùng trải nghiệm tốt nhất. Với Office 365, bạn có thể làm việc từ bất cứ nơi nào có kết nối internet.  Nhưng đây chỉ là một trong những ưu điểm rất nhỏ, những lợi ích to lớn của Office 365 bao gồm:

• Người dùng có thể làm việc từ mọi nơi
• Cung cấp bảo mật và độ tin cậy mạnh mẽ
• Thanh toán dựa trên đăng ký có sẵn
• Dễ dàng hợp tác giữa các nhóm và người dùng
• Luôn được cập nhật và tiếp cận những ứng dụng Microsoft mới nhất
• Các yếu tố cốt lõi thân thuộc với người dùng được giữ nguyên
• Linh hoạt kết hợp các tính năng và gói sử dụng Office 356

1. Người dùng có thể làm việc từ mọi nơi

Chỉ cần kết nối internet làm việc, người dùng cá nhân hay doanh nghiệp đều có khả năng làm việc từ bất cứ đâu. Office 35 là ứng dụng dựa trên đám mây, vì thế bạn có thể truy cập email, tệp và chương trình Office từ bất kỳ vị trí nào trên mọi thiết bị.  Điều này đặc biệt hữu ích cho các cơ quan, doanh nghiệp có nhân viên làm việc ở xa, có trụ sở tại nhiều địa điểm hoặc thậm chí phù hợp với những nhân viên có tính chất công việc yêu cầu đi lại thường xuyên và cần truy cập vào hệ thống dữ liệu doanh nghiệp.

Tất cả mọi thông tin cần thiết trên Office 365 đều hoạt động và lưu trữ trên trung tâm dữ liệu của Microsoft, có nghĩa là, chỉ cần người dùng kết nối với internet thì việc truy cập vào hệ thống rất dễ dàng. Nếu như trước kia, người dùng doanh nghiệp chỉ có thể truy cập các tệp tại chỗ và không thể làm gì khác cho đến khi quay lại văn phòng của mình. Giờ đây, với Office 365, mọi thao tác đơn giản và tiện lợi hơn, điều này giúp ích nhiều cho doanh nghiệp vì giúp gia tăng năng suất làm việc hiệu quả hơn.

2. Khả năng bảo mật và độ tin cậy mạnh mẽ

Một quan niệm sai lầm phổ biến về đám mây là nó không an toàn. Với Office 365, Microsoft sẽ chịu mọi trách nhiệm về bảo mật và độ tin cậy. Lưu trữ tất cả dữ liệu của bạn trên đám mây với Office 365 giúp loại bỏ chi phí mua phần cứng đắt tiền cho các phòng máy chủ của bạn, đi kèm với chi phí lương thưởng cho nhân viên CNTT vận hành các phòng máy chủ. Đám mây thân thiện với môi trường hơn và khắc phục thảm họa được thực hiện bằng cách bao gồm các hệ thống dự phòng trong trường hợp dữ liệu bị hỏng – cùng với nhiều lợi ích khác .

Điều này giải phóng nhóm CNTT của bạn để tận dụng thời gian quý giá của họ ở nơi khác, chẳng hạn như giúp người dùng tận dụng tối đa phần mềm doanh nghiệp. Office 365 có rất nhiều tính năng bảo mật tích hợp – tùy thuộc vào gói được chọn – sẽ giữ an toàn cho dữ liệu của công ty bạn, ba trong số các tính năng an toàn lớn nhất bao gồm:

• Mã hóa Email : Đảm bảo đến tay người nhận được chỉ định an toàn và chỉ họ mới có thể đọc email của bạn.
• Ngăn ngừa mất dữ liệu: Chính sách ngăn ngừa mất dữ liệu của Microsoft cho phép bạn xác định, giám sát và bảo vệ thông tin nhạy cảm rời khỏi tổ chức của bạn.
• Quản lý thiết bị di động: Một tính năng cho phép nhóm CNTT của bạn kiểm soát Office trên thiết bị di động của nhân viên để bảo vệ thông tin công ty. Nếu ai đó làm mất thiết bị của họ hoặc thiết bị bị đánh cắp, bạn có thể xóa tất cả dữ liệu mà không cần sử dụng thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp để xóa dữ liệu.
• Phân tích mối đe dọa nâng cao: Tính năng này phân tích các hệ thống để phát hiện và cảnh báo người dùng về hành vi đáng ngờ trên mạng. Nó quét mọi email trong hộp thư đến để tìm các liên kết và tệp đính kèm độc hại và nếu có bất cứ điều gì nguy hiểm ẩn giấu trong đó, sẽ ngăn không cho tệp độc hại xâm nhập vào tổ chức. Khi đó, email đính kèm tệp nguy hiểm sẽ xuất hiện một thông báo giải thích tại sao tệp không có ở đó. Đây là một cách trong nhứng cách hiệu quả giúp loại bỏ lỗi sử dụng từ người dùng.

Và đây chỉ là một vài lợi ích bảo mật. Ngoài ra còn có Exchange Online Protection (Bảo vệ Exchange trực tuyến), Threat Management (Quản lý mối đe dọa) và Multi-Factor Authentication (Xác thực đa yếu tố) để đảm bảo Office 365 giữ cho tổ chức của bạn an toàn mọi lúc:

• Exchange Online Protection (Bảo vệ Exchange trực tuyến): Cung cấp bảo mật và độ tin cậy nâng cao phòng chống thư rác và phần mềm độc hại để bảo vệ thông tin và truy cập email.
• Threat Management (Quản lý mối đe dọa): Giám sát an ninh để ngăn chặn hoặc phát hiện bất kỳ sự giả mạo dữ liệu nào. Các đội quản lý mối đe dọa chuyên dụng có mặt để dự đoán và ngăn chặn truy cập độc hại.
• Multi-Factor Authentication (Xác thực đa yếu tố): Xác thực đa yếu tố bảo vệ quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như sử dụng xác thực qua điện thoại để truy cập dữ liệu như một thiết bị thứ cấp để tăng cường bảo mật.

Tất nhiên, Office 365 không phải là ứng dụng hoàn hảo nhất, vì mọi tổ chức đều có những yêu cầu sử dụng khác nhau, nên một số tính năng có thể không có lợi cho doanh nghiệp hoặc các gói dịch vụ có thể chưa đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, Office 365 vẫn nhận được đánh giá cao từ số lượng lớn các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực kinh doanh và mọi quy mô trên thế giới.

3. Thanh toán dựa trên đăng ký có sẵn

Office 365 là một dịch vụ dựa trên đăng ký. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ chi trả một khoản phí hàng tháng không quá lớn, lợi hơn nhiều với việc phải thanh toán một khoản lớn như các gói Microsoft Office thông thường. Phương thức thanh toán này sẽ giúp doanh nghiệp cân đối dòng tiền tốt hơn, vì các kế hoạch chi trả thường theo tháng và nó cho phép nhóm tài chính lập kế hoạch ngân sách dễ dàng hơn nhiều. Ưu điểm này cũng giúp doanh nghiệp nhanh chóng mở rộng hoặc chi phí, khi có thể ngay lập tức ngừng sử dụng các tính năng thêm không đem lại hiệu quả, hoặc đăng ký thêm các tính năng mới.

4. Khả năng cộng tác  giữa các nhóm và người dùng

Các hoạt độn làm việc theo nhóm là vô cùng cần thiết trong doanh nghiệp và các tính năng cộng tác của Office 365 luôn được sự đánh giá cao từ rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Mọi người cần đóng góp hoặc chỉnh sửa một tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc bất kỳ tác vụ khác đều có thể thực hiện nhanh chóng trên cùng một phiên bản mà một người dùng đã tạo và các thay đổi được ghi lại bằng các mốc thời gian thực. Như ví dụ bên dưới, đồng tác giả theo thời gian thực là một tính năng nơi người dùng có thể xem các chỉnh sửa khi chúng xảy ra để bạn biết chính xác những gì đã được thay đổi hoặc thêm vào.

Điều này giúp loại bỏ việc sử dụng nhiều phiên bản nổi xung quanh và không ai biết phiên bản cập nhật mới nhất là gì và tài liệu nào cần được thay đổi. Thay vào đó, Office 365 cung cấp khả năng chia sẻ quyền truy cập trực tiếp vào các tệp, thay vì gửi chúng dưới dạng tệp đính kèm. Với khả năng công tác nhóm trôi chảy, Office 365 giúp gia tăng đáng kể năng suất làm việc của người dùng hơn nhiều lần.

5. Luôn cập nhật và tiếp cận những ứng dụng Microsoft mới nhất

Với Office 365, các tổ chức có thể hưởng lợi từ việc luôn có các phiên bản Office mới nhất mà không phải trả thêm phí.

Các phiên bản mới nhất luôn có sẵn như là một phần của thuê bao Office 365 của bạn. Như vậy, bạn sẽ không phải đi vòng quanh từng máy tính riêng lẻ gỡ cài đặt các phiên bản cũ và thay thế chúng bằng phiên bản mới. Với việc Microsoft liên tục thực hiện nâng cấp trên các chương trình khác nhau, bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các chương trình đó. Điều này phụ thuộc vào gói được chọn và bạn cũng sẽ có quyền truy cập đầy đủ vào các phiên bản máy tính để bàn để sử dụng ngoại tuyến.

6. Các yếu tố cốt lõi thân thuộc với người dùng được giữ nguyên

Thông thường, người dùng cá nhân và doanh nghiệp không muốn từ bỏ các chương trình mà họ cảm thấy thoải mái và thích nghi với những thay đổi liên tục. Microsoft đã nhận ra điều này. Mặc dù các bản phát hành và chương trình mới là một phần của Office 365, người dùng vẫn có thể trải nghiệm chương trình một cách hoàn hảo mà không từ bỏ những gì họ đã từng sử dụng.

Các mục yêu thích chung của Office 365 vẫn giữ nguyên. Điều duy nhất đã thay đổi là tất cả dữ liệu hiện đang đặt trên đám mây. Điều này có nghĩa là nhóm CNTT của bạn sẽ không cần phải đào tạo người dùng về cách sử dụng phần mềm bất cứ khi nào một cái gì đó mới được phát hành, điều này cũng giúp tiết kiệm thời gian của họ. Điều này giúp tăng năng suất và giữ cho lực lượng lao động hài lòng rằng họ không phải lúc nào cũng mong đợi học được điều gì đó mới và có thể hoạt động với các chương trình mà họ đã sử dụng trong nhiều năm – nhưng có thêm các tính năng.

7. Linh hoạt kết hợp các tính năng và gói sử dụng Office 356

Sự linh hoạt kết hợp các tính năng và gói sử dụng Office 356 giúp bạn linh động lựa chọn sử dụng bộ ứng dụng Office 365 phù hợp nhất cho nhu cầu của mình. Dù Office 365 có ba gói các bộ năng suất dựa trên đám mây khác, chẳng hạn, như 7 gói để phục vụ cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, thì đây vẫn không phải là cách tiếp cận phù hợp với tất cả mọi người và không phải ai trong một tổ chức cũng sẽ cần các tính năng bao gồm như nhau.

Office 365 cung cấp các gói phù hợp để các tổ chức có thể trộn và kết hợp các gói. Vì vậy, bạn không phải trả tiền cho những gì bạn không cần. Nếu một phòng ban trong doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng một chương trình mà phòng ban khác lại có, thì nó có thể được đưa ra khỏi kế hoạch để tiết kiệm chi phí. Theo cách này, ngân sách sẽ không bị lãng phí trong các lĩnh vực không cần thiết và có thể được đầu tư vào nơi khác.